• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Локальные нормативные акты: можно ли издавать в электронном виде, как подписывать и именовать?

Поводом для написания статьи стал ряд вопросов читателей, касающихся современной практики издания локальных нормативных актов: какие из них можно создавать только в электронном виде без распечатки на бумагу? кому и как их тогда подписывать? как ознакомить работников с изданным электронным ЛНА? обязательны ли методические руководства организации для ее сотрудников?


СвернутьПоказать
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В нашей компании часто создаются:

1) регламенты / инструкции / памятки, описывающие порядок действий сотрудников. Часть таких документов создается по требованию законодательства или по соображениям руководства в вопросах безопасности;

2) другая часть документов касается принятых бизнес-процессов, стандартных процедур выполнения работы по функционалу. Например, Инструкция по оборудованию рабочего места (когда, кто и как должен его организовать), Правила организации совещаний и т.п. При этом часто такие документы распространяются не на всю компанию, а на отдельные подразделения или вообще только на 1 подразделение.

Проблема, с которой мы столкнулись: все документы проходят утверждение директором. Нужно распечатать и подписать, потом сложить на хранение. Копятся архивы. За несколько лет, которые я работаю в компании, ни разу никому бумажная версия документов из 2-й группы не пригодилась! Но при этом:

  • тратится время директора и сотрудника на встречу для подписания документов;
  • тратятся ресурсы на печать документов.

В последнее время отмечаю тенденцию согласования и утверждения документов по электронной почте.

Вопросы:

  • Почему обязательно подписывать бумажный документ из 2-й категории локальных нормативных актов, которые не зависят от требований законодательства РФ;
  • известны ли компании, практики, когда локальные нормативные акты не печатаются, а хранятся только в электронном виде?
  • что говорит о таких практиках законодательство?

Какие ЛНА можно издавать только в электронном виде?

Действующее законодательство говорит, прежде всего:

  • о полномочиях по подписанию документов, возможности их делегирования;
  • о применении электронных подписей;
  • а также о том, что электронный документ и электронное сообщение (в т.ч. направляемое по электронной почте) являются разными информационными объектами.

Нормативно-методические документы по управлению документами говорят, что документы и информация – это актив организации, который имеет ценность. За его сохранность отвечает руководитель организации.

Уже широко применяются практики издания, хранения, направления на исполнение и рассылки (трансляции) документов исключительно в электронном виде. Организации при этом базируются на концепции управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), согласно которой форма представления оригинала документа определяется сроком его хранения (потому что долго гарантированно сохранять электронные документы мы еще не научились).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.