• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2018
  • Рубрика Информационные технологии

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

  • 0 комментариев
  • 20 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
В прошлом году стало известно, что Минтруд России разрабатывает поправки в законодательство, которые позволят работодателям перевести кадровую документацию в электронный вид. Однако уже сейчас некоторые компании активно пользуются законными возможностями системы электронного документооборота в кадрах. Своим опытом с вами делится менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова.


Илона, для начала расскажите немного о своей компании, чтобы понять основы вашей кадровой политики.

– ÓBI – это немецкая торговая сеть магазинов строительных и хозяйственных товаров, принадлежащая компании OBI GmbH & Co. DeutschlandKG. Сеть включает более 570 магазинов в разных странах, часть из которых работает по франчайзингу. Первый магазин OBI в России открылся в 2003 году. В настоящее время у нас трудится более чем 5 000 сотрудников в 28 магазинах и 12 городах России, в трех разных часовых поясах.

– При автоматизации документооборота мы традиционно сталкиваемся со сложностями его внедрения в кадровое делопроизводство, т.к. во многих случаях Трудовой кодекс РФ прямо требует оформления письменных документов или ознакомления с ними. Каким образом электронный документооборот у Вас «завязан» на отдел кадрового администрирования?

– С 2009 года у нас внедрена 1С ЗУП, в которой настроены блоки учета заработной платы, подбора и обучения персонала. Программа является основным источником данных о структуре компании и работниках и для системы учета рабочего времени, корпоративных порталов, программой электронного документооборота компании в целом. Оставаясь в рамках правового поля, мы по максимуму, там где это возможно, перевели кадровый документооборот в электронный вид. Естественно, все процессы электронного документооборота строим, исходя из требований Трудового кодекса Российской Федерации – строгой кадровой дисциплины, соблюдения сроков и своевременности выплат.

– Расскажите подробнее. Что конкретно было сделано для перехода в систему электронного документооборота?

– Первое, что мы сделали, – автоматизировали цепочку утверждений документов руководством. Ведь самое дорогостоящее время компании – это время наших руководителей. Документы стали утверждаться и визироваться с невероятной скоростью. Если руководителя нет на месте, система автоматически перенаправляет задачу вышестоящему руководству.

Второе – мы отказались абсолютно ото всех форм «бумажных» документов, которые закон не требовал: заявления, внутренние бланки, KPI для премирования и прочее. Все это «ушло» в цифру.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.