• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» октябрь 2017
  • Рубрика Прецедент

Споры о выдаче документов работникам

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 523 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему копии документов, связанных с работой. Перечень документов является открытым, в связи с чем у работодателя нередко возникает вопрос, копии каких документов представить он обязан, а какие может отказаться представлять. Чтобы найти ответ на этот вопрос, проанализируем судебную практику.


Вопрос о том, какие документы может запросить работник у работодателя, регулируется всего одной статьей ТК РФ - 62, причем она не ограничивает перечень документов, подлежащих выдаче работнику. Однако и эта открытость перечня, и довольно пространный критерий «документы, связанные с работой» неизбежно создают разногласия между работником и работодателем. В подобных ситуациях вся конкретика по регулированию этого вопроса неизбежно отдается на откуп суда. Поэтому работодателю, у которого возникают сомнения в необходимости выдать работнику запрошенные документы, следует обратиться к выводам судебной практики.

Выдавать ли документы бывшим работникам

Этот вопрос в судебной практике разрешается вполне однозначно: бывшие работники не утрачивают свое право на обращение к работодателю за документами, связанными с работой. Оно и понятно. Например, справка 2-НДФЛ может понадобиться при трудоустройстве к новому работодателю для расчета отпускных, декретных выплат, налоговых вычетов. Аналогично и со справками для назначения пенсии, социальных льгот и пр. Эта позиция подтверждается судебными актами.

Судебная практика
СвернутьПоказать

В определении от 08.09.2011 по делу № 33-28750 Московский городской суд указывает, что если работнику необходимы документы для реализации тех или иных прав, ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать эти документы и в случае прекращения трудовых отношений. См. также апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу № 33-4172/2013.

Документы о дисциплинарных взысканиях, служебных проверках

Куда более интересная ситуация складывается по спорам о выдаче работнику документов, связанных с «негативными» действиями работодателя в отношении работника.

См. статью «Когда работники обжалуют дисциплинарные взыскания»
Судебная практика
СвернутьПоказать

В определении от 18.01.2010 по делу № 33-66/2010 Липецкий областной суд подтвердил правомерность отказа работодателя в выдаче документов служебной проверки. В отношении истца - гражданского служащего была инициирована служебная проверка по факту прогула. Однако в ходе проверки прогул не подтвердился, и она была прекращена. Несмотря на отсутствие дисциплинарного взыскания, работник затребовал копии материалов служебной проверки. Работодатель отказал в предоставлении документов. Суд подтвердил позицию организации и отметил, что запрошенные материалы проверки не имеют отношения к работе истца, а содержат информацию о наличии или отсутствии дисциплинарного проступка. Кроме того, истец был с этими документами ознакомлен под подпись. Суд сослался и на то, что в данном случае служебная проверка проводилась в рамках специальных норм Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Закон № 79-ФЗ), поэтому ст. 62 ТК РФ тут неприменима. К тому же, по мнению суда, истец не доказал необходимость этих документов для реализации каких-либо своих прав. Судебная коллегия по гражданским делам Липецкого областного суда дополнительно указала, что довод, приведенный работником в кассационной жалобе о том, что выдача копий документов материалов служебной проверки должна регламентироваться нормами ТК РФ, как не урегулированная Законом № 79-ФЗ, является несостоятельным. Коллегия сочла, что в данном случае более узкой является именно норма Закона № 79-ФЗ, ст. 59 которого специально регламентирует особенности проведения служебных проверок в отношении государственных служащих и права государственных служащих в связи с их проведением.

Отметим, что приведенная позиция представляется довольно спорной.

