• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2018
  • Рубрика Оформление документов

Что нового нужно учесть при подготовке к общему собранию акционеров

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 4598 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Под занавес 2017 года, как раз к подготовке годовых собраний в 2018 году появилось новое информационное письмо Центрального банка РФ от 19.12.2017 № ИН-06-28/60 «О рекомендациях по подготовке и проведению общего собрания акционеров акционерного общества». Покажем вам, как можно задокументировать выполнение этих предписаний Центробанка РФ, что и когда нужно успеть сделать.


Обязательность «рекомендаций»

Центральный банк РФ в корпоративных отношениях – уникальный «источник права». С одной стороны, большая часть его документов носит рекомендательный характер, с другой – последствия нарушения таких «рекомендаций» могут быть более чем серьезными. Такой вот вежливо-заботливый папа, при этом готовый в любой момент пожурить непослушное дитятко не только ремнем, но и чем-нибудь более тяжелым.

Поэтому предлагаем вам внимательно посмотреть, что же представители ЦБ РФ нам рекомендуют сделать уже к ближайшему общему собранию акционеров (далее – ОСА), и вместе подумать, как лучше оформить документы, подтверждающие, что вы следуете этим рекомендациям.

Письмо ЦБ РФ регламентирует случаи проведения общих собраний акционеров в форме совместного участия. Напомним, что это лишь одна из возможных форм проведения ОСА, предусмотренных Законом об АО1. Она представляет собой совместное присутствие акционеров для обсуждения вопросов повестки дня, в т.ч. возможность выступлений, и принятия по ним решений (ст. 47, п. 11 ст. 49 Закона об АО).

Письмо конкретизирует отдельные требования Кодекса корпоративного управления2 (еще один «рекомендательный» акт ЦБ РФ) в части создания для акционеров максимально благоприятных условий для участия в общем собрании, а также предоставления им возможности высказать свое мнение по рассматриваемым вопросам. В частности, ЦБ РФ особо оговаривает, что порядок ведения общего собрания акционеров (регламент) должен предусматривать для участников равные права в части возможности выступить на собрании или задать вопросы выступающим. С этой целью при подготовке к проведению общего собрания рекомендовано:

1. Анализировать явку акционеров на общих собраниях акционеров за предыдущие 3 года. Это делается с целью выбора подходящего помещения для проведения ОСА с учетом предполагаемой максимальной явки акционеров.

2. Определять при подготовке к проведению ОСА место его проведения и порядок его организации таким образом, чтобы не допускать ограничения либо затруднения доступа (прохода) акционеров к месту регистрации на собрание и непосредственно в помещение, предназначенное для его проведения.

3. Анализировать активность акционеров на ОСА за предыдущие 3 года и определять продолжительность проведения ОСА, в т.ч. исходя из предполагаемого максимального количества акционеров, которые могут изъявить желание участвовать в выступлениях и обсуждениях по вопросам повестки дня собрания.

4. Если на ОСА предусматривается возможность участия акционеров в обсуждении вопросов повестки дня посредством видео-конференц-связи – уведомлять об этом акционеров при подготовке к проведению ОСА.

Какие АО обязаны звать на общее собрание акционеров регистратора? Как это реализовать? Что регистратор будет делать на собрании? Какой состав подписантов в этом случае должен быть указан в документах: протоколах и отчете счетной комиссии, в  протоколе самого собрания? Оказывается, требования УФАС в этом вопросе порой идут дальше требований законодательства и разъяснений Банка России. Детали – в статье «Участие регистратора в общем собрании акционеров» журнала № 11′ 2017

Безусловно, подход к проведению общего собрания акционеров должен быть индивидуален.

Достаточно большое количество корпораций, созданных путем приватизации, имеют в реестре сотни, тысячи, а то и десятки тысяч мелких акционеров с одной-двумя акциями, никогда не принимавших участия в их деятельности. Многие из таких акционеров либо забыли о своих акциях, либо игнорируют свои права. Часть уже покинула этот бренный мир, но их наследники по разным причинам не торопятся оформить переход акций в реестре акционеров. При этом решения в таких корпорациях принимаются 2–3 мажоритариями. Зачем такой компании большой зал, если на общее собрание акционеров приходят 4–5 человек?

С другой стороны, есть современные АО, многие акционеры которых стремятся быть в курсе происходящего в компании, и крупные публичные АО, общие собрания которых обставляются как шоу с бесплатным фуршетом и раздачей памятных подарков. Таким компаниям требуются большие помещения, чтобы собрать всех желающих послушать отчеты руководства и проголосовать лично.

Все это понятно, и рекомендации ЦБ РФ, безусловно, отражают сложившуюся практику. Вместе с тем, из его письма совершенно неясно, как в документах общества необходимо отразить, что данные рекомендации были приняты во внимание?

Однако, прежде чем задуматься, как следовать рекомендациям ЦБ РФ, подумаем, а нужно ли это вообще? Если вы хотите минимизировать риски – однозначно, да. Безусловно, если собрание пройдет в штатном режиме, каких-либо подтверждений того, что все рекомендации ЦБ РФ при его созыве были учтены, не потребуется. Но вдруг на этот раз случится ЧП? Например, придет в 2 раза больше акционеров, чем обычно? Или против организации начнется атака корпоративного шантажиста и в ЦБ РФ пойдут жалобы? Вам однозначно придется документами подтверждать, что еще на стадии созыва собрания вы постарались учесть возможные варианты развития событий.

