• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2017
  • Рубрика Оформление документов

Какие документы необходимо выдать сотруднику при увольнении?

  • 0 комментариев
  • 18 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
При увольнении работнику необходимо выдать не только трудовую книжку, но и другие документы. Вы знаете какие? Мы объясним: часть из них обязательна, а другие выдаются по запросу работников (в т.ч. бывших); какие-то оформляются бухгалтерией, другие – кадровой и делопроизводственной службами. В отношении необходимости представления некоторых документов даже суды пока не могут прийти к единому мнению – дадим рекомендации, как вам действовать в подобной ситуации.
В завершение покажем, как оформить соответствующее заявление работника; каким образом задокументировать передачу документов; как оформить заверенные копии и выписки.



Безусловно, главный документ, который должен получить сотрудник при увольнении, - это трудовая книжка. Однако есть и другие не менее важные документы, часть из которых работодатель должен выдать в обязательном порядке, другие - по письменному заявлению сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ).

«Зарплатные» справки

Работодатель обязан выдавать работнику в день прекращения работы справку о сумме заработка, на который были начислены страховые взносы1:

  • за 2 календарных года, предшествующих году прекращения работы / службы (или году обращения за такой справкой), и
  • текущий календарный год.

В такой справке указывают и количество календарных дней освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на нее страховые взносы в ФСС РФ не начислялись.

Данную справку бухгалтерия составляет по утвержденной форме2. Увольняющемуся сотруднику она нужна будет у нового работодателя для расчета социальных выплат.

Следующей зарплатной справкой, которая не носит обязательного характера и выдается по просьбе работника, является справка о среднем заработке для определения пособия по безработице. Такой документ может понадобиться тем сотрудникам, которые увольняются и собираются встать на учет в центр занятости населения для назначения пособия по безработице3.

Для удобства можно воспользоваться формой справки, рекомендуемой Минтрудом РФ в письме от 15.08.2016 № 16-5/В-421, - здесь уже содержатся все необходимые сведения, которые потребуются в центре занятости населения.

Еще одним зарплатным документом, который запрашивает большинство увольняющихся сотрудников, является справка по форме 2-НДФЛ. Ее выдают по заявлению работника (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ), т.е. она не относится к документам, которые работодатель должен выдать в обязательном порядке. Если же работник составил запрос на ее получение за текущий год, то необходимо отразить в документе выплаты в пользу работника с начала года по дату увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).

Страховой стаж и пенсионные взносы

Существует целый ряд документов, содержащих пенсионные данные, которые нужно вручить увольняющемуся сотруднику. Так, ему должны быть предоставлены персонифицированные данные, касающиеся взносов, которые начислены и уплачены с выплат в его пользу, сведения о страховом стаже4. На основании приведенной нормы работнику следует предоставить:

  • раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» единого расчета по страховым взносам с индивидуальными сведениями сотрудника за период с начала квартала по дату его увольнения;
  • документ по форме СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник. Бухгалтерии необходимо будет сделать лист только со сведениями об увольняющемся, т.е. в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером 1 будет заполнена только одна строка;
  • сведения по форме СЗВ-СТАЖ. Документ работодатель обязан выдавать увольняющимся сотрудникам с марта 2017 года. Это прямо установлено в п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Выдавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ нужно при прекращении не только трудового договора, но и гражданско-правового.
    Если работник увольняется в 2017 году, то документ по форме СЗВ-СТАЖ выдают ему на руки, а в ПФР отправляют по итогам года не позднее 1 марта 2018 года (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Если же сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, то отправить в фонд данную справку нужно в течение 3 дней с момента увольнения (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Включить в отчет нужно только данные об увольняющемся сотруднике, информацию о других работниках приводить не нужно.
    Кстати, штраф за непредставление документа по новой форме весьма велик и составляет 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Документы, связанные с работой

Обратите внимание, что, кроме рассмотренных нами документов, сотрудник может запросить у работодателя и другие - «связанные с работой» (такое право установлено в ст. 62 ТК РФ). Например, работник может потребовать копии приказов о выплате премий, увольнении, переводе на другую работу.

Вопрос о том, какие документы может запросить работник у работодателя, регулируется в Трудовом кодексе РФ всего одной статьей - 62, причем она не ограничивает перечень документов, подлежащих выдаче. Эта открытость перечня и довольно пространный критерий «документы, связанные с работой» неизбежно создают разногласия между работником и работодателем. Интерпретация не до конца урегулированного вопроса отдается на откуп судам. Поэтому, если у вас возникают сомнения в необходимости выдать работнику запрошенные документы, ответы приходится искать в судебной практике.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Трудовой кодекс Российской Федерации
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.