• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2018
  • Рубрика Права и обязанности

Работа курьера в канцелярии

  • 0 комментариев
  • 26 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Особенность работы курьера в том, что его загруженность в большой степени зависит от других сотрудников. Непосредственному начальнику курьера нужно быть готовым, с одной стороны, занять работника во время простоев, а с другой – помочь ему выстроить приоритеты и не идти на поводу у коллег, которые так и норовят отправить курьера по своим личным или околослужебным делам. Как соблюсти этот баланс? Какие формы заявок на доставку вам помогут? Как принять на работу и занять курьера? Как составить ему инструкцию? Даем ответы на все эти вопросы.


Когда в компании появляется курьер?

Не всем организациям необходимы штатные курьеры. Потребность в них возникает, если:

  • компания ведет активную офлайн-переписку;
  • доставлять некоторые документы приходится исполнителям, секретарям или водителям;
  • существует еще и третий фактор: если часто нужно отправлять кого-то с мелким поручением. Например, забрать рекламные материалы из агентства, купить букет для поздравления министра, отвезти каталоги и образцы продукции потенциальному клиенту…

Чем чаще возникают такие потребности, тем быстрее в компании появляется «специальный» работник. Хотя основной его задачей все-таки является доставка корреспонденции.

До коллег нужно донести, что появление в канцелярии курьера совсем не означает, что письма теперь будут волшебным образом материализовываться у адресатов в удобное для отправителя время. Чтобы работа курьера была эффективной, он должен работать системно. Приведем перечень основных функций, которые можно поручить курьеру:

  • доставка корреспонденции нарочным способом;
  • выполнение мелких поручений за пределами офиса;
  • подготовка к отправке почтовой корреспонденции (регистрация, фальцовка, конвертирование, создание реестров);
  • отправка документов по почте, если у компании не заключен договор на корпоративное обслуживание с «Почтой России» или другой курьерской службой;
  • отслеживание почтовых уведомлений о доставке писем, подшивание их в дело, обработка «возвратных» писем;
  • составление заявок на конверты и почтовые бланки;
  • передача документов внутри компании.
Как отличить разъездной характер работы от командировок или работ в пути, в полевых условиях, вахтовым методом? Вы поймете, как соответствовать требованиям законодательства, если в вашей организации есть курьеры или иные работники «разъездного характера», какие документы обязательно надо издать, а какие – желательно, как их грамотно составить. Узнаете о штрафах за ошибки в документальном оформлении трудовых отношений с такими работниками. Читайте статью «Разъездной характер работы» журнала № 3′ 2018

Отслеживаем: что и когда, откуда и куда

О выполнении своей работы курьер должен отчитаться.

Если он доставляет документы лично получателю, то это всегда исходящее письмо с визовым экземпляром (или комплект документов с сопроводительным письмом в 2 экз., в котором указан состав направляемых «ценностей» обычно в списке приложений, – см. Примеры 1 и 2).

На этом экземпляре отправителя принимающая организация ставит отметку о приеме – по общим делопроизводственным правилам это только входящий номер с датой, он проставляется полностью от руки либо с использованием штампа (см. отметки «1» в Примерах 1 и 2). Данный экземпляр затем подшивается в дело организации-отправителя.

В статье «Выбираем курьерскую службу» журнала № 2 и № 3 в 2018 г. мы сравниваем цены и состав услуг основных игроков этого рынка
Пример 1

Фрагмент сопроводительного письма (наименование приложения указано в тексте письма, остальные сведения в отметке о наличии приложения)

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.