Активное развитие международных деловых контактов, заключение договоров с зарубежными партнерами неизбежно приводят к тому, что российским организациям в ряде случаев приходится учитывать нормативные требования и судебную практику зарубежных стран. Мы поможем вам сориентироваться в системе установления сроков хранения документов Германии, Франции, Великобритании и США. Кроме того, расскажем вам о существовании качественных аналитических ресурсов, аккумулирующих требования к срокам хранения из множества нормативных документов со ссылками на них.
При выходе на международную арену у организации возникает необходимость принимать во внимание зарубежные требования при установлении сроков хранения для части своих документов. Это в первую очередь связано с тем, что в значительном числе случаев споры, возникающие с зарубежными хозяйственными субъектами (а порой и с регуляторами), могут рассматриваться не только в российских, но и зарубежных судах.
Мы дадим краткую характеристику установленных в Германии, Великобритании и Франции обязанностей коммерческих организаций по хранению документов. А также представим данные по деятельности Национальных архивов США по разработке перечней и установлению сроков хранения документов федеральных органов государственной власти.
Общие черты установления сроков хранения в западном мире
Анализ международного опыта установления сроков хранения документов показывает, что в практике большинства экономически развитых стран мира проявляются одни и те же общие черты:
- сроки хранения документов в первую очередь устанавливаются законами страны и регионов;
- для некоторых групп документов сроки хранения могут быть установлены еще и подзаконными нормативными актами федерального или регионального органа власти, уполномоченного регулировать ту или иную сферу деятельности;
- перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются не везде, и главным образом создаются для документов федеральных и / или региональных органов исполнительной власти;
- как правило, организации вправе хранить документы дольше, чем это установлено законодательством, принимая во внимание собственные потребности в документах (исключение составляют документы, подпадающие под законодательство о защите персональных данных);
- сроки хранения устанавливаются организацией с учетом:
- сроков исковой давности;
- правоприменительной и судебной практики;
- при ведении внешнеэкономической деятельности – с учетом международного законодательства, нормативных требований зарубежных стран и их регионов;
- обычаев делового оборота (например, сроков хранения документов, общепринятых в данной отрасли);
- прочих собственных интересов организации, включая сохранение корпоративной истории;
- отдельно от собственно сроков хранения в ряде стран (преимущественно с англосаксонской системой права) существуют жесткие требования, запрещающие уничтожать относящиеся к определенному вопросу документы, начиная с момента, когда есть «разумные основания» предвидеть судебный спор или расследование, и до принятия окончательного решения по делу.
Между странами по-прежнему сохраняются различия как в длительности сроков хранения, так и в принципах их применения. Однако идущий процесс глобализации приводит к тому, что, например, сроки хранения документов, относящихся к деятельности участников финансового рынка, постепенно сближаются.
Можно привести следующие примеры «местных особенностей»:
- в США установленные для документов федеральных органов исполнительной власти сроки хранения являются в полной мере обязательными, т.е. по их истечении государственный орган должен (а не «может») их уничтожить;
- в США документы федеральных органов исполнительной власти, которым не установлены сроки хранения, хранятся бессрочно. Это стимулирует госорганы своевременно согласовывать сроки хранения новых видов документов;
- в ряде стран национальные архивные службы занимаются исключительно отбором документов на постоянное архивное хранение и не вмешиваются «в жизнь» деловых документов временного срока хранения, которые никогда в госархивы не попадут;
- может сильно различаться сфера охвата требованиями законодательства. Если в России и в некоторых экономически более отсталых странах Евросоюза повсеместно игнорируются требования по срокам хранения в отношении деловой электронной переписки, то в передовых странах, напротив, несанкционированное уничтожение таких документов безжалостно карается;
- мало где существуют официально оформленные экспертные комиссии, хотя в той или иной форме сходная работа обычно проводится в тех организациях, где к срокам хранения относятся серьезно и осознают соответствующие риски;
- в тех странах, где перечни документов с указанием сроков хранения продолжают использоваться, повсеместно идет переход на их современные версии, более приспособленные к применению в информационных системах. Считается, что перечни из тысяч статей отжили свой век. Их заменяют документы, содержащие раз в 10 меньше статей и не проводящие столь тонких различий между документами, выполняющими одинаковые или схожие функции и / или относящимися к одному и тому же виду деятельности. Наблюдается тенденция к отказу от тех условных сроков, которые сложно автоматически отслеживать в компьютерных системах, и от проведения ручной экспертизы ценности перед уничтожением – нередко за счет некоторого увеличения самого срока хранения. Одновременно проводятся пилотные проекты применения аналитических систем для автоматического определения ценности документов.
При этом важно отметить, что в зарубежных странах, как правило, органы государственной власти, отвечающие за вопросы делопроизводства и архивного дела, установлением сроков хранения документов коммерческих организаций не занимаются. Например, Национальные архивы США уполномочены согласовывать сроки хранения только для документов федеральных органов исполнительной власти, при этом в сферу их полномочий не входят президентские документы, документы Конгресса и документы органов власти штатов США.
Такой подход для коммерческих организаций означает то, что они обязаны при установлении сроков хранения документов самостоятельно выявлять нормативные требования и учитывать их при работе с документами. Этот вид работы является ответственным, требует высокой квалификации и во многих странах мира высоко оплачивается.
Нормативное установление сроков хранения документов в Германии
В соответствии с законодательством Германии компании обязаны хранить определенные...
