• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» август 2017
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Новый ГОСТ по оформлению документов

  • 0 комментариев
  • 7 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Несмотря на то что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов начнет действовать только через год, уже сейчас можно ознакомиться с его основными положениями. Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет о деловых письмах, служебных и докладных записках, приказах по основной деятельности и личному составу, локальных нормативных актах и других документах. Расскажем также об ошибках и неточностях, допущенных в новой версии ГОСТ.


С 1 июля 2018 года начнет дейсвовать новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)1. Для делопроизводителей это долгожданное и знаковое событие, а кадровикам нужно принять к сведению, какие реквизиты документов общего делопроизводства будут оформляться по-новому. В этой статье рассмотрим изменения в правилах, которые напрямую имеют отношение к кадровикам, а также расскажем о допущенных в нем ошибках и неточностях, которые, как мы надеемся, еще успеют поправить до июля следующего года.

Строго говоря, ГОСТ-2016 ждали уже к 1 июля 2017 года. Но Росстандарт опубликовал приказ от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"», и срок вступления в действие нового стандарта перенесли на целый год, установив своеобразный переходный период.

Рассмотрим старые и новые правила и отследим те изменения, которые доступны на сегодняшний день. Количество и качество изменений можно оценить как существенные, и готовиться к их внедрению можно начинать уже сейчас (особенно в таких «знаковых» моментах, как, например, заверение трудовой книжки сотрудника). Обо всех дополнениях и изменениях текущей редакции ГОСТ-2016 мы сообщим, когда они появятся.

До 1 июля 2018 года при составлении документов можно ориентироваться на целый набор нормативно-методических актов. Все они составлены на основе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)2. Это в первую очередь Методические рекомендации по внедрению ГОСТ-20033, во вторую - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

С момента вступления в силу ГОСТ-2016 старый стандарт и методические рекомендации к нему станут неактуальными. То же касается и методических рекомендаций для федеральных органов исполнительной власти, но только в части оформления реквизитов документов.

Каких документов коснутся изменения?

Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет:

  • о деловых письмах;
  • служебных и докладных записках;
  • приказах по основной деятельности;
  • приказах по личному составу, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности;
  • локальных нормативных актах и других документах.

Общие правила оформления документов

ГОСТ-2016 отличается от своего предшественника тем, что содержит целый раздел, который называется «Общие правила оформления документов». Рассмотрим их.

Нумерация страниц документа

О необходимости нумерации второй и последующих страниц многостраничных документов указывается как в ГОСТ-2003, так и в ГОСТ-2016. Но если в ГОСТ-2003 просто говорилось о том, что «номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа», то в новом стандарте уточняется, что «номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа».

Двусторонняя печать документов

Новый ГОСТ говорит о допустимости оформления документов с двух сторон листа. При этом оговаривается: «при двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны». Это делается для удобства сшивания: то поле, на котором будут расположены проколы и нить, должно быть самым широким.

По тому же ГОСТ-2016 оно не может быть менее 20 мм, а если создаваемый документ имеет длительный срок хранения - менее 30 мм (п. 6.1). Для сравнения, ГОСТ-2003 устанавливал только минимально допустимую ширину поля в 20 мм.

Шрифты и их размеры, интервалы

ГОСТ-2016 установил предпочтительные типы и размеры шрифтов для оформления документов. Все перечисленные шрифты входят в состав пакета MS Office, так что проблем с их использованием возникнуть не должно. К ним относятся: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним.

Если в состав документа входит таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров.

Что касается применяемых интервалов, то следует обратить внимание на следующие правила:

  • текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала,
  • многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал,
  • составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Мнение
СвернутьПоказать
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.