См. статью «Привлечение к дисциплинарной ответственности от "А" до "Я"»
Мнение
СвернутьПоказать
Наталья Толбухина, преподаватель, эксперт по трудовому праву

Практически во всех случаях, когда речь идет о конфликте общей и специальной нормы, не все видится таким однозначным. И приведенная ситуация также является спорной, ведь ст. 62 ТК РФ и ст. 59 Закона № 79-ФЗ предоставляют работнику совершенно разные права. Кроме того, надо иметь в виду, что ТК РФ распространяет свое действие на всех работников, а Закон № 79-ФЗ имеет строго очерченную по субъектному составу сферу регулирования. Однако есть и иные мнения. Так, Красноярский краевой суд в Обзоре кассационной и надзорной практики судебной коллегии по гражданским делам, утвержденном Президиумом краевого суда 18.09.2012, указывал, что в соответствии со ст. 11 ТК РФ его действие не распространяется на военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы, а также на других лиц, если это установлено федеральным законом. Статус государственного служащего устанавливается соответствующим федеральным законом о виде государственной службы, следовательно, порядок прохождения службы регулируется специальными правовыми актами, установленными федеральным законом, а отношения служащего и нанимателя носят не трудовой, а служебный характер. При этом в соответствии со ст. 73 Закона № 79-ФЗ федеральные законы, иные нормативные правовые акты РФ (и ее субъектов), содержащие нормы трудового права, применяются к отношениям, связанным с гражданской службой, в части, не урегулированной Законом № 79-ФЗ.

С учетом приведенного аргумента решение Липецкого областного суда не выглядит таким обоснованным и нерушимым, ведь ст. 62 ТК РФ говорит о выдаче документов, связанных с работой, имея в виду любые документы любого работника. А ст. 59 Закона № 79-ФЗ говорит лишь о праве работника ознакомиться с материалами и результатами проведенной в отношении него служебной проверки, но ничего не говорит о выдаче копий документов. При этом остается очевидным, что ознакомление с материалами проверки и выдача копий документов, связанных с работой, - это разные юридические действия, и говорить о том, что вопрос выдачи копий документов урегулирован Законом № 79-ФЗ, тоже нет оснований.

Верховный Суд РФ, к сожалению, подобную практику пока не обобщал. Единое мнение по данному вопросу еще придется выработать для целей исключения разницы в правоприменительной практике в различных субъектах РФ.

В другом примере суд также подтвердил правильность отказа работодателя в выдаче документов по дисциплинарному проступку, но руководствовался несколько иными мотивами.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Работница запросила документы-основания для наложения дисциплинарного взыскании в виде выговора, среди них: акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности отделения банка, требование представить объяснение и акт об отказе его дать. Аналогично предыдущей ситуации суд указал, что документы относятся к вопросу о дисциплинарном проступке, и не связаны непосредственно с работой истицы. Но добавил к этому, что ТК РФ не устанавливает обязанности работодателя выдать работнику копии материалов служебной проверки в связи с привлечением работника к дисциплинарной ответственности. Важно и то, что эти документы уже были представлены ответчиком в рамках другого спора о правомерности дисциплинарного взыскания, а самостоятельного значения для защиты прав истца они не имеют (апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 29.03.2017 по делу № 33-1365/2017).

В примере ниже истца уволили в связи с непрохождением испытательного срока, и он запросил подтверждающие этот факт документы.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Работник потребовал предоставить ему служебные записки и заключение, в которых идет речь о неудовлетворительных результатах испытания. Однако работодатель, а впоследствии и суд отказали ему в предоставлении этих документов. Мотивировка была следующая: документы носят внутренний характер, предназначены для служебного пользования и не касаются трудовой деятельности истца. Суд приводит и такой интересный довод: законодательством не предусмотрена обязанность выдавать работнику документы, являющиеся основанием принятия работодателем внутреннего кадрового решения о неудовлетворительном прохождении работником испытания. Иное толкование нарушило бы принцип свободы экономической деятельности и право работодателя самостоятельно принимать кадровые решения (апелляционное определение Челябинского областного суда от 25.09.2014 по делу № 11-10216/2014). Аналогичные выводы сделаны и в решении Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 24.10.2016 по делу № 2-13840/2016.

См. статью «Четыре спорные ситуации при увольнении по результатам испытания»

Однако подобная позиция судов не менее спорная, чем предыдущая. Документы, истребованные истцом, непосредственно затронули его трудовые права. При намерении истца обжаловать неосновательное увольнение (как в решении Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 24.10.2016 по делу № 2-13840/2016) эти документы нужны ему для защиты своих прав. Относительно свободы работодателя принимать кадровые решения суд «забыл» упомянуть, что эта свобода существенно ограничена нормами трудового законодательства.

