• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Выхода каких нормативных документов «из-под крыла» Росархива ожидать в 2018 году

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 3495 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Узнайте, что поменяется в нормативной базе делопроизводства и архивного дела на федеральном уровне в ближайшее время. Росархив уже подготовил внушительный комплект документов (некоторые из них находятся на последней стадии созревания, многие являются обновлением уже действующих регламентирующих документов). Речь пойдет о Перечне типовых управленческих архивных документов со сроками хранения и аналогичном Перечне для кредитных организаций, о Правилах организации хранения архивных документов, о Примерной инструкции до делопроизводству, о Примерных положениях об архиве организации и экспертной комиссии, о ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов и других проектах Росархива.


Какие документы ждать

Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции государственной политики и нормативно-правового регулирования в сфере архивного дела и делопроизводства, является Федеральное архивное агентство России (Росархив).

Согласно Плану научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ Росархива на 2018 год1 проводится работа над рядом нормативных документов (какие-то из них требуют внесения изменений, а какие-то нуждаются в полной переработке). После их принятия организациям придется привести в соответствие новым правилам свою локальную нормативную базу. Поэтому важно сориентироваться, на какую тему «ждать вестей», чтобы придержать или наоборот ускорить какие-то процессы в своей организации.

Более того, есть вероятность, что к моменту выхода этого номера журнала из типографии или его получения вами, некоторые из описанных нами нормативных документов Росархива уже будут приняты.

Итак, каких документов нам ждать?

Рисунок 1

Местоположение проектов документов, подготовленных Росархивом, в т.ч. проходящих процедуру общественного обсуждения

Свернуть Показать
Местоположение проектов документов, подготовленных Росархивом, в т.ч. проходящих процедуру общественного обсуждения

Перерабатываются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Доработка этих Правил по итогам общественного обсуждения планируется в ноябре 2018 года.

См. новость «О разработке механизмов повышения эффективности контрольно-надзорной деятельности Росархива в сфере архивного дела» журнала № 5′ 2018

Еще один важный для нас документ – Перечень типовых архивных управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций – также перерабатывается. Проект его обновленного варианта 30.03.2018 был размещен на официальном сайте Росархива http://archives.ru в разделе «Документы» (см. «2» на Рисунке 1) для общественного обсуждения и сбора мнений до 1 мая 2018 года.

Проект документа подготовлен с учетом изменений, произошедших в российском законодательстве. Оптимизирован состав документов. Статьи Перечня в ряде случаев укрупнили, включив в них различные виды документов, относящиеся к одному вопросу и имеющие общий срок хранения2. Схема систематизации документов в Перечне не поменялась. Перечень не содержит указаний, на каком носителе создается документ, т.к. срок сохранения информации не зависит от вида носителя информации.

С течением времени любой нормативный документ нуждается в уточнении и актуализации. К сожалению, в указанные выше документы внести изменения стало невозможно по той причине, что они были утверждены Министерством культуры РФ, а теперь (в связи с переподчинением Росархива Президенту РФ) министерство утратило полномочия по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела (перешли к Росархиву). Поэтому Минкультуры России не правомочно вносить изменения в ранее утвержденные им документы этой тематики. И Росархив не может внести изменения – в силу того, что не он их первоначально утверждал. Вот почему данные документы после переработки будут утверждены Росархивом как новые нормативные акты. Хотя, конечно, эта юридическая казуистика сама по себе не повлияет на содержание данных документов.

Завершается работа над проектом Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения. Росархив и Банк России издали совместный приказ № 11/4274-У об утверждении проекта этого Перечня еще 26.01.2017. Но он натолкнулся на организованное сопротивление.

Основная проблема Перечня, по мнению банковского сообщества, заключалась в том, что он неправомерно и существенно увеличил сроки хранения на целый ряд видов документов. А это повысило бы расходы кредитных организаций на документационное обеспечение деятельности, привело бы к лишней нагрузке на бизнес.

Кроме того, новый вариант Перечня конфликтовал с уже действующим законодательством (его проект начал готовиться более 5 лет назад).

