• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии

Покажем вам давно сформировавшийся подход к утверждению, регистрации и формированию в дела локальных нормативных актов организации. А потом объясним, как он постепенно оптимизируется в рамках концепции управления документами (снабдив примерами оформления заголовочной части ЛНА по общим правилам, а также с учетом требования идентифицировать каждый документ).


См. более свежую публикацию по этой теме – «Локальные нормативные акты: можно ли издавать в электронном виде, как подписывать и именовать?»

Казалось бы простые вопросы регистрации и идентификации локальных нормативных актов (ЛНА) организации в последнее время становятся все актуальнее. Считается, что регистрация - это прежде всего учет документов в пределах документопотоков для обеспечения последующего поиска и контроля. Если локальный нормативный акт утверждается и вводится в действие приказом, то он оформляется как приложение к нему. Но фактически он применяется, исполняется и контролируется как самостоятельный документ: при необходимости на него оформляются ссылки, он служит основанием для издания других документов.

Развитие функциональности информационных систем до уровня систем управления документами, создаваемыми в статусе электронных оригиналов требует не только учета, но и идентификации (т.е. распознавания и установления соответствия между двумя самостоятельными (хоть и связанными) информационными объектами):

  • приказом и
  • локальным нормативным актом (ЛНА).

Поэтому каждый из них должен обладать признаками и параметрами, которые поддерживаются справочниками и классификаторами информационной системы, обеспечивают создание или включение документа и информации о нем в систему.

Рассмотрим опыт лучших практик, при котором ЛНА регистрируются самостоятельно и идентифицируются по классификатору видов и разновидностей документов организации, а если ЛНА составляются и оформляются по типовым формам или с использованием электронных бланков, то и с учетом идентификаторов / кодов по классификатору типовых унифицированных форм документов.

Общий подход

В систему ЛНА организации включаются прежде всего документы, которые являются правовыми актами и относятся к подсистеме организационных документов системы организационно-распорядительной документации. Это следующие виды документов:

  • положения,
  • правила,
  • инструкции,
  • структура и штатная численность,
  • штатное расписание,
  • а также относительно недавно возникшие документы новых видов - стратегия, политика, регламент, концепция.

Эти виды документов имеют разновидности, в которых отражается конкретная цель их издания, например:

  • служба делопроизводства методически руководит применением инструкции по делопроизводству, и её сотрудники работают на основании должностных инструкций;
  • организациям рекомендуется иметь правила формирования личных дел, а в обязательном порядке они должны иметь правила внутреннего трудового распорядка;
  • регламент издания распорядительных документов необходим как часть системы принятия решений организации, а государственные гражданские служащие работают на основании своих служебных должностных регламентов;
  • штатное расписание организации составляется на базе штатных расписаний структурных подразделений;
  • учетная политика и политика в области обработки и защиты персональных данных являются обязательными для любой организации.

В систему ЛНА организации включаются документы, относящиеся и к другим системам документации, - стандарты предприятия (СтП), нормы и нормативы, технические условия, технологические и рабочие инструкции и т.п. ЛНА утверждаются и вводятся в действие распорядительными документами (приказами единоличного исполнительного органа или решениями / постановлениями коллегиальных органов управления организацией) и, как правило, оформляются в качестве приложений к этим распорядительным документам.

Правила оформления реквизитов документов, которые установлены действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и сменящим его 1 июля 2018 г. ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривают оформление основного распорядительного документа и ЛНА-приложения к нему как отдельных информационных объектов.

Если документ изготавливается на 2-х и более страницах, то:

  • его страницы нумеруются, начиная со 2-й;
  • номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа;
  • листы каждого приложения к документу нумеруются самостоятельно.

Связь между «основным» распорядительным документом и ЛНА-приложением оформляется с помощью отметки о приложении. При этом регистрация (оформление самостоятельного индекса ЛНА) не предусматривается.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.