• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Документы бухгалтерии: сроки хранения и ответственность за утрату

В законодательстве нет единого перечня документов со сроками хранения. И если с установлением сроков управленческим документам служба делопроизводства справляется самостоятельно, то разбираться с профильными документами ей лучше с привлечением соответствующих специалистов. В этой статье опытный главный бухгалтер объясняет, какие сроки хранения установлены для бухгалтерских и налоговых документов, документов по валютным операциям и внешнеэкономической деятельности, по страховым взносам, рекламе, для документов, подтверждающих убытки, для документов индивидуальных предпринимателей (каждый раз со ссылкой на конкретный пункт и статью нормативного акта). Если в разных источниках мы видим разный срок хранения, то выбираем установленный более «высоким источником» и более длительный (т.е. нельзя опираться только на привычные нам типовые перечни документов со сроками хранения).
Кстати, здесь еще объясняется сфера действия типовых перечней, которые сменяли друг друга: 1988 года, 2000 года и нынешний 2010 года.
Указана ответственность, которая может последовать в случае отсутствия перечисленных выше документов, за которые традиционно отвечает бухгалтерия.



См. более свежую публикацию по этой теме – «Можно ли утвердить номенклатуру дел в середине года на текущий год?»

Нормативная база

Мы привыкли к методике установления сроков хранения документов, которая опирается на утвержденные Перечни документов – чаще всего применяются:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень УД);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень НТД).

Но сроки хранения документов устанавливаются еще федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 1 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; далее – Закон № 125-ФЗ). Если по одному и тому же документу в разной нормативке установлены различные сроки хранения, то безопасней ориентироваться на более продолжительный срок.

Законодательно установленные сроки имеют большую силу по сравнению с указанными в подзаконных актах (в т.ч. в привычных нам перечнях). И если с нормативными документами, устанавливающими сроки для большинства организаций, специалисты службы делопроизводства знакомы, то с профильными ситуация гораздо сложнее. Чтобы не пытаться объять необъятное, мы как раз и зовем в экспертную комиссию профильных специалистов. Например, от финансового блока в ней обычно участвует главный бухгалтер или иной профессионал, знающий требования «своей» нормативной базы. В этой статье опытный главный бухгалтер делится с вами требованиями, предъявляемыми к срокам хранения документов, с которыми традиционно работает это подразделение. Опирается оно в основном на следующие нормативные правовые акты:

  • Налоговый кодекс РФ (далее – НК РФ);
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон № 14-ФЗ);
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
  • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее – Положение);
  • письма Минфина (данные конкретных писем будут упоминаться далее по ходу статьи);
  • Перечень УД;
  • Перечень НТД.
Мнение
СвернутьПоказать
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Единого перечня документов со сроками хранения в законодательстве нет и быть не может. А при применении перечней документов со сроками хранения действует правило: действие перечня (и его нормативные сроки хранения) распространяются на документы, которые созданы и исполнены, начиная с 1 января после года его утверждения (это определяется важнейшим правилом архивного дела, которое гласит, что срок хранения документов исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором «они были закончены делопроизводством», т.е. исполнены). Поэтому:

  • по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988), определяются сроки хранения документов, созданных и исполненных, начиная с 01 января 1989 года по 2000 год;
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) применяется при определении сроков хранения документов, созданных и исполненных, начиная с 1 января 2001 года по 2010 год;
  • нормативные сроки хранения документов, которые созданы и исполнены с 1 января 2011 года по настоящее время, определяются по Переченю типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) – это Перечень УД, упомянутый в самом начале статьи.

В современных организациях документов за период до 2011 года должно остаться очень мало, за исключением учредительной, правоустанавливающей и организационной документации, документов годовой бухгалтерской и налоговой отчетности, документов по основным средствам, зданиям и сооружениям и по личному составу. Они уже должны быть упорядочены и сданы в архив организации по описям дел в связи с завершением всех налоговых проверок за эти периоды.

В типовых перечнях в основном соблюдается преемственность сроков хранения документов, обеспечивающих бухгалтерский и налоговый учет, но если будет выявлено какое-то расхождение сроков в связи со спецификой документов организации, то окончательно установить срок хранения имеет право экспертная комиссия организации, и это решение фиксируется в протоколе заседания, который хранится постоянно. В этой ситуации документу лучше установить «старший» срок хранения, т.е. более длительный.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.