Какие документы заверять печатью?

Для быстрого решения вопроса рекомендуем использовать Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать. Он был оформлен в качестве Приложения 5 к Государственной системе документационного обеспечения управления¹ (далее - ГСДОУ) еще в конце прошлого века. Перечень можно встретить фактически в любом учебнике по делопроизводству или найти в справочно-правовых системах.

Для профессиональной работы необходимо знать источник. Публикуем его в порядке напоминания, но с нашими актуальными комментариями (см. курсивный текст во фрагменте документа ниже).

Напомним, что коммерческие организации в настоящее время могут обходиться без печатей (наличие или отсутствие печати должно быть зафиксировано в уставе), а при применении информационных технологий оттиск печати заменяет визуализация электронной подписи (усиленной квалифицированной).

Из статьи «Как жить без печати?» вы узнате: каким организациям дано право отказа от нее, что ждет смельчаков, как быть с входящими до­кументами без оттиска печати, если прежде она была на них обязательной

Автор вопроса совершенно прав: для обеспечения юридической силы документов, возникающих в процессе деятельности организации, и для выполнения функции нормоконтроля качества их оформления, желательно разрабатывать Классификатор (или Перечень) документов, подлежащих удостоверению печатями организации.

Основную (главную) печать организации раньше называли гербовой. Но сейчас герб на ней имеют право проставлять только его обладатели: печать с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или герба / геральдического знака муниципального образования вы сможете увидеть только у государственных органов и органов местного самоуправления. У обычных коммерческих организаций основная печать обходится без герба, хотя на ней может отображаться зарегистрированный товарный знак / знак обслуживания.

Помимо «главной» печати с обозначением своего наименования организация может иметь несколько печатей специального назначения - с обозначением:

• наименований структурных подразделений («Канцелярия» и др.),
• целей удостоверения («Для копий») или
• наименований видов удостоверяемых документов (например, «Для договоров»).

Итак, первым шагом может стать разработка версии Классификатора документов, подлежащих удостоверению основной печатью организации с учетом рекомендаций ГСДОУ, которые отражают ситуацию оформления документов в бумажной форме: