• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2017
  • Рубрика Архивное дело

Что делать с невостребованными трудовыми книжками?

  • 0 комментариев
  • 42 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
В большинстве случаев прекращения трудового договора трудовая книжка уходит из компании вместе с уволившимся работником: в последний день работы сотрудник получает расчет и, лично в руки под подпись, трудовую книжку. Однако бывает, что трудовая книжка остается в организации без самого работника.
Что в этой ситуации обязан предпринять работодатель? Как оформить дело с невостребованными трудовыми книжками и сдать его в архив? А если владелец трудовой книжки потом все-таки объявится, то как оформить ему выдачу этого документа уже из архива?



Откуда появляются невостребованные трудовые книжки?

Самая распространенная причина появления в организации невостребованных трудовых книжек печальна – это смерть работника. Его родственников этот документ заинтересует уже вряд ли, поэтому книжка так и останется у работодателя и, скорее всего, проведет здесь весь установленный для нее срок хранения.

См. статью «Увольнение отсутствующего работника»

Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив работодателю дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.

На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов (например, временная потеря памяти у ее владельца). Но мы перечислили самые распространенные варианты. Так или иначе, результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка – есть, и с ней нужно что-то делать.

Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем (поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо). Но если у вас большая организация, которая существует достаточно давно, то подобные «эксклюзивы» вполне могли у вас накопиться.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Когда трудовая книжка считается невостребованной?

Трудовая книжка считается невостребованной, если:

  • работник уволен;
  • родственникам или ему самому направлено письмо с просьбой забрать документ;
  • письмо получено, но никакой реакции в установленный срок не поступило.

Только если соблюдены все эти три условия, при очередной экспертизе ценности документов по личному составу (то есть примерно в начале следующего года) трудовая книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив. Имейте в виду: сдать в архив не означает выбросить. Работник либо его родственники могут забрать ее оттуда в любой момент.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.