• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» август 2017
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Новый ГОСТ по оформлению документов

Несмотря на то что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов начнет действовать только через год, уже сейчас можно ознакомиться с его основными положениями. Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет о деловых письмах, служебных и докладных записках, приказах по основной деятельности и личному составу, локальных нормативных актах и других документах. Расскажем также об ошибках и неточностях, допущенных в новой версии ГОСТ.


С 1 июля 2018 года начнет дейсвовать новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)1. Для делопроизводителей это долгожданное и знаковое событие, а кадровикам нужно принять к сведению, какие реквизиты документов общего делопроизводства будут оформляться по-новому. В этой статье рассмотрим изменения в правилах, которые напрямую имеют отношение к кадровикам, а также расскажем о допущенных в нем ошибках и неточностях, которые, как мы надеемся, еще успеют поправить до июля следующего года.

Строго говоря, ГОСТ-2016 ждали уже к 1 июля 2017 года. Но Росстандарт опубликовал приказ от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"», и срок вступления в действие нового стандарта перенесли на целый год, установив своеобразный переходный период.

Рассмотрим старые и новые правила и отследим те изменения, которые доступны на сегодняшний день. Количество и качество изменений можно оценить как существенные, и готовиться к их внедрению можно начинать уже сейчас (особенно в таких «знаковых» моментах, как, например, заверение трудовой книжки сотрудника). Обо всех дополнениях и изменениях текущей редакции ГОСТ-2016 мы сообщим, когда они появятся.

До 1 июля 2018 года при составлении документов можно ориентироваться на целый набор нормативно-методических актов. Все они составлены на основе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст)2. Это в первую очередь Методические рекомендации по внедрению ГОСТ-20033, во вторую - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

С момента вступления в силу ГОСТ-2016 старый стандарт и методические рекомендации к нему станут неактуальными. То же касается и методических рекомендаций для федеральных органов исполнительной власти, но только в части оформления реквизитов документов.

Каких документов коснутся изменения?

Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже. Речь идет:

  • о деловых письмах;
  • служебных и докладных записках;
  • приказах по основной деятельности;
  • приказах по личному составу, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности;
  • локальных нормативных актах и других документах.

Общие правила оформления документов

ГОСТ-2016 отличается от своего предшественника тем, что содержит целый раздел, который называется «Общие правила оформления документов». Рассмотрим их.

Нумерация страниц документа

О необходимости нумерации второй и последующих страниц многостраничных документов указывается как в ГОСТ-2003, так и в ГОСТ-2016. Но если в ГОСТ-2003 просто говорилось о том, что «номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа», то в новом стандарте уточняется, что «номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа».

Двусторонняя печать документов

Новый ГОСТ говорит о допустимости оформления документов с двух сторон листа. При этом оговаривается: «при двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны». Это делается для удобства сшивания: то поле, на котором будут расположены проколы и нить, должно быть самым широким.

По тому же ГОСТ-2016 оно не может быть менее 20 мм, а если создаваемый документ имеет длительный срок хранения - менее 30 мм (п. 6.1). Для сравнения, ГОСТ-2003 устанавливал только минимально допустимую ширину поля в 20 мм.

Шрифты и их размеры, интервалы

ГОСТ-2016 установил предпочтительные типы и размеры шрифтов для оформления документов. Все перечисленные шрифты входят в состав пакета MS Office, так что проблем с их использованием возникнуть не должно. К ним относятся: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним.

Если в состав документа входит таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров.

Что касается применяемых интервалов, то следует обратить внимание на следующие правила:

  • текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала,
  • многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал,
  • составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Мнение
СвернутьПоказать
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.