• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Документы бухгалтерии: сроки хранения и ответственность за утрату

  • 0 комментариев
  • 40 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
В законодательстве нет единого перечня документов со сроками хранения. И если с установлением сроков управленческим документам служба делопроизводства справляется самостоятельно, то разбираться с профильными документами ей лучше с привлечением соответствующих специалистов. В этой статье опытный главный бухгалтер объясняет, какие сроки хранения установлены для бухгалтерских и налоговых документов, документов по валютным операциям и внешнеэкономической деятельности, по страховым взносам, рекламе, для документов, подтверждающих убытки, для документов индивидуальных предпринимателей (каждый раз со ссылкой на конкретный пункт и статью нормативного акта). Если в разных источниках мы видим разный срок хранения, то выбираем установленный более «высоким источником» и более длительный (т.е. нельзя опираться только на привычные нам типовые перечни документов со сроками хранения).
Кстати, здесь еще объясняется сфера действия типовых перечней, которые сменяли друг друга: 1988 года, 2000 года и нынешний 2010 года.
Указана ответственность, которая может последовать в случае отсутствия перечисленных выше документов, за которые традиционно отвечает бухгалтерия.



См. более свежую публикацию по этой теме – «Можно ли утвердить номенклатуру дел в середине года на текущий год?»

Нормативная база

Мы привыкли к методике установления сроков хранения документов, которая опирается на утвержденные Перечни документов – чаще всего применяются:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень УД);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень НТД).

Но сроки хранения документов устанавливаются еще федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 1 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; далее – Закон № 125-ФЗ). Если по одному и тому же документу в разной нормативке установлены различные сроки хранения, то безопасней ориентироваться на более продолжительный срок.

Законодательно установленные сроки имеют большую силу по сравнению с указанными в подзаконных актах (в т.ч. в привычных нам перечнях). И если с нормативными документами, устанавливающими сроки для большинства организаций, специалисты службы делопроизводства знакомы, то с профильными ситуация гораздо сложнее. Чтобы не пытаться объять необъятное, мы как раз и зовем в экспертную комиссию профильных специалистов. Например, от финансового блока в ней обычно участвует главный бухгалтер или иной профессионал, знающий требования «своей» нормативной базы. В этой статье опытный главный бухгалтер делится с вами требованиями, предъявляемыми к срокам хранения документов, с которыми традиционно работает это подразделение. Опирается оно в основном на следующие нормативные правовые акты:

  • Налоговый кодекс РФ (далее – НК РФ);
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон № 14-ФЗ);
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее – Положение);
  • письма Минфина (данные конкретных писем будут упоминаться далее по ходу статьи);
  • Перечень УД;
  • Перечень НТД.
Мнение
СвернутьПоказать
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Единого перечня документов со сроками хранения в законодательстве нет и быть не может. А при применении перечней документов со сроками хранения действует правило: действие перечня (и его нормативные сроки хранения) распространяются на документы, которые созданы и исполнены, начиная с 1 января после года его утверждения (это определяется важнейшим правилом архивного дела, которое гласит, что срок хранения документов исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором «они были закончены делопроизводством», т.е. исполнены). Поэтому:

  • по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988), определяются сроки хранения документов, созданных и исполненных, начиная с 01 января 1989 года по 2000 год;
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) применяется при определении сроков хранения документов, созданных и исполненных, начиная с 1 января 2001 года по 2010 год;
  • нормативные сроки хранения документов, которые созданы и исполнены с 1 января 2011 года по настоящее время, определяются по Переченю типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) – это Перечень УД, упомянутый в самом начале статьи.

В современных организациях документов за период до 2011 года должно остаться очень мало, за исключением учредительной, правоустанавливающей и организационной документации, документов годовой бухгалтерской и налоговой отчетности, документов по основным средствам, зданиям и сооружениям и по личному составу. Они уже должны быть упорядочены и сданы в архив организации по описям дел в связи с завершением всех налоговых проверок за эти периоды.

В типовых перечнях в основном соблюдается преемственность сроков хранения документов, обеспечивающих бухгалтерский и налоговый учет, но если будет выявлено какое-то расхождение сроков в связи со спецификой документов организации, то окончательно установить срок хранения имеет право экспертная комиссия организации, и это решение фиксируется в протоколе заседания, который хранится постоянно. В этой ситуации документу лучше установить «старший» срок хранения, т.е. более длительный.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.