• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» март 2017
  • Рубрика Кадровая служба с нуля

Архив по личному составу с нуля

  • 0 комментариев
  • 49 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор предлагает пять простых шагов, как создать архив по личному составу, если раньше у вас его не было. Сначала следует составить номенклатуру дел отдела кадров. Затем провести экспертизу ценности документов. После того как будут уничтожены документы с истекшими сроками хранения, следует составить опись дел по личному составу. И, наконец, в заключительном шаге, оформить документы на хранение.


С годами количество документов отдела кадров увеличивается, ведь большинство из них имеет длительные сроки хранения. Рано или поздно настает момент, когда шкафов и полок уже не хватает, а за десятками папок становится не видно работников отдела. Примерно в это время кто-то из кадровиков получает задание создать архив документов по личному составу. Мы расскажем, как с самого начала сделать это правильно.

Можно, конечно, просто перенести все папки в выделенное руководством помещение, но это будет не архив, а всего-навсего склад. Архив подразумевает, во первых, строгий порядок в хранимых документах, а во вторых, их грамотный учет, значительно облегчающий использование. Далее вы ознакомитесь с основными операциями по созданию архива документов по личному составу с нуля. Шаги, которые нужно для этого предпринять кадровику, мы выстроили последовательно.

См. статью «Помещение для хранения документов по личному составу»

Исходить будем из того, что в организации, которая создает кадровый архив, хранение документов никак не организовано. Если это не так, и в компании существует архив, то кадровику очень повезло: ему надлежит обратиться в канцелярию или службу делопроизводства, работники которых обязаны оказать методическую помощь при решении поставленной перед ним задачи.

См. статью «Взаимодействие отдела кадров с архивом организации»

Прежде чем приступать к работе, рекомендуется изучить нормативные и методические материалы по хранению документов по личному составу. В первую очередь кадровику нужно вооружиться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). На какое-то время Основные правила станут первой из двух его настольных книг, а второй будут Методические рекомендации «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13.04.2006 № 2, далее – Методические рекомендации).

Формы номенклатуры дел, описи по личному составу, акта об уничтожении и других документов, сопровождающих процесс хранения, представлены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015). Это документ, обязательный для использования всеми организациями в России. Он же устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу (п. 4.12). В качестве справочника по архивному делу Правила 2015 значительно уступают Основным правилам и Методическим рекомендациям.

Наконец, сроки хранения документов по личному составу содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД).

Шаг 1.
Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Традиционно любой архив начинается с анализа тех документов, которые планируется хранить. Необходимо их описать и назначить сроки хранения. Документ, который получится в результате этого анализа, называется номенклатура дел.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.