• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Уничтожение электронных документов:
анализ федеральной и региональной нормативно-методической базы

Ознакомившись с выборкой положений из нормативно-методической базы об уничтожении электронных документов и информации, вы сами увидите, как много «общих формулировок» и как мало конкретных рекомендаций, разработанных специально для электронных документов (а не просто опыта, перенесенного из бумажного делопроизводства). С одной стороны, в таком нормативном вакууме каждой организации приходится разбираться с этим вопросом самостоятельно («изобретая свой личный велосипед»). С другой стороны, это развязывает руки.
Так давайте посмотрим на те немногие требования, которые нам необходимо будет соблюсти, и те алгоритмы работы и методы уничтожения, которые уже применяются.



См. более свежую публикацию по этой теме – «Что копится в СЭД?»

В настоящее время требования, устанавливающие порядок уничтожения электронных документов, включаются в следующие группы отечественных нормативных и методических документов:

  • в области делопроизводства и архивного дела;
  • устанавливающие требования к обеспечению информационной безопасности и защите информации (в т.ч. ограниченного доступа);
  • регламентирующие порядок уничтожения электронных документов в государственных органах и коммерческих организациях (в т.ч. локального уровня).

Любое уничтожение документов, независимо от вида носителя информации, следует проводить на основе определенных принципов, вытекающих из требований законодательства и из лучшей практики делопроизводства и архивного дела. В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» они сформулированы следующим образом (раздел 9.9):

  • уничтожение всегда должно быть санкционированным;
  • запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию;
  • уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации;
  • должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

Область делопроизводства и архивного дела

Вопросу уничтожения электронных документов в нормативных правовых актах (далее - НПА) в области делопроизводства и архивного дела уделено мало внимания - установлены лишь общие требования к процедуре.

Например, Закон об архивном деле только запрещает уничтожение документов на всех видах носителей до проведения экспертизы ценности. А Правила делопроизводства еще говорят о необходимости оформления акта.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Часть 6 статьи 6 «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации»

6. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Пункты 48 и 49 раздела VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти»

48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Более подробно о процедуре уничтожения электронных документов говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (но учитывайте, что эти рекомендации не являются обязательным для соблюдения документом и адресованы федеральным органам исполнительной власти). Еще больше деталей вы найдете в Правилах организации хранения 2015 года.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.6. Особенности работы с электронными документами

…Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению...

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Далее - Правила организации хранения 2015 года

4.5. Целью экспертизы ценности документов в организации является:

  • отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
  • выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности в соответствии с пунктами 4.6 - 4.13 настоящих Правил уничтожение документов запрещается.

...4.11. …На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению...

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению...

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.