Подробный аргументированный анализ проблем Перечня со ссылками на конкретные положения законодательства был подготовлен ведущими специалистами из числа сотрудников коммерческих банков, а возглавила этот процесс Ассоциация российских банков. В результате «удалось достучаться» до руководства Банка России и уже утвержденный Перечень «тормознули», отозвав его из Минюста России с процедуры госрегистрации. После чего кропотливая работа над ним продолжилась в основном силами Банка России и банковского сообщества. Это можно считать положительным примером: контролирующий орган прислушался к мнению своих подопечных.

В 2018 году должны выйти такие ожидаемые архивным сообществом документы, как:

  • Примерное положение об архиве организации (предыдущее было утверждено еще в 1992 году) и
  • Примерное положение об экспертной комиссии организации (предыдущее датировано 1995 годом).

Данные документы уже прошли общественное слушание.

Первое из этих положений определяет статус архива организации, устанавливает его функции и права, помогает разобраться с составом документов, находящихся на хранении в архиве организации. А второе – определяет цели создания, функции и права экспертной комиссии. Оба положения предназначены для государственных и коммерческих организаций.

Кроме того, уже подготовлены и готовятся к утверждению следующие документы, более узкие по сфере действия:

  • Типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа;
  • Примерное положение о центральном архиве государственного органа;
  • Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела;
  • Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива;
  • Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации.

Также завершена работа над проектом Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях. Она тоже ждет своего утверждения.

Данный документ пополнит нормативную базу, регламентирующую делопроизводство государственных организаций, являющихся и неявляющихся источниками комплектования государственных / муниципальных архивов.

До его вступления действуют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

Хотелось бы пояснить, почему образовался некоторый нормативный «вакуум» по делопроизводственным вопросам, особенно для коммерческих организаций. С принятием Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Росархив утратил функции нормативного регулирования вопросов делопроизводства. В соответствии с Положением о Росархиве 2004 года агентство обладало полномочиями только по согласованию инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти. С переподчинением Росархива непосредственно Президенту и утверждением для него нового Положения (Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293) он приобрел новые полномочия, поэтому стоит надеяться на активизацию работы в этом направлении.

Более подробно о содержании новой Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях лучше говорить после ее полного утверждения. Ведь она еще должна пройти процедуру регистрации в Минюсте России. Практика показала, что на данном этапе документ порой претерпевает ощутимые изменения. Поэтому сегодня трудно сказать, какую Инструкцию мы увидим в окончательной редакции.

Но уже сегодня понятно, какие сферы делопроизводственной деятельности она будет регулировать:

  • состав документов организации;
  • в приложении показаны формы основных бланков документов;
  • даны общие требования к изготовлению документов, определен состав и оформление реквизитов документов;
  • указаны основные принципы организации документооборота в организации;
  • регламентируются контроль исполнения документов, работа исполнителя с документами;
  • разработка и ведение номенклатуры дел организации, проведение экспертизы ценности документов, подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив организации;
  • изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.

Особо стоит отметить, что Инструкция закрепляет правило: индивидуальные инструкции по делопроизводству должны быть разработаны в каждой организации. Но т.к. Инструкция обязательна только для госорганизаций, то и данное положение касается только их. Коммерческие организации могут использовать ее как методический документ, из которого можно позаимствовать удачные идеи и формулировки.

Мнение
Свернуть Показать
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях будет утверждаться как один из первых нормативных правовых актов в связи в полномочиями Росархива в области руководства делопроизводством. В связи с этим к ней привлечено большое внимание.

Она опирается на действующую нормативную базу в области организации работы с документами и отчасти дублирует некоторые положения:

  • Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями 2016 г.);
  • Правил работы архивов организаций (2015 г.);
  • национального стандарта на оформление организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016;
  • Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (2009 г.)
  • и даже Рекомендаций по разработке нормативных документов по ДОУ (разработка ВНИИДАД, 2006 г.);
  • из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России (от 27.05.2015 № 186/258) в Примерную инструкцию перенесена форма визуализации электронной подписи, которая применяется в МЭДО.

Таким образом, Примерная инструкция поддерживает преемственность и даже некоторую консервативность технологии делопроизводства, которая развивается вместе с государственным управлением и зависит от него.

