• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2017
  • Рубрика Архивное дело

Как систематизировать управленческие документы и НТД в головном офисе и филиалах

Как разобраться в ситуации, когда архивным хранением документов занимается не только головной офис, но и филиалы, когда отдельно хранится управленческая и научно-техническая документация? Каким образом при этом систематизировать документальный и архивный фонды? Как составлять номенклатуру дел? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.


СвернутьПоказать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

У нашей организации 4 филиала по России, и у каждого филиала свой архив. Кроме того, в самой организации существует 5 самостоятельных архивов, в том числе огромный НТД. Считаются ли эти архивы отдельными архивными фондами? Нужно ли вести для них единую номенклатуру дел? Или лучше индивидуальные, для каждого архива? И если филиалы ведут свои самостоятельные архивы, должны ли мы делать объединенную номенклатуру?

Утверждение о «самостоятельности» архивов нуждается в уточнении, они вполне могут оказаться только отдельными архивными хранилищами. А номенклатура дел является основанием для систематизации документального, а не архивного фонда.

Предложим вам оптимальные варианты систематизации документального и архивного фондов в описанной ситуации.

Документальный фонд и номенклатура дел

Давайте сначала решим вопрос о систематизации документального фонда организации, которая осуществляется путем разработки номенклатуры дел. Документальный фонд - это совокупность всех документов, которые образуются в деятельности организации. Если она занимается производством, строительством, научно-технической, конструкторской деятельностью, инновациями, технологиями и т.п. специфическими функциями в этих видах деятельности, то в составе ее документального фонда наибольшее значение и объем составляют документы, которые относятся к специальным системам документации: технологической, проектной, производственной и т.п. Обобщающее название для этих специальных систем документации - научно-техническая документация (НТД). При большом ее объеме крупные организации, включая научно-исследовательские и проектные институты, действительно, составляют отдельно:

  • номенклатуру дел организации (сводная), в которой систематизируется и берется на учет управленческая документация;
  • номенклатуру дел научно-технической документации (также сводную по всей организации).

Если в организации создан архив НТД, то необходимо проанализировать положение о нем и выяснить:

  • является ли он собственно архивом или
  • кроме функций архивного хранения он осуществляет централизованное текущее оперативное хранение документов и работает как своеобразная библиотека / сектор хранения находящихся в работе НТД.

Но в обеих ситуациях номенклатура дел НТД будет иметь большое значение как:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.