Top.Mail.Ru

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.

Илона, для начала расскажите немного о своей компании, чтобы понять основы вашей кадровой политики.

– ÓBI – это немецкая торговая сеть магазинов строительных и хозяйственных товаров, принадлежащая компании OBI GmbH & Co. DeutschlandKG. Сеть включает более 570 магазинов в разных странах, часть из которых работает по франчайзингу. Первый магазин OBI в России открылся в 2003 году. В настоящее время у нас трудится более чем 5 000 сотрудников в 28 магазинах и 12 городах России, в трех разных часовых поясах.

– При автоматизации документооборота мы традиционно сталкиваемся со сложностями его внедрения в кадровое делопроизводство, т.к. во многих случаях Трудовой кодекс РФ прямо требует оформления письменных документов или ознакомления с ними. Каким образом электронный документооборот у Вас «завязан» на отдел кадрового администрирования?

– С 2009 года у нас внедрена 1С ЗУП, в которой настроены блоки учета заработной платы, подбора и обучения персонала. Программа является основным источником данных о структуре компании и работниках и для системы учета рабочего времени, корпоративных порталов, программой электронного документооборота компании в целом. Оставаясь в рамках правового поля, мы по максимуму, там где это возможно, перевели кадровый документооборот в электронный вид. Естественно, все процессы электронного документооборота строим, исходя из требований Трудового кодекса Российской Федерации – строгой кадровой дисциплины, соблюдения сроков и своевременности выплат.

– Расскажите подробнее. Что конкретно было сделано для перехода в систему электронного документооборота?

– Первое, что мы сделали, – автоматизировали цепочку утверждений документов руководством. Ведь самое дорогостоящее время компании – это время наших руководителей. Документы стали утверждаться и визироваться с невероятной скоростью. Если руководителя нет на месте, система автоматически перенаправляет задачу вышестоящему руководству.

Второе – мы отказались абсолютно ото всех форм «бумажных» документов, которые закон не требовал: заявления, внутренние бланки, KPI для премирования и прочее. Все это «ушло» в цифру.

После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, которое позволило отказаться от командировочных удостоверений, мы и это сделали. Для компании с разветвленной региональной сетью – это весьма актуальный вопрос. У нас практически все работники постоянно в пути. Отказ от командировочного удостоверения и перевод абсолютно всех действий, связанных с командировками, в электронный документооборот дали возможность сократить работников в отделе кадрового администрирования, которые раньше этим занимались. Процесс выглядит следующим образом. Работник самостоятельно в системе указывает пожелания по командировке. Эти данные передаются в агентство по организации деловых поездок, а отдел кадрового администрирования компании автоматически из системы электронного документооборота получает...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.