• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Осторожно, персональные данные работников!

Какие персональные данные работников копятся у работодателя? Оказывается, получать согласие у сотрудников на обработку их персональных данных надо далеко не всегда – когда это придется делать? Опубликован образец такого согласия. Какие еще мероприятия организация обязана провести для защиты персональных данных? И какие штрафы грозят ей и ее должностным лицам за нарушения в этой сфере?


Вспомним основные понятия из ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных):

  • персональные данные (ПД) – ​это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных);
  • обработка персональных данных – это любое действие или их совокупность, совершаемая с персональными данными (с использованием средств автоматизации или без них), включая: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
  • оператор – лицо, которое организует или осуществляет обработку ПД (в нашем случае им обычно является работодатель).
См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018
См. статью «Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив» журнала № 4′ 2018
См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

На протяжении всего периода работы в организации как минимум в отделе кадров и бухгалтерии копятся документы, содержащие персональные данные каждого сотрудника. Они есть:

  • в резюме (при его наличии);
  • анкете и автобиографии, которые работник заполняет на этапе собеседования (при наличии);
  • заявлении о приеме на работу (при наличии);
  • трудовом договоре;
  • трудовой книжке;
  • личной карточке;
  • документах воинского учета;
  • копиях паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов об образовании, квалификации, наличии специальных знаний, свидетельств о браке и рождении детей;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • приказах по личному составу;
  • заявлениях работника;
  • служебных, докладных, объяснительных записках и пр.

Режим конфиденциальности

Работа со всеми перечисленными документами должна производиться в режиме конфиденциальности, который устанавливается локальным нормативным актом (ЛНА). Этот документ относится к тем, что обязательно должны быть в компании. Но вы можете как издать для этих целей специальное Положение о работе с персональными данными1, так и включить соответствующий раздел в иной ЛНА (например, в Положение о персонале).

См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

Затем необходимо назначить ответственное за организацию обработки ПД лицо, издав соответствующий приказ.

После чего необходимо издать приказ об определении круга лиц, имеющих право доступа к ПД работников и, наконец, взять с них обязательство о неразглашении персональных данных как вне, так и внутри компании.

Обработкой документов с персональными данными в основном занимаются кадровики, работники службы делопроизводства и архива организации, а также приглашенные специалисты (иногда в помощь архивариусу для оформления документов на хранение нанимают специалистов из сторонних организаций – и они, прежде чем войти в архив, должны подписать обязательство о неразглашении).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.