Есть задачи, которые традиционно находятся в зоне ответственности службы делопроизводства (им посвящена Таблица 1). А есть задачи, выполнение которых в разных организациях возлагается на разные подразделения. Ведь не секрет, что чем меньше размер компании, тем более «многостаночным» является подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления (ДОУ). К задачам, перечисленным в Таблице 2, вас могут привлекать в разной степени, и обычно как раз они вызывают массу вопросов, потому что дельных специалистов по смежным областям мало - поможем вам войти в их число!
Конечно, эти таблицы не в состоянии вместить все, что было в журнале по поводу перехода в следующий делопроизводственный год, но выполнить рабочие задачи они вам сейчас помогут. В самом выгодном положении окажутся те подписчики, кто давно копит базу знаний по управлению документами и бережно хранит подшивку номеров журнала. Ведь один и тот же вопрос (задачу) мы каждый раз рассматриваем с разных углов, добавляя в копилку знаний новые аспекты: изменение нормативной базы либо новый опыт коллег.
Таблица 1. Прямые обязанности службы делопроизводства при переходе из одного года в другой
Где посмотреть |
Чем поможет |
|
Конец года |
|
|
Номенклатура дел на следующий год |
|
| «Оформляем графы номенклатуры дел» в № 11′ 2013 | Правила заполнения табличной части номенклатуры дел - это необходимый базис |
| «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства» в № 10′ 2013 | Сможете учесть все процедурные аспекты создания номенклатуры дел. И тогда организуете разработку так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения |
| Если номенклатура дел на следующий год не изменится, то можно ли продолжать использовать прежнюю? Как ее утвердить? См. ответ на вопрос в № 11′ 2014 | |
| Следует ли направлять структурным подразделениям выписки из сводной номенклатуры дел после ее утверждения? Или подразделения могут пользоваться теми номенклатурами дел подразделений, которые подписали их руководители для включения в номенклатуру дел всей организации? См. ответ на вопрос в № 11′ 2017 | |
| Если на предприятии сократили несколько отделов, то как перенумеровать разделы номенклатуры дел и менять ли индексы всех оставшихся дел? См. ответ на вопрос в № 2′ 2016 | |
| Как нумеровать номенклатуры дел в подразделениях и сводные по организации? См. ответ на вопрос в № 4′ 2017 | |
| «Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?» в № 11′ 2015. | Какими нормативными документами пользоваться? С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Почему нельзя «в лоб» воспринимать их сроки хранения и указанные категории документов? Какие распространенные ошибки допускают новички? |
|
Как правильно использовать Перечень документов со сроками хранения, если: а) соответствующего специального раздела, нужного нам (например, по антикоррупционной деятельности), в нем нет? б) или когда нет упоминания определенного документа ни в одной статье Перечня? См. ответ на вопрос в № 12′ 2017 |
|
| «Для кого и как уменьшается постоянный срок хранения документов, указанный в Перечне» в № 8′ 2016 | Во-первых, поймете, как же уменьшается постоянный срок хранения, указанный в Перечне 2010 г. для организаций, не являющихся источниками комплектования гос- и муниципальных архивов. А во-вторых, модифицируете под себя книгу учета поступления и выбытия дел, документов, чтобы можно было вести учет всех документов, хранящихся в архиве организации (в т.ч. со сроком хранения до 10 лет) |
| «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел» в № 11′ 2014 | Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье показаны все три варианта |
| Каковы особенности составления номенклатуры дел, содержащих коммерческую тайну? Какой будет «шапка» такой номенклатуры? См. ответ на вопрос в № 10′ 2013 | |
| Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? См. статью «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи» в № 11′ 2015 | |
| Дело с бумажными оригиналами отражено в номенклатуре дел, но можно ли в ней указывать местоположение папки с вордовскими «заготовками» этих документов? Как отражать в номенклатуре электронные оригиналы документов (база данных, группа файлов с ЭЦП)? См. ответ на вопрос в № 11′ 2014 | |
| Как учитывать в номенклатуре дел электронные журналы заявок для выполнения работ, которые ведутся в Excel и находятся на сервере? Каковы сроки их хранения? См. ответ на вопрос в № 4′ 2017 | |
| Как при передаче на аутсорсинг кадров и бухгалтерии должна формироваться номенклатура дел - должны ли в нее включаться те документы, которые ведутся и хранятся в другой организации? См. ответ на вопрос в № 11′ 2017 | |
| «Как хранить доверенности?» в № 12′ 2015 |
Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей? Как определить сроки хранения? Куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности (обязательно ли требовать оригинал или можно согласиться на копию)? |
| Дела с исходящей и входящей перепиской в номенклатуре дел при внедрении СЭД. См. ответ на вопрос в № 11′ 2017 | |
| О делах с квартальными и годовыми отчетами см. ответ на вопрос в № 3′ 2017 | |
| О систематизации приказов см. статью «Организация издания приказов» в № 5′ 2017 | |
| В медицинском учреждении 16 стационарных отделений, в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (рентген, УЗИ, эндоскопия и пр.). Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре? См. ответ на вопрос в № 10′ 2016 | |
| Сколько хранить Политику обработки и защиты персональных данных? См. ответ на вопрос в № 7′ 2016 | |
| Сроки хранения проектных документов, рабочей документации, исполнительной документации. См. ответ на вопрос в № 11′ 2017 | |
| Сколько хранить договоры строительства объектов ТЭК и договоры на подключение к системе теплоснабжения для теплоэнергетической компании? См. ответ на вопрос в № 7′ 2017 | |
| Как правильно отражать переходящее дело в номенклатурах дел уходящего и наступающего годов? И в опись какого года включать такое дело? См. ответ на вопрос в № 12′ 2017 | |
| Каковы сроки хранения нарядов-допусков к работам повышенной опасности? А у нарядов работников тяжелых,... | |
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Что нужно сделать в конце делопроизводственного года и как – собран опыт ведущих специалистов по управлению документами с алгоритмами работы и примерами оформления документов, отчетов (множество вариантов!).
В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?
В начале года сотрудники надеются на индексацию зарплат и премии по итогам года. Как быть работодателю, если он понимает, что финансово не потянет повышения ФОТ в той степени, как это было предусмотрено во внутренних документах. Во-первых, объясняем, какие есть варианты индексации зарплат (это может быть увязано не только с инфляцией за год). Во-вторых, сколько можно тянуть с выплатой премии по итогам года. В-третьих, как можно документировать новые обязательства, которые работодатель считает для себя реальными (ведь если он разорится, родному коллективу от этого легче не будет). Приводим образцы формулировок Положения об оплате труда, приказов и уведомлений работникам (комплект документов будет различаться для 2 ситуаций: когда изменяемые положения содержатся в трудовых договорах и когда в ЛНА).
В номенклатуре дел есть не только дело с бумажными оригиналами приказов по основной деятельности, но и дела с электронными проектами этих документов, а также электронными копиями уже подписанных приказов (сканы в pdf-формате). Какое количество томов (частей) электронных проектов бумажных документов должно быть отражено в конце года в графе 3 номенклатуры дел? Одно электронное дело? Или же графу 3 в этом месте можно оставить пустой? Аналогичный вопрос про электронные копии.
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
Что нужно сделать в конце делопроизводственного года и как – собран опыт ведущих специалистов по управлению документами с алгоритмами работы и примерами оформления документов, отчетов (множество вариантов!).
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
