• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2017
  • Рубрика Архивное дело

Подготовка и передача документов в архивное учреждение при ликвидации (банкротстве) организации

Окончание статьи, начало в № 6 и 7` 2017

В этом номере журнала мы завершаем разговор о создании научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на хранение в государственный или муниципальный архив (показываем образцы составления исторической справки к фонду, списка сокращенных слов и указателя к описи дел по личному составу), а также резюмируем информацию по алгоритму действий ликвидатора.


Историческая справка к фонду

Историческая справка составляется за весь период деятельности организации. В ней содержится информация об истории организации (в отличие от предисловия в ней дается полный исторический обзор создания и развития компании), истории фонда и дается краткая характеристика документам фонда.

Историческая справка составляется на основании устава организации, приказов по основной деятельности, штатных расписаний и других основополагающих документов. Она должна содержать следующие сведения:

  • полное и сокращенное наименование организации;
  • сведения о создании, преобразовании, реорганизации, ликвидации организации, изменении ее наименования с указанием точных дат и названий организационно-распорядительных документов;
  • сфера деятельности (задачи и функции организации);
  • состав системы подведомственных организаций, филиалов, отделений и т.п. (при наличии);
  • структура организации и ее изменения;
  • адрес организации (юридический и фактический, если он отличается от юрадреса);
  • ОГРН, ИНН и КПП организации, а также регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ;
  • на основании каких нормативных документов и методических рекомендаций было проведено упорядочение документов (указывается в конце).
О соотношении юридического, фактического, почтового адреса и места нахождения, а также о том, какие адреса теперь нужно указывать в документах и что грозит, если вы ослушаетесь, читайте в статье «Мы живем недалеко, Нас найти совсем легко!»

Сведения, которые обычно дублируются в исторической справке и предисловии к описи, мы выделили в Примере 21 оранжевой заливкой.

Пример 21

Историческая справка к фонду
(составлена к описи, показанной в Примере 17 в предыдущей части статьи)

СвернутьПоказать
Историческая справка к фонду (стр.1) Историческая справка к фонду (стр.2)

Список сокращенных слов

Список сокращенных слов относится к научно-справочному аппарату и составляется в тех случаях, когда в тексте описи применяются сокращения слов.

В список вносятся все сокращения слов понятий, употребляемых в описи дел, а также сокращенные названия организаций (аббревиатуры).

Сокращения в списке помещаются слева в алфавитном порядке, затем через тире следует их расшифровка.

Как правило, к описям небольших организаций, в которых мало документов, списки сокращенных слов не составляют.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.