• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2017
  • Рубрика Оформление документов

Сопроводительное письмо

Зачем к направляемым документам составлять сопроводительное письмо и как правильно его оформить? Каким образом в нем описать состав документов, в т.ч. электронные носители информации, приложения приложений, брошюры (по правилам действующего и грядущего стандартов на оформление ОРД)? Как получателю регистрировать это богатство, как передавать исполнителям и хранить?


Зачем составлять сопроводительное письмо и как регистрировать полученные документы?

Сопроводительное письмо составляется для достижения двух целей:

  • удостоверить факт отправления и доставки комплекта документов,
  • описать состав направляемых документов и, возможно, прокомментировать их.

Если документы любого содержания просто отправить или передать в канцелярию адресата, то есть вероятность больше никогда не узнать их судьбу. По общему правилу регистрировать документы (например, бухгалтерские или «иного отдела») без письма канцелярия не обязана, и поступит совершенно правильно: ей в обязанность обычно вменяется регистрация входящей корреспонденции, а не документов всех видов. В лучшем случае конверт передадут в нужное подразделение исполнителю. Но это останется внутри компании и отправитель документов никогда не знает о том, что передача состоялась. Тут мы описали общие правила работы делопроизводственной службы (как бы она ни называлась), которые действуют в большинстве организаций.

А вот когда в канцелярию курьер или почтальон приносит пакет с сопроводительным письмом, то делопроизводитель должен внести это письмо в регистрационную форму. Регистрация будет означать, что все приложенные к письму документы попали к адресату! Входящий номер и дата регистрации в отметке о поступлении документа в организацию (см. цифру 4 в Примере 1) позволят отправителю:

  • быть уверенным в получении комплекта документов,
  • уточнять потом «прохождение» этих документов внутри организации-получателя по входящему номеру.

Такая отметка оформляется полностью рукописно либо с использованием штампа (см. цифру 4 в Примерах 1 и 9).

Если между отправителем и адресатом нормальные деловые отношения, то с узнаванием входящего номера проблем не возникнет. Его легко сообщат по телефону или сразу курьеру. Для коммуникаций с «проблемными» адресатами лучше подстраховаться дополнительно.

В конфликтных ситуациях, осознав содержимое полученной корреспонденции, недобросовестный контрагент может «зачистить» данные о получении письма в своих регистрационных формах (ведь уже давно с этой целью ведутся не бумажные журналы, а электронные, в которых задним числом вполне можно зарегистрировать за этим номером иной документ). Что не удастся исправить задним числом, так это:

  • почтовые документы о доставке, в которых расписывается получатель (если корреспонденцию отправляли через «Почту России» или специализированную курьерскую службу), и
  • собственноручную отметку о вручении с подписью и расшифровкой на экземпляре отправителя (когда курьер привозит 2 экземпляра сопроводительного письма и 1 комплект прилагаемых документов, он просит оформить такую отметку только на своем экземпляре сопроводительного письма, который забирает с собой, см. цифру 5 в Примере 1).
Пример 1

Сопроводительное письмо на бланке организации

СвернутьПоказать
Сопроводительное письмо на бланке организации

Еще одно преимущество сопроводительного письма - его маршрут в компании заранее известен. Мы не знаем должностей и фамилий тех, кто будет с ним работать, зато нам известно, что письмо будет рассмотрено и потом попадет к исполнителю. Например, если отправить просто оферту договора, то делопроизводитель передаст ее кому-то из юридического отдела и тут же забудет об этом. Если оферта будет направлена с сопроводительным письмом, то письмо будет зарегистрировано, рассмотрено руководителем, получит резолюцию и конкретного исполнителя.

Таким образом, составить сопроводительное письмо к отправляемому пакету документов в интересах отправителя, если он хочет и далее отслеживать судьбу своих документов и общаться с работником организации-адресата, который будет ими заниматься.

В качестве входящих документов приложения к письму не регистрируются. Все они рано или поздно будут учтены, но:

  • в подразделениях, ответственных за них;
  • в специальных журналах регистрации, предназначенных для конкретных видов документов;
  • только когда будут созданы, ведь зачастую компании направляют друг другу документы на стадии проекта.

Какие документы направляются с сопроводительными письмами

В процессе делового взаимодействия организации могут отправлять друг другу любые документы, относящиеся к любой системе документации. Можно перечислить то, что направляется чаще всего, но составить исчерпывающий список невозможно:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.