Как и когда документировать факт исполнения «рекомендаций»

Анализ явки и активности акционеров необходимо проводить на самых первых этапах подготовки к проведению ОСА. Заниматься этим должен орган, осуществляющий подготовку к ОСА. Согласно подп. 2 п. 1 ст. 65 Закона об АО этот вопрос отнесен к компетенции совета директоров (наблюдательного совета). В обществах с числом акционеров – владельцев голосующих акций менее 50 это может быть иной, определенный уставом орган (п. 1 ст. 64 Закона об АО). Поэтому естественным является вывод, что и отражение результатов анализа должно быть в документах данного органа – например, в протоколе или протоколах заседания совета директоров. Рассмотреть данные вопросы можно как при проведении итогового совещания, посвященного подготовке ОСА, так и в ходе одного из промежуточных собраний. Аргументы в пользу того, чтобы провести отдельное заседание и соответственно фиксировать его результаты отдельным протоколом:

  • во-первых, такие рекомендации должны быть учтены при поиске помещения, а это процесс не очень быстрый, соответственно и предлагать их исполнительному органу необходимо как можно раньше;
  • во-вторых, даже если место проведения собрания известно заранее (здание самого АО, например) и рекомендации будут носить заведомо формальный характер, в ходе собрания, посвященного непосредственно назначению ОСА, разрешается и так большой объем вопросов. Незачем загружать его еще и дополнительным обсуждением формальных рекомендаций;
  • в-третьих, так в едином документе у АО будет полностью ответ на вопрос о том, выполнила ли организация последние рекомендации ЦБ РФ о подготовке и проведении ОСА (не «прошляпила» ли она их), при этом ничего лишнего, за что могли бы «зацепиться», в протоколе не будет.

Но отдельное заседание – не есть необходимость. Конечно, решение о том, когда и какие вопросы будет обсуждать совет директоров, принимается им самим.

Напомним, что законодательство требует проведения общего собрания акционеров не реже 1 раза в год. Обязательное к проведению собрание называется годовым, а любое иное собрание – внеочередным. Годовое собрание акционеров проводится в сроки, устанавливаемые уставом общества. Однако п. 1 ст. 47 Закона об АО определяет границы этого периода: не ранее чем через 2 месяца и не позднее чем через 6 месяцев после окончания финансового года.

АО должно утверждать годовую бухгалтерскую отчетность общим собранием акционеров, если уставом общества это не отнесено к компетенции совета директоров / наблюдательного совета (подп. 11 п. 1 ст. 48 Закона об АО). Однако в соответствии с ч. 2 ст. 18 Закона о бухучете3 отчетность должна быть представлена не позднее 3 месяцев с даты окончания отчетного периода (календарного года). И логично было бы представлять в налоговый орган бухгалтерскую отчетность, прошедшую все корпоративные процедуры ее утверждения. Тогда период проведения именно годового общего собрания акционеров сужается до 1 месяца – марта!

Схема 1

Период проведения годового общего собрания акционеров

СвернутьПоказать
Период проведения годового общего собрания акционеров

А вопросы по организации годового общего собрания акционеров совет директоров должен решить гораздо раньше, чтобы не позднее чем за 20 дней4 до собрания успеть разослать уведомления его участникам о месте, времени и иных аспектах его проведения (п. 1 ст. 52 Закона об АО).

В Примере 1 показан протокол заседания совета директоров, в котором отражено выполнение рекомендаций письма ЦБ РФ от 19.12.2017 № ИН-06-28/60. Он являет собой краткий вариант протоколирования:

  • только кого о чем заслушали (без фиксации хода обсуждения) и 
  • принятые решения с результатами голосования (без демонстрации, кто как голосовал, и каких-то особых мнений).

Если нет конфликта мнений участников, то и нет смысла в отражении в протоколе позиции отдельных членов коллегиального органа. В любом случае степень детализации отражения хода обсуждения и принятых решений на заседании определяется его председателем, а секретарь только исполняет его.

При стандартном оформлении протокола принято сначала приводить пронумерованный перечень вопросов повестки дня, а потом ставить соответствующую цифру и для каждого вопроса указывать как минимум: кого о чем слушали, что решили и как за это проголосовали. Но в нашей ситуации в повестке дня будет только 1 вопрос «Об определении места и продолжительности проведения годового общего собрания акционеров» (отмечен цифрой 1 в Примере 1), а анализ, которого требует от нас Центробанк, мы поместим в раздел «СЛУШАЛИ» (см. цифру 2 там же).

Правда, по результатам анализа проведения предыдущих собраний акционеров не всегда сразу можно выбрать помещение. Если придется арендовать, то сначала надо определиться с его параметрами, а потом еще вести переговоры с владельцами подходящих помещений. В этом случае в первом протоколе совета директоров будут сформулированы параметры для поиска помещения (Пример 1), а позже в другом протоколе зафиксировано окончательное решение – выбрано место проведения ОСА (Пример 2).

Пример 1

Протокол заседания совета директоров о подготовке к проведению общего собрания акционеров

СвернутьПоказать
Протокол заседания совета директоров о подготовке к проведению общего собрания акционеров
Пример 2

Фрагмент протокола заседания совета директоров о созыве годового общего собрания акционеров

СвернутьПоказать
Фрагмент протокола заседания совета директоров о созыве годового общего собрания акционеров
Из статьи «Кто подтвердит решения и состав присутствующих на общем собрании участников ООО?» журнала № 10′ 2017 вы узнаете, как предусмотреть способы удостоверения, чтобы избавиться от дорогостоящих услуг нотариуса, и как потом нужно будет оформлять протоколы общих собраний участников ООО. Если же вы решили проводить собрания в присутствии нотариуса, то поможем его грамотно пригласить, отразить в документах, сориентируем вас и в расценках на его услуги

Сноски

Показать
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  3 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.