Top.Mail.Ru

Как систематизировать управленческие документы и НТД в головном офисе и филиалах

Как разобраться в ситуации, когда архивным хранением документов занимается не только головной офис, но и филиалы, когда отдельно хранится управленческая и научно-техническая документация? Каким образом при этом систематизировать документальный и архивный фонды? Как составлять номенклатуру дел? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

У нашей организации 4 филиала по России, и у каждого филиала свой архив. Кроме того, в самой организации существует 5 самостоятельных архивов, в том числе огромный НТД. Считаются ли эти архивы отдельными архивными фондами? Нужно ли вести для них единую номенклатуру дел? Или лучше индивидуальные, для каждого архива? И если филиалы ведут свои самостоятельные архивы, должны ли мы делать объединенную номенклатуру?

Утверждение о «самостоятельности» архивов нуждается в уточнении, они вполне могут оказаться только отдельными архивными хранилищами. А номенклатура дел является основанием для систематизации документального, а не архивного фонда.

Предложим вам оптимальные варианты систематизации документального и архивного фондов в описанной ситуации.

Документальный фонд и номенклатура дел

Давайте сначала решим вопрос о систематизации документального фонда организации, которая осуществляется путем разработки номенклатуры дел. Документальный фонд - это совокупность всех документов, которые образуются в деятельности организации. Если она занимается производством, строительством, научно-технической, конструкторской деятельностью, инновациями, технологиями и т.п. специфическими функциями в этих видах деятельности, то в составе ее документального фонда наибольшее значение и объем составляют документы, которые относятся к специальным системам документации: технологической, проектной, производственной и т.п. Обобщающее название для этих специальных систем документации - научно-техническая документация (НТД). При большом ее объеме крупные организации, включая научно-исследовательские и проектные институты, действительно, составляют отдельно:

  • номенклатуру дел организации (сводная), в которой систематизируется и берется на учет управленческая документация;
  • номенклатуру дел научно-технической документации (также сводную по всей организации).

Если в организации создан архив НТД, то необходимо проанализировать положение о нем и выяснить:

  • является ли он собственно архивом или
  • кроме функций архивного хранения он осуществляет централизованное текущее оперативное хранение документов и работает как своеобразная библиотека / сектор хранения находящихся в работе НТД.

Но в обеих ситуациях номенклатура дел НТД будет иметь большое значение как:

  • справочник для поиска документов, учетный документ библиотеки / сектора НТД и
  • основание для организации процедуры комплектования архива собственно архивными документами (для ведения списков подразделений - источников комплектования архива НТД, в их число могут быть включены и филиалы организации, и их конкретные структурные подразделения, в деятельности которых образуются и используются НТД).

Заметьте, что филиалы и представительства не являются юридическими лицами, поэтому документы,...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.

Срок хранения документов, связанных с созданием и использованием усиленных электронных подписей

В Перечне управленческих документов и свежем Перечне НТД установлены разные сроки хранения для документации, связанной с усиленными электронными подписями. Мы объяснили технологию использования ключа подписания электронного документа и сертификата ключа проверки ЭП, почему опасно следовать срокам их хранения из Перечня НТД, сколько на самом деле их нужно хранить.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.

Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.