Конечно же, есть судебная практика и с противоположной позицией.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Сотрудник был привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение одного из пунктов положения о пропускном и внутриобъектовом режиме предприятия. Запросив это положение у работодателя для обжалования действий по привлечению к дисциплинарной ответственности, работник получил отказ. В суде работодатель ссылался на то, что этот документ непосредственно прав истца не затрагивает. Однако суд занял иную позицию: поскольку истец был привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение конкретного локального нормативного акта, этот документ работодателя непосредственно затронул трудовые права истца. Следуя этой логике, суд обязал предприятие выдать истцу запрошенное положение (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 29.11.2016 по делу № 33-14383/2016).

Как видим, по этому вопросу логика судов может быть довольно произвольной и не всегда убедительной. Однако если работник привлечен к ответственности или уволен по инициативе работодателя и требует предоставить ему соответствующие документы, мы рекомендуем выдать их. Дело в том, что они необходимы сотруднику для защиты его прав и однозначно связаны с его работой, в рамках которой и произошел дисциплинарный проступок или спорное увольнение. Если документы содержат иную информацию, не имеющую отношения к работнику, эти данные можно обезличить или оформить для работника выписку из соответствующего документа (например, из акта о результатах ревизии).

См. статью «Какие доказательства потребуются в спорах с работниками»

Обратите внимание: по общему правилу в выписку помещается только часть текста документа, при этом на месте изъятий троеточия не ставятся. Но в некоторых случаях их наличие помогает пользователю выписки понять, где были произведены изъятия.

Живая подпись на выписке ставится только в заверительной надписи. Если она направляется во внешнюю среду организации (в т.ч. выдается работнику для его нужд), то дополнительно заверяется печатью. Остальной состав элементов такой надписи кто-то упорно продолжает делать минимальным - по ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. А более продвинутые специалисты добавляют еще сведения о месте хранения подлинника, с которого изготовлена копия / выписка (т.к. учитывают Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, и Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х).

Пример 1

Выписка из акта ревизии

СвернутьПоказать
Выписка из акта ревизии

Запрошенные документы и персональные данные

Наличие или отсутствие в кадровой документации персональных данных как самого работника, так и иных сотрудников, - один из критериев, которым руководствуются суды при вопросе о выдаче документов работнику.

См. статью «Организуем работу с персональными данными сотрудников»

Так, некоторые полагают, что показателем относимости документов к трудовой деятельности сотрудника является наличие в них его персональных данных.

Судебная практика
СвернутьПоказать

В решении Ленинского районного суда г. Оренбурга от 29.03.2016 по делу № 2-1905/2016 описана ситуация, когда работник затребовал приказ, изданный не только в отношении него, но и других работников, а ему была предоставлена выписка из него. В общем-то, действия работодателя были вполне правильными. Но интересен довод суда: единственным ограничением при применении ст. 62 ТК РФ является то, что документы должны касаться лично этого работника, в них должна звучать его фамилия.

В деле, подробно рассмотренном выше (апелляционное определение Челябинского областного суда от 25.09.2014 по делу № 11-1011-10216/2014), одним из мотивов отказа суда в выдаче истцу документов явилось то, что запрошенные документы не касаются его персональных данных. Однако сложно представить, как могут докладные записки и заключение о непрохождении испытательного срока не содержать персональные данные - Ф.И.О. сотрудника.

Судом не учтено, что Ф.И.О. являются персональными данными в силу п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»: персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)1. Забыл суд и про абз. 3 ст. 89 ТК РФ, согласно которому «работники имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника».