Она является неким прототипом Инструкции по делопроизводству для всех государственных организаций независимо от организационно-правовой формы. На ее основе достаточно легко будет разрабатывать индивидуальные инструкции по делопроизводству, причем и органам местного самоуправления, и коммерческим организациям, которые всегда берут пример с государственных требований в области делопроизводства, чтобы не мучиться с «изобретением собственного велосипеда».

Еще один ожидаемый в ближайшее время документ – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Он был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и должен был вступить в силу 1 июля 2017 года взамен предыдущего ГОСТ на оформление организационно-распорядительных документов 2003 года. Но в новом ГОСТ было замечено множество ошибок и было принято решение отложить его вступление в силу на целый год (на 1 июля 2018 г.).

Анализ ошибок, допущенных в новом ГОСТ на оформление ОРД, есть в статье «Введение в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 откладывается» журнала № 7′ 2017

Тернистый путь стандарта на этом не окончился. Возникла проблема с употреблением шрифтов для оформления документов. Изначально там значились Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri, что посчитали неприемлемым. Перед нашей страной стоит задача импортозамещения, в т.ч. в сфере компьютерных технологий. Следовательно, импортные шрифты надо заменять на отечественные. Но, к сожалению, по ряду причин сделать это не представляется возможным. Какой путь найдут разработчики для выхода из данной ситуации, посмотрим, когда выйдет стандарт.

А вот работа над Требованиями к системам электронного документооборота органов государственной власти находится в самом начале, и здесь планируется произвести кардинальные изменения. Для этого создали даже специальную межведомственную рабочую группу с привлечением независимых экспертов. Так что этот документ мы, видимо, получим не скоро.

Чтобы быть в курсе

Если вы хотите быть в курсе событий, то следите за новостями на официальном сайте Росархива в разделе «Новости» (см. «1» на Рисунке 1). Сами проекты нормативных актов выкладываются в раздел, отмеченный «2» на том же Рисунке.

Если проект выкладывается для общественного обсуждения, то в соответствующей новости говорится об этом и указывается адрес электронной почты, на который вы можете присылать свои замечания и предложения (обычно это адрес ответственного исполнителя). Полученные замечания потом обрабатываются, и принимается решение, какие правки дополнительно внести в проект документа. Именно так сейчас организована работа.

Мнение
Свернуть Показать
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Когда внимательно читала проект новой редакции «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (был размещен на сайте Росархива в конце марта с приглашением присылать замечания до 1 мая 2018), не смогла сразу сообразить, что же меня в нем напрягает. После очередного прочтения наконец поняла – Перечень пытается объединить трудносовместимые нормы из разных «блоков» нормативных правовых актов, которые регулируют разные ситуации и деятельность разных типов организаций даже там, где этого делать не стоило бы. Например, у нас по-разному регулируется:

  • система государственного и муниципального управления;
  • деятельность коммерческих организаций от момента их создания до ликвидации (причем для большинства организационно-правовых форм изданы собственные законы, требования которых в отношении схожих ситуаций могут существенно различаться). Данный пласт регулирующих документов практически никак не пересекается с тем, что регламентирует деятельность государственных органов;
  • блоки по отдельным направлениям (таким как бухгалтерский и налоговый учет, трудовые отношения и т.п.). Требования к документированию в рамках каждого блока чаще всего едины для госструктур и коммерческого сектора, хотя и тут есть исключения (например, к оформлению трудовых отношений с госслужащими предъявляются повышенные требования).

И вот представьте себе, что из всего этого огромного массива требований к документированию вырваны отдельные виды документов и собраны «в общие кучки» в Перечне. Понятно, что значительная часть статей Перечня не вызовет вопросов и споров, в первую очередь там, где речь идет о традиционных управленческих документах родом еще из Советского Союза. Но как только речь заходит о более свежих документах коммерческих организаций, взятых из современного законодательства, вопросы возникают на каждом шагу.

С моей точки зрения, традиционная идеология разработки и использования Перечней такого типа безнадежно устарела. Сейчас изменения в законодательстве, в т.ч. к требованиям документирования деятельности как государственных органов, так и коммерческих организаций, идут, что называется, «без перерыва на обед». В этих условиях давно пора поменять концепцию разработки, актуализации и использования Перечней.

