• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2017
  • Рубрика Информационные технологии

Шаблоны документов в MS Word

  • 0 комментариев
  • 79 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Начало статьи, продолжение в № 3’ 2017 и № 4’ 2017

В этом номере журнала мы начинаем разбираться с возможностями шаблонов документов в MS Word: чем они могут помочь службе делопроизводства и исполнителям на местах? как создать шаблоны, взяв за основу утвержденные унифицированные формы документов организации?


В предыдущем номере журнала мы с вами разбирались в том, как организации систематизировать и оптимизировать состав и содержание используемых ею документов при помощи Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм. Тогда же мы отметили, что формы документов в утвержденном Альбоме могут стать прототипом для настройки электронных шаблонов этих документов в СЭД или в Word. С одной стороны, это поможет исполнителям, которые будут создавать свои конкретные документы с их помощью: меньше набирать с клавиатуры, не надо разбираться самим в правилах оформления. С другой стороны, будет легче вам: ошибок в документах станет меньше, обращений к вам за разъяснениями – тоже. Итак, давайте посмотрим, как сделать следующий логический шаг, например, с помощью программы Microsoft Word 2010 из стандартного офисного пакета, который может себе позволить любая организация.

См. статью «Разработка форм документов на предприятии»
См. статью «Для каких документов создавать бланки?»

Для начала немного терминологии:

  • формуляр документа – это совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности;
  • унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

В отличие от формы документа его шаблон в MS Word еще может содержать комментарии о том, как следует заполнять каждое поле (более светлым шрифтом), вместо которых исполнитель вносит конкретную информацию для составления итогового документа (см. Рисунок 1). Шаблон можно снабдить списками, из которых можно выбирать готовые формулировки, календарем для выбора дат и др. удобным функционалом.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.