Как видим, с одной стороны, суды могут полагать, что относимые к работе конкретного сотрудника документы непременно должны содержать его персональные данные. При этом суд не всегда способен соотнести содержание документов с нормами о персональных данных, как мы видим это в последнем примере из судебной практики. Стоит отметить, что непосредственно ст. 62 ТК РФ не содержит такого ограничения, как непременное наличие персональных данных самого работника в запрошенных им документах. Такое ограничительное условие явно противоречит и ст. 62 ТК РФ, и гл. 14 ТК РФ, отдельно регулирующей вопросы защиты персональных данных работников.

См. статью «ТОП-10 вопросов работодателя о персональных данных»

Более прозрачна ситуация, когда работник требует документы, содержащие персональные данные других работников.

Судебная практика
СвернутьПоказать

В апелляционном определении Верховного суда Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33-4430/2015 работодатель и суд отказали сотруднице в предоставлении приказа об установлении доплат за сложность и напряженность работы в связи с тем, что приказ содержал персональные данные других работников.

Конечно, работодателю в силу ст. 88 ТК РФ прямо запрещено сообщать персональные данные работников третьим лицам. Но все же, если работник запрашивает у компании приказ общего характера, изданный в отношении группы работников, самым оптимальным выходом из ситуации будет выдача работнику выписки из такого приказа или обезличивание данных других работников, указанных в документе.

Представим ситуацию, когда издан общий приказ о приеме на работу десятка работников в один день. Приказ о приеме на работу прямо поименован в ст. 62 ТК РФ, поэтому отказ в выдаче его копии на том основании, что в нем содержатся данные других сотрудников, будет весьма спорным.

Даже если работник не указал в заявлении о выдаче документов, что просит выписку из приказа в отношении именно себя, будет правильным «додумать» за работника и предоставить ему выписку из приказа. Ведь желание работодателя оптимизировать кадровый оборот путем оформления «массовых» приказов не должно ограничивать право конкретного работника получить необходимую информацию в отношении себя.

Образец выписки из приказа об отстранении от работы группы работников см. в Примере 2, где данные о других работниках, отстраненных по причине алкогольного опьянения, изъяты.

Пример 2

Выписка из приказа об отстранении от работы

СвернутьПоказать
Выписка из приказа об отстранении от работы

Выдача локальных актов и коллективного договора

Вопрос о том, нужно ли выдавать работнику копии локальных актов, - один из наиболее спорных в применении ст. 62 ТК РФ.

Часть судей поддерживают работодателя, отказывая сотруднику в выдаче копий локальных актов по разным основаниям.

Судебная практика
СвернутьПоказать

В апелляционном определении Верховного суда Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33-4430/2015 (подробнее см. в предыдущем разделе) работнице отказали в выдаче приказа о доплатах не только потому, что в нем были персональные данные других работников, но и потому, что приказ являлся локальным актом работодателя. По мнению суда, в отношении таких актов у работодателя нет обязанности их выдавать работнику. С локальными актами сотрудников достаточно только ознакомить под личную подпись.

В другом судебном акте (апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 24.05.2016 по делу № 33-3680/2016) суд поддержал работодателя в отказе выдать работнику именной график. Мотивация суда была аналогична рассмотренной в предыдущем примере, но в рамках данного дела суд добавил, что не выданный истцу именной график висел в доступном для обозрения месте.

В апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.10.2016 № 33-19337/2016 суд также отказал истице в выдаче целого ряда затребованных ею локальных актов.

Но есть и прямо противоположные позиции судов. Так, в примере ниже суд ссылается на то, что затребованные документы связаны с трудовой деятельностью сотрудника и нужны ему для реализации его трудовых и пенсионных прав.

Судебная практика
СвернутьПоказать

В апелляционном определении от 16.08.2016 по делу № 33-9311/2016 Нижегородский областной суд признал незаконным отказ работодателя выдать истцу следующие документы: карту специальной оценки условий труда работников (производителя работ (прораба); выписки из штатного расписания за период работы истца у ответчика; положение об оплате труда (содержащее нормы о премировании); выписки из табелей рабочего времени, графики выхода на работу за весь период работы. Суд отметил, что эти документы очевидно связаны с трудовой деятельностью истца и нужны ему для реализации трудовых и пенсионных прав. У работодателя не было объективных оснований, по которым данные документы не предоставлены работнику. Нет и доказательств того, что эти документы были получены работником во время работы у ответчика.

