Top.Mail.Ru
Некоторые работодатели помимо обязательного документа – личной карточки работника – ведут также и личные дела. В целом они хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим как общие, так и отличительные моменты, затрагивающие номенклатуру дел, их систематизацию, а также передачу в архив.

Статья посвящена аспекту, который часто забывают, рассказывая о том, как правильно заполнять личные карточки и формировать личные дела: передаче этих документов в архив организации и дальнейшему хранению.

Личная карточка и личное дело

Личная карточка работника - это учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности работника. Обязателен для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Несмотря на то что уже пятый год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, обязательность ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2.

Личное дело - это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела своих работников. Обязанность делать это предписана только относительно лиц, замещающих должности государственной службы (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Кроме этого документа, обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение отраслевым нормативным актом. В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация - конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но и копии его документов, всевозможные заявления (основания к приказам по личному составу), копии приказов, касающихся работника, и вообще все документы, которые сотрудник представлял в отдел кадров, начиная с анкеты в день своего оформления на работу.

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Оперативное хранение

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек (и дел) заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы с персональными данными в архиве

Кадровик, ответственный за сохранность персональных данных работников компании, должен помнить, что с завершением дел по личному составу в делопроизводстве обработка конфиденциальной личной информации отнюдь не прекращается. Такая обработка заканчивается спустя годы, когда дело по личному составу отправляется на уничтожение. Все это время должна обеспечиваться защита персональных данных.

Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика

Расскажем о процедуре оформления дел по личному составу в том порядке, в котором это осуществляется на практике, и прокомментируем все шаги. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в соответствии с правилами единицы хранения дел по личному составу.

Архив по личному составу с нуля

Автор предлагает пять простых шагов, как создать архив по личному составу, если раньше у вас его не было. Сначала следует составить номенклатуру дел отдела кадров. Затем провести экспертизу ценности документов. После того как будут уничтожены документы с истекшими сроками хранения, следует составить опись дел по личному составу. И, наконец, в заключительном шаге, оформить документы на хранение.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Рос­архива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Рос­архива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.

Архив по личному составу с нуля

Автор предлагает пять простых шагов, как создать архив по личному составу, если раньше у вас его не было. Сначала следует составить номенклатуру дел отдела кадров. Затем провести экспертизу ценности документов. После того как будут уничтожены документы с истекшими сроками хранения, следует составить опись дел по личному составу. И, наконец, в заключительном шаге, оформить документы на хранение.

Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика

Расскажем о процедуре оформления дел по личному составу в том порядке, в котором это осуществляется на практике, и прокомментируем все шаги. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в соответствии с правилами единицы хранения дел по личному составу.

Документы с персональными данными в архиве

Кадровик, ответственный за сохранность персональных данных работников компании, должен помнить, что с завершением дел по личному составу в делопроизводстве обработка конфиденциальной личной информации отнюдь не прекращается. Такая обработка заканчивается спустя годы, когда дело по личному составу отправляется на уничтожение. Все это время должна обеспечиваться защита персональных данных.