С годами количество документов отдела кадров увеличивается, ведь большинство из них имеет длительные сроки хранения. Рано или поздно настает момент, когда шкафов и полок уже не хватает, а за десятками папок становится не видно работников отдела. Примерно в это время кто-то из кадровиков получает задание создать архив документов по личному составу. Мы расскажем, как с самого начала сделать это правильно.
Можно, конечно, просто перенести все папки в выделенное руководством помещение, но это будет не архив, а всего-навсего склад. Архив подразумевает, во первых, строгий порядок в хранимых документах, а во вторых, их грамотный учет, значительно облегчающий использование. Далее вы ознакомитесь с основными операциями по созданию архива документов по личному составу с нуля. Шаги, которые нужно для этого предпринять кадровику, мы выстроили последовательно.
Исходить будем из того, что в организации, которая создает кадровый архив, хранение документов никак не организовано. Если это не так, и в компании существует архив, то кадровику очень повезло: ему надлежит обратиться в канцелярию или службу делопроизводства, работники которых обязаны оказать методическую помощь при решении поставленной перед ним задачи.
Прежде чем приступать к работе, рекомендуется изучить нормативные и методические материалы по хранению документов по личному составу. В первую очередь кадровику нужно вооружиться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). На какое-то время Основные правила станут первой из двух его настольных книг, а второй будут Методические рекомендации «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13.04.2006 № 2, далее – Методические рекомендации).
Формы номенклатуры дел, описи по личному составу, акта об уничтожении и других документов, сопровождающих процесс хранения, представлены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015). Это документ, обязательный для использования всеми организациями в России. Он же устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу (п. 4.12). В качестве справочника по архивному делу Правила 2015 значительно уступают Основным правилам и Методическим рекомендациям.
Наконец, сроки хранения документов по личному составу содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД).
Традиционно любой архив начинается с анализа тех документов, которые планируется хранить. Необходимо их описать и назначить сроки хранения. Документ, который получится в результате этого анализа, называется номенклатура дел.
Номенклатура дел структурного подразделения представлена в приложении № 26 к Правилам 2015. Как она выглядит в заполненном виде, показано в Примере 1.
При составлении номенклатуры дел отдела кадров нужно соблюдать ряд рекомендаций:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.
Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.
Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Росархива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.
Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.
Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Росархива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.
Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.
Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.
Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
