• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Локальные нормативные акты: можно ли издавать в электронном виде, как подписывать и именовать?

  • 0 комментариев
  • 38 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Поводом для написания статьи стал ряд вопросов читателей, касающихся современной практики издания локальных нормативных актов: какие из них можно создавать только в электронном виде без распечатки на бумагу? кому и как их тогда подписывать? как ознакомить работников с изданным электронным ЛНА? обязательны ли методические руководства организации для ее сотрудников?


СвернутьПоказать
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В нашей компании часто создаются:

1) регламенты / инструкции / памятки, описывающие порядок действий сотрудников. Часть таких документов создается по требованию законодательства или по соображениям руководства в вопросах безопасности;

2) другая часть документов касается принятых бизнес-процессов, стандартных процедур выполнения работы по функционалу. Например, Инструкция по оборудованию рабочего места (когда, кто и как должен его организовать), Правила организации совещаний и т.п. При этом часто такие документы распространяются не на всю компанию, а на отдельные подразделения или вообще только на 1 подразделение.

Проблема, с которой мы столкнулись: все документы проходят утверждение директором. Нужно распечатать и подписать, потом сложить на хранение. Копятся архивы. За несколько лет, которые я работаю в компании, ни разу никому бумажная версия документов из 2-й группы не пригодилась! Но при этом:

  • тратится время директора и сотрудника на встречу для подписания документов;
  • тратятся ресурсы на печать документов.

В последнее время отмечаю тенденцию согласования и утверждения документов по электронной почте.

Вопросы:

  • Почему обязательно подписывать бумажный документ из 2-й категории локальных нормативных актов, которые не зависят от требований законодательства РФ;
  • известны ли компании, практики, когда локальные нормативные акты не печатаются, а хранятся только в электронном виде?
  • что говорит о таких практиках законодательство?

Какие ЛНА можно издавать только в электронном виде?

Действующее законодательство говорит, прежде всего:

  • о полномочиях по подписанию документов, возможности их делегирования;
  • о применении электронных подписей;
  • а также о том, что электронный документ и электронное сообщение (в т.ч. направляемое по электронной почте) являются разными информационными объектами.

Нормативно-методические документы по управлению документами говорят, что документы и информация – это актив организации, который имеет ценность. За его сохранность отвечает руководитель организации.

Уже широко применяются практики издания, хранения, направления на исполнение и рассылки (трансляции) документов исключительно в электронном виде. Организации при этом базируются на концепции управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), согласно которой форма представления оригинала документа определяется сроком его хранения (потому что долго гарантированно сохранять электронные документы мы еще не научились).

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.