А в другом рассмотренном деле суд обязал работодателя выдать сотруднику копию коллективного договора.

Судебная практика
СвернутьПоказать

В определении Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677 суд в вопросе о выдаче работнику копии коллективного договора также встал на сторону истца. Довод следующий: в соответствии со ст. 41 ТК РФ в коллективный договор могут включаться обязательства работников и работодателя по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий, компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льготы и преимущества для работников и т.д. Следовательно, данный документ непосредственно затрагивает интересы и права работников.

С одной стороны, локальные (в том числе нормативные) акты и коллективный договор (а равно заключаемые в рамках социального партнерства соглашения) действительно носят общий характер, и в них может и не быть данных о трудовой деятельности конкретного работника. Тут мы рекомендуем придерживаться следующей логики. Если локальный акт (должностная инструкция, график предоставления отпусков и пр.) издан в отношении нескольких работников, из него следует сделать выписку с информацией, касающейся конкретного работника. Ведь такого рода акт содержит информацию о работнике, следовательно, регулирует его трудовую деятельность. Что же касается «неименных» локальных нормативных актов (ПВТР, положение о конфиденциальной информации, защите персональных данных и пр.), необходимо в каждом отдельном случае учитывать, для какой цели работник запрашивает документы. Так, если он был уволен или привлечен к ответственности за нарушение конкретного пункта локального нормативного акта (выше см. подробно апелляционное определение Нижегородского областного суда от 29.11.2016 по делу № 33-14383/2016), мы рекомендуем выдать его копию, так как это необходимо работнику для защиты трудовых прав.

Если же работник требует «неименные» локальные нормативные акты без внятного обоснования, можно ему отказать. Но в любом случае рекомендуем руководствоваться имеющейся практикой судов в своем регионе, поскольку есть риск проиграть дело в суде.

***

Резюмируя вышесказанное, при получении запроса как бывшего, так и трудящегося работника о предоставлении документов предлагаем руководствоваться следующим:

  1. следует выдать копию документа, если он касается лично работника и необходим ему для реализации его прав (на пенсионное обеспечение, льготы, защиту в суде). Если документ издан в отношении группы работников, следует сделать из него выписку, содержащую информацию о данном работнике или обезличить персональные данные других работников;
  2. если документ не содержит данных о работнике и / или является локальным актом работодателя, необходимо исходить из той цели, для которой документ нужен работнику. Когда работник обвиняется в нарушении конкретного пункта локального нормативного акта или такой акт содержит нормы о системе заработной платы, льготах и т.п. и необходим для защиты прав работника, лучше будет выдать его копию. Ведь работник все равно может обратиться в суд с иском о защите своих прав, и работодателю придется предоставлять документ уже в суд. Стоит также поинтересоваться у юриста организации, какова судебная практика в регионе по такого рода делам;
  3. копии документов о дисциплинарных взысканиях, «негативных» увольнениях, служебных проверках рекомендуем все же выдавать работнику (хотя суды зачастую и поддерживают работодателя в правомерности отказа их предоставить), так как все равно рано или поздно придется «обнародовать» их в суде. А при отказе работнику есть риск еще и дело о предоставлении документов проиграть. Тем более зачастую эти документы содержат Ф.И.О. и другие данные работника, к которым он имеет право доступа в силу ст. 89 ТК РФ.

Если документ, помимо информации о работнике, содержит иные данные, можно также оформить выписку из документа в той части, где он относится непосредственно к автору запроса. Например, из акта ревизии можно выписать нарушения, касающиеся трудовой деятельности конкретного сотрудника.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Несмотря на споры в среде юристов, относятся ли фамилия, имя и отчество к персональным данным, немногочисленная судебная практика по этому вопросу говорит о том, что если одновременно указываются фамилия, имя и отчество, то это сочетание представляет собой персональные данные (см., например, апелляционное определение Московского городского суда от 06.09.2012 по делу № 11-17136). Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.