• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2017
  • Рубрика Современное делопроизводство

Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии

  • 0 комментариев
  • 50 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Покажем вам давно сформировавшийся подход к утверждению, регистрации и формированию в дела локальных нормативных актов организации. А потом объясним, как он постепенно оптимизируется в рамках концепции управления документами (снабдив примерами оформления заголовочной части ЛНА по общим правилам, а также с учетом требования идентифицировать каждый документ).


См. более свежую публикацию по этой теме – «Локальные нормативные акты: можно ли издавать в электронном виде, как подписывать и именовать?»

Казалось бы простые вопросы регистрации и идентификации локальных нормативных актов (ЛНА) организации в последнее время становятся все актуальнее. Считается, что регистрация - это прежде всего учет документов в пределах документопотоков для обеспечения последующего поиска и контроля. Если локальный нормативный акт утверждается и вводится в действие приказом, то он оформляется как приложение к нему. Но фактически он применяется, исполняется и контролируется как самостоятельный документ: при необходимости на него оформляются ссылки, он служит основанием для издания других документов.

Развитие функциональности информационных систем до уровня систем управления документами, создаваемыми в статусе электронных оригиналов требует не только учета, но и идентификации (т.е. распознавания и установления соответствия между двумя самостоятельными (хоть и связанными) информационными объектами):

  • приказом и
  • локальным нормативным актом (ЛНА).

Поэтому каждый из них должен обладать признаками и параметрами, которые поддерживаются справочниками и классификаторами информационной системы, обеспечивают создание или включение документа и информации о нем в систему.

Рассмотрим опыт лучших практик, при котором ЛНА регистрируются самостоятельно и идентифицируются по классификатору видов и разновидностей документов организации, а если ЛНА составляются и оформляются по типовым формам или с использованием электронных бланков, то и с учетом идентификаторов / кодов по классификатору типовых унифицированных форм документов.

Общий подход

В систему ЛНА организации включаются прежде всего документы, которые являются правовыми актами и относятся к подсистеме организационных документов системы организационно-распорядительной документации. Это следующие виды документов:

  • положения,
  • правила,
  • инструкции,
  • структура и штатная численность,
  • штатное расписание,
  • а также относительно недавно возникшие документы новых видов - стратегия, политика, регламент, концепция.

Эти виды документов имеют разновидности, в которых отражается конкретная цель их издания, например:

  • служба делопроизводства методически руководит применением инструкции по делопроизводству, и её сотрудники работают на основании должностных инструкций;
  • организациям рекомендуется иметь правила формирования личных дел, а в обязательном порядке они должны иметь правила внутреннего трудового распорядка;
  • регламент издания распорядительных документов необходим как часть системы принятия решений организации, а государственные гражданские служащие работают на основании своих служебных должностных регламентов;
  • штатное расписание организации составляется на базе штатных расписаний структурных подразделений;
  • учетная политика и политика в области обработки и защиты персональных данных являются обязательными для любой организации.

В систему ЛНА организации включаются документы, относящиеся и к другим системам документации, - стандарты предприятия (СтП), нормы и нормативы, технические условия, технологические и рабочие инструкции и т.п. ЛНА утверждаются и вводятся в действие распорядительными документами (приказами единоличного исполнительного органа или решениями / постановлениями коллегиальных органов управления организацией) и, как правило, оформляются в качестве приложений к этим распорядительным документам.

Правила оформления реквизитов документов, которые установлены действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и сменящим его 1 июля 2018 г. ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривают оформление основного распорядительного документа и ЛНА-приложения к нему как отдельных информационных объектов.

Если документ изготавливается на 2-х и более страницах, то:

  • его страницы нумеруются, начиная со 2-й;
  • номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа;
  • листы каждого приложения к документу нумеруются самостоятельно.

Связь между «основным» распорядительным документом и ЛНА-приложением оформляется с помощью отметки о приложении. При этом регистрация (оформление самостоятельного индекса ЛНА) не предусматривается.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.