• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Зарубежная практика установления требований к срокам хранения документов

  • 0 комментариев
  • 11 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Активное развитие международных деловых контактов, заключение договоров с зарубежными партнерами неизбежно приводят к тому, что российским организациям в ряде случаев приходится учитывать нормативные требования и судебную практику зарубежных стран. Мы поможем вам сориентироваться в системе установления сроков хранения документов Германии, Франции, Великобритании и США. Кроме того, расскажем вам о существовании качественных аналитических ресурсов, аккумулирующих требования к срокам хранения из множества нормативных документов со ссылками на них.


При выходе на международную арену у организации возникает необходимость принимать во внимание зарубежные требования при установлении сроков хранения для части своих документов. Это в первую очередь связано с тем, что в значительном числе случаев споры, возникающие с зарубежными хозяйственными субъектами (а порой и с регуляторами), могут рассматриваться не только в российских, но и зарубежных судах.

Мы дадим краткую характеристику установленных в Германии, Великобритании и Франции обязанностей коммерческих организаций по хранению документов. А также представим данные по деятельности Национальных архивов США по разработке перечней и установлению сроков хранения документов федеральных органов государственной власти.

Общие черты установления сроков хранения в западном мире

Анализ международного опыта установления сроков хранения документов показывает, что в практике большинства экономически развитых стран мира проявляются одни и те же общие черты:

  • сроки хранения документов в первую очередь устанавливаются законами страны и регионов;
  • для некоторых групп документов сроки хранения могут быть установлены еще и подзаконными нормативными актами федерального или регионального органа власти, уполномоченного регулировать ту или иную сферу деятельности;
  • перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются не везде, и главным образом создаются для документов федеральных и / или региональных органов исполнительной власти;
  • как правило, организации вправе хранить документы дольше, чем это установлено законодательством, принимая во внимание собственные потребности в документах (исключение составляют документы, подпадающие под законодательство о защите персональных данных);
  • сроки хранения устанавливаются организацией с учетом:
    • сроков исковой давности;
    • правоприменительной и судебной практики;
    • при ведении внешнеэкономической деятельности – с учетом международного законодательства, нормативных требований зарубежных стран и их регионов;
    • обычаев делового оборота (например, сроков хранения документов, общепринятых в данной отрасли);
    • прочих собственных интересов организации, включая сохранение корпоративной истории;
  • отдельно от собственно сроков хранения в ряде стран (преимущественно с англосаксонской системой права) существуют жесткие требования, запрещающие уничтожать относящиеся к определенному вопросу документы, начиная с момента, когда есть «разумные основания» предвидеть судебный спор или расследование, и до принятия окончательного решения по делу.

Между странами по-прежнему сохраняются различия как в длительности сроков хранения, так и в принципах их применения. Однако идущий процесс глобализации приводит к тому, что, например, сроки хранения документов, относящихся к деятельности участников финансового рынка, постепенно сближаются.

Можно привести следующие примеры «местных особенностей»:

  • в США установленные для документов федеральных органов исполнительной власти сроки хранения являются в полной мере обязательными, т.е. по их истечении государственный орган должен (а не «может») их уничтожить;
  • в США документы федеральных органов исполнительной власти, которым не установлены сроки хранения, хранятся бессрочно. Это стимулирует госорганы своевременно согласовывать сроки хранения новых видов документов;
  • в ряде стран национальные архивные службы занимаются исключительно отбором документов на постоянное архивное хранение и не вмешиваются «в жизнь» деловых документов временного срока хранения, которые никогда в госархивы не попадут;
  • может сильно различаться сфера охвата требованиями законодательства. Если в России и в некоторых экономически более отсталых странах Евросоюза повсеместно игнорируются требования по срокам хранения в отношении деловой электронной переписки, то в передовых странах, напротив, несанкционированное уничтожение таких документов безжалостно карается;
  • мало где существуют официально оформленные экспертные комиссии, хотя в той или иной форме сходная работа обычно проводится в тех организациях, где к срокам хранения относятся серьезно и осознают соответствующие риски;
  • в тех странах, где перечни документов с указанием сроков хранения продолжают использоваться, повсеместно идет переход на их современные версии, более приспособленные к применению в информационных системах. Считается, что перечни из тысяч статей отжили свой век. Их заменяют документы, содержащие раз в 10 меньше статей и не проводящие столь тонких различий между документами, выполняющими одинаковые или схожие функции и / или относящимися к одному и тому же виду деятельности. Наблюдается тенденция к отказу от тех условных сроков, которые сложно автоматически отслеживать в компьютерных системах, и от проведения ручной экспертизы ценности перед уничтожением – нередко за счет некоторого увеличения самого срока хранения. Одновременно проводятся пилотные проекты применения аналитических систем для автоматического определения ценности документов.

При этом важно отметить, что в зарубежных странах, как правило, органы государственной власти, отвечающие за вопросы делопроизводства и архивного дела, установлением сроков хранения документов коммерческих организаций не занимаются. Например, Национальные архивы США уполномочены согласовывать сроки хранения только для документов федеральных органов исполнительной власти, при этом в сферу их полномочий не входят президентские документы, документы Конгресса и документы органов власти штатов США.

Такой подход для коммерческих организаций означает то, что они обязаны при установлении сроков хранения документов самостоятельно выявлять нормативные требования и учитывать их при работе с документами. Этот вид работы является ответственным, требует высокой квалификации и во многих странах мира высоко оплачивается.

Нормативное установление сроков хранения документов в Германии

В соответствии с законодательством Германии компании обязаны хранить определенные виды документов. Ключевые нормы закреплены в § 257 Торгового кодекса (Handelsgesetzbuch, HGB)1 и § 147 Налогового кодекса (Abgabenordnung, АО)2.

§ 257 HGB предусматривает, что компании должны сохранять, помимо прочего, финансовые отчеты, аудиторские отчеты, документы, отчеты о прибылях и убытках, а также коммерческие книги в течение 10 лет. Ряд прочих документов (например, переписка, которая относится к деловой деятельности) должны храниться в течение не менее 6 лет. Эти требования в основном соответствуют § 147 AO.

Пункт 1 § 147 АО предусматривает дополнительные требования ко всем документам, которые могут иметь отношение к налоговой проверке. При установлении их сроков хранения необходимо учитывать сроки, в течение которых налоговые органы сохраняют право провести проверку в соответствии с § 169 АО. Есть также ряд исключений, касающихся истечения срока хранения (§ 171 АО).

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.