• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» сентябрь 2017
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Хранение личных карточек и личных дел

  • Рейтинг 5
  • 1 комментарий
  • 14 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Некоторые работодатели помимо обязательного документа – личной карточки работника – ведут также и личные дела. В целом они хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим как общие, так и отличительные моменты, затрагивающие номенклатуру дел, их систематизацию, а также передачу в архив.


Статья посвящена аспекту, который часто забывают, рассказывая о том, как правильно заполнять личные карточки и формировать личные дела: передаче этих документов в архив организации и дальнейшему хранению.

Личная карточка и личное дело

Личная карточка работника - это учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности работника. Обязателен для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Несмотря на то что уже пятый год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, обязательность ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2.

Личное дело - это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела своих работников. Обязанность делать это предписана только относительно лиц, замещающих должности государственной службы (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Кроме этого документа, обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение отраслевым нормативным актом. В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация - конечно, при ее наличии.

См. статью «Сегодняшние проблемы со вчерашним чиновником: принимаем на работу бывшего госслужащего»

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но и копии его документов, всевозможные заявления (основания к приказам по личному составу), копии приказов, касающихся работника, и вообще все документы, которые сотрудник представлял в отдел кадров, начиная с анкеты в день своего оформления на работу.

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Оперативное хранение

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.