Пытаться составить вручную силами двух-трех человек Перечень, охватывающий все виды управленческой документации во всех сферах деятельности, нереально! У нас в 2018 году собираются вновь переписать десятки основополагающих законов, включая Гражданский кодекс. От печатного Перечня нужно переходить к созданию и непрерывному ведению постоянно актуализируемой базы данных.

Необходимо таким образом продумать процедуру установления сроков хранения, чтобы перед включением в нормативную базу срока хранения какого-либо документа его сначала надо было бы официально согласовать с Росархивом. Если не хватает собственных идей о том, как это можно сделать, существует соответствующий зарубежный опыт, которым можно воспользоваться.

Я бы также предложила подумать над тем, чтобы принять решение о разработке Перечня частями небольшого объема, посвященными отдельным направлениям деятельности, – как это было у нас в прошлом веке при разработке самых первых Перечней и как это делается сегодня во многих странах мира. Современная реальность такова, что ни Росархив, ни ВНИИДАД не имеют в своем распоряжении необходимого количества специалистов, чтобы разом качественно подготовить Перечень в полном объеме. Тогда надо брать на вооружение новые методы.

Мнение
Свернуть Показать
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Общественное обсуждение проекта новой версии Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения началось недавно и вызвало активную реакцию в профессиональном сообществе.

Руководители организаций и под их влиянием руководители служб делопроизводства порой даже высказывают мнение, что Перечень не нужен, потому что хранение документов можно будет в ближайшем будущем осуществлять исключительно в электронной форме в базах данных, которые можно копировать, конвертировать, осуществлять миграцию в связи с обновлением платформы и т.п., и таким образом хранить любые документы столько, сколько нужно организации.

Но в отечественном и в международном опыте сложилось правило, что выбор формы представления (носителя) документа зависит от срока его хранения.

В соответствии с положением о Росархиве, функция утверждения типовых перечней документов со сроками хранения и инструкций по их применению является одной из важнейших.

Проект новой версии Перечня, к сожалению, опубликован без указаний по его применению, что не способствует лучшему пониманию:

  • схемы классификации категорий документов / дел;
  • обоснования принципов отнесения одной и той же категории и видов документов (договоры, доверенности, протоколы, положения и т.п.) к разным разделам Перечня в связи с обеспечением разных функций управления;
  • и, наоборот, обоснования объединения в одну статью Перечня (например, статья 8) только по видовому признаку категорий документов «правила, инструкции, регламенты, стандарты, порядки, положения, классификаторы, рекомендации, кодексы»;
  • формулировок наименований категорий документов и дел и т.п.

Сроки хранения категорий документов должны быть еще раз проверены с учетом их взаимосвязи и взаимозависимости.

Ситуации издания документов, их реальный документооборот, а также необходимость публикации документов на сайтах в форме электронных копий или открытых данных пока не нашли полного отражения в проекте Перечня:

  • остаются непонятными сроки хранения информации в единых / базовых государственных информационных ресурсах (общего упоминания в статье 17 баз данных (справочных, полнотекстовых) по нормативным распорядительным документам организации явно недостаточно);
  • кроме того, для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления важен срок хранения и бумажных оригиналов издаваемых ими нормативных правовых актов, и их электронных копий (опубликованных на сайте госоргана или нет);
  • для Минюста России дополнительно важен срок хранения зарегистрированных бумажных копий (по месту регистрации, а не по месту издания) и электронных версий / экземпляров, подлежащих государственной регистрации и официальному опубликованию в той или иной форме.

Сроки хранения электронных копий документов в составе фондов пользования, системных протоколов (которые должны храниться столько же, сколько и сами электронные документы) и другие аспекты управления документами, существующими в электронной форме, практически не отражены в статьях Перечня.

В нем постарались отразить сроки хранения документов, которые установлены действующим законодательством. Это касается и Закона об архивном деле (от 22.10.2004 № 125-ФЗ), который изменил сроки хранения документов по личному составу (теперь часть из них надо хранить не 75 лет, как раньше, а 50). Но в Перечне сроки хранения таких документов обозначены вариативно «50 / 75 л.» без пояснений, как это понимать и применять.

Установленный Перечнем 5-летний срок хранения доверенностей нуждается в комментариях в связи с возможностью их бессрочного действия (в связи с изменениями Гражданского кодекса РФ), соответственно и Журнал регистрации «генеральных» доверенностей должен быть не с 5-летним, а с постоянным сроком хранения. Кроме того, доверенности на право участия в общем собрании акционеров и на право голосовать по конкретному вопросу повестки дня формируются в дело с протоколами общего собрания – в практике корпоративного управления они хранятся постоянно по «старшему» сроку хранения протоколов.

Перечень заслуживает внимательного анализа. Кроме сокращения объема статей с 1003 до 675, обращает на себя внимание изменение названий некоторых разделов, их «осовременивание». Но в целом типовые управленческие функции в том же составе и в той же последовательности в новом Перечне продублированы из предыдущего Перечня 2010 года.

В разделе 1 «Организация системы управления» появились новые наименования подразделов:

1.1. Нормативное правовое обеспечение деятельности.

1.2. Распорядительная деятельность.

1.3. Организационные основы управления.

1.3.1. Создание (ликвидация) организаций.

1.3.2. Организация деятельности.

1.3.3. Управление имуществом организации.

1.4. Контроль.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.

По замыслу, очевидно, предполагалось, что общеуправленческая функция «организация системы управления» присутствует и в государственных организациях, и в коммерческих. Но перечисление в одной общей статье (ст. 58) документов по проведению заседаний коллегий, торжественных приемов и собраний акционеров воспринимается неоднозначно.

Лицензии, реестры, свидетельства об аккредитации, сертификаты и т.п. документы должны иметь разные сроки хранения в лицензирующем органе (который их выдает) и в лицензированной организации (которая их получает в форме документа или даже заверенной выписки из соответствующего реестра).

В подразделе 1.3.3 объединено управление такими разными по сути активами, как, например, земельные участки и акции, паи, доли владения бизнесом. Все-таки в разделе об организации системы управления напрашивается выделение самостоятельного подраздела о корпоративном управлении. Это позволит гармонизировать статьи данного Перечня со статьями Перечня документов со сроками хранения для кредитных организаций, которые являются акционерными обществами и действуют в соответствии с нормами корпоративного управления, задаваемыми таким регулятором, как Банк России.

В раздел 4 «Учет и отчетность» дополнительно внесены самостоятельные подразделы 4.1.3 «Учет и отчетность оплаты труда» и 4.1.4 «Налогообложение», которые фактически предназначены для бухгалтеров и специалистов кадровых служб.

В разделе 8 «Кадровое обеспечение» обращают на себя внимание обходные листы, обязательность которых не предусматривает трудовое законодательство, но статья 425 Перечня предписывает их хранить 3 года. А вот в статье 429 зафиксирован намек на состав документов личного дела, что будет актуальным для организаций, разрабатывающих правила формирования таких дел.

На самые актуальные и часто задаваемые вопросы о сроках хранения приказов, в т.ч. приказов по личному составу, Перечень дает ответы в соответствии с законодательством об архивном деле, но позволяет снижать сроки хранения приказов о взысканиях до 1 года (что соответствует требованиям трудового законодательства). А по отношению к приказам по основной деятельности вопрос остался – надо ли хранить справки, сводки, информации, доклады и другие подобные материалы к ним вместе с подписанными приказами по основной деятельности постоянно? Ведь в статье 24 установлен 1 год хранения проектов приказов и материалов к ним. Таким образом, статьи 23 и 24 проекта Перечня нуждаются в доработке и конкретизации категорий и видов документов, подлежащих постоянному хранению.

Это, пожалуй, те неурегулированные моменты, с которыми столкнется основная масса пользователей Перечня, если в его окончательной редакции они разрешены не будут.

С нетерпением ждем конца обсуждения и вступления в силу наиболее важных нормативных актов, чтобы объяснить вам, как их применить на практике, что нужно изменить в своей работе.

См. статью «Переход на электронные кадровые документы: что сделано и чего ждать» журнала № 5′ 2018
См. статью «Управление рисками и документами: новый ГОСТ Р 57551-2017» журнала № 5′ 2018
См. новость «О разработке механизмов повышения эффективности контрольно-надