• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Зарубежная практика установления требований к срокам хранения документов

Активное развитие международных деловых контактов, заключение договоров с зарубежными партнерами неизбежно приводят к тому, что российским организациям в ряде случаев приходится учитывать нормативные требования и судебную практику зарубежных стран. Мы поможем вам сориентироваться в системе установления сроков хранения документов Германии, Франции, Великобритании и США. Кроме того, расскажем вам о существовании качественных аналитических ресурсов, аккумулирующих требования к срокам хранения из множества нормативных документов со ссылками на них.


При выходе на международную арену у организации возникает необходимость принимать во внимание зарубежные требования при установлении сроков хранения для части своих документов. Это в первую очередь связано с тем, что в значительном числе случаев споры, возникающие с зарубежными хозяйственными субъектами (а порой и с регуляторами), могут рассматриваться не только в российских, но и зарубежных судах.

Мы дадим краткую характеристику установленных в Германии, Великобритании и Франции обязанностей коммерческих организаций по хранению документов. А также представим данные по деятельности Национальных архивов США по разработке перечней и установлению сроков хранения документов федеральных органов государственной власти.

Общие черты установления сроков хранения в западном мире

Анализ международного опыта установления сроков хранения документов показывает, что в практике большинства экономически развитых стран мира проявляются одни и те же общие черты:

  • сроки хранения документов в первую очередь устанавливаются законами страны и регионов;
  • для некоторых групп документов сроки хранения могут быть установлены еще и подзаконными нормативными актами федерального или регионального органа власти, уполномоченного регулировать ту или иную сферу деятельности;
  • перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются не везде, и главным образом создаются для документов федеральных и / или региональных органов исполнительной власти;
  • как правило, организации вправе хранить документы дольше, чем это установлено законодательством, принимая во внимание собственные потребности в документах (исключение составляют документы, подпадающие под законодательство о защите персональных данных);
  • сроки хранения устанавливаются организацией с учетом:
    • сроков исковой давности;
    • правоприменительной и судебной практики;
    • при ведении внешнеэкономической деятельности – с учетом международного законодательства, нормативных требований зарубежных стран и их регионов;
    • обычаев делового оборота (например, сроков хранения документов, общепринятых в данной отрасли);
    • прочих собственных интересов организации, включая сохранение корпоративной истории;
  • отдельно от собственно сроков хранения в ряде стран (преимущественно с англосаксонской системой права) существуют жесткие требования, запрещающие уничтожать относящиеся к определенному вопросу документы, начиная с момента, когда есть «разумные основания» предвидеть судебный спор или расследование, и до принятия окончательного решения по делу.

Между странами по-прежнему сохраняются различия как в длительности сроков хранения, так и в принципах их применения. Однако идущий процесс глобализации приводит к тому, что, например, сроки хранения документов, относящихся к деятельности участников финансового рынка, постепенно сближаются.

Можно привести следующие примеры «местных особенностей»:

  • в США установленные для документов федеральных органов исполнительной власти сроки хранения являются в полной мере обязательными, т.е. по их истечении государственный орган должен (а не «может») их уничтожить;
  • в США документы федеральных органов исполнительной власти, которым не установлены сроки хранения, хранятся бессрочно. Это стимулирует госорганы своевременно согласовывать сроки хранения новых видов документов;
  • в ряде стран национальные архивные службы занимаются исключительно отбором документов на постоянное архивное хранение и не вмешиваются «в жизнь» деловых документов временного срока хранения, которые никогда в госархивы не попадут;
  • может сильно различаться сфера охвата требованиями законодательства. Если в России и в некоторых экономически более отсталых странах Евросоюза повсеместно игнорируются требования по срокам хранения в отношении деловой электронной переписки, то в передовых странах, напротив, несанкционированное уничтожение таких документов безжалостно карается;
  • мало где существуют официально оформленные экспертные комиссии, хотя в той или иной форме сходная работа обычно проводится в тех организациях, где к срокам хранения относятся серьезно и осознают соответствующие риски;
  • в тех странах, где перечни документов с указанием сроков хранения продолжают использоваться, повсеместно идет переход на их современные версии, более приспособленные к применению в информационных системах. Считается, что перечни из тысяч статей отжили свой век. Их заменяют документы, содержащие раз в 10 меньше статей и не проводящие столь тонких различий между документами, выполняющими одинаковые или схожие функции и / или относящимися к одному и тому же виду деятельности. Наблюдается тенденция к отказу от тех условных сроков, которые сложно автоматически отслеживать в компьютерных системах, и от проведения ручной экспертизы ценности перед уничтожением – нередко за счет некоторого увеличения самого срока хранения. Одновременно проводятся пилотные проекты применения аналитических систем для автоматического определения ценности документов.

При этом важно отметить, что в зарубежных странах, как правило, органы государственной власти, отвечающие за вопросы делопроизводства и архивного дела, установлением сроков хранения документов коммерческих организаций не занимаются. Например, Национальные архивы США уполномочены согласовывать сроки хранения только для документов федеральных органов исполнительной власти, при этом в сферу их полномочий не входят президентские документы, документы Конгресса и документы органов власти штатов США.

Такой подход для коммерческих организаций означает то, что они обязаны при установлении сроков хранения документов самостоятельно выявлять нормативные требования и учитывать их при работе с документами. Этот вид работы является ответственным, требует высокой квалификации и во многих странах мира высоко оплачивается.

Нормативное установление сроков хранения документов в Германии

В соответствии с законодательством Германии компании обязаны хранить определенные виды документов. Ключевые нормы закреплены в § 257 Торгового кодекса (Handelsgesetzbuch, HGB)1 и § 147 Налогового кодекса (Abgabenordnung, АО)2.

§ 257 HGB предусматривает, что компании должны сохранять, помимо прочего, финансовые отчеты, аудиторские отчеты, документы, отчеты о прибылях и убытках, а также коммерческие книги в течение 10 лет. Ряд прочих документов (например, переписка, которая относится к деловой деятельности) должны храниться в течение не менее 6 лет. Эти требования в основном соответствуют § 147 AO.

Пункт 1 § 147 АО предусматривает дополнительные требования ко всем документам, которые могут иметь отношение к налоговой проверке. При установлении их сроков хранения необходимо учитывать сроки, в течение которых налоговые органы сохраняют право провести проверку в соответствии с § 169 АО. Есть также ряд исключений, касающихся истечения срока хранения (§ 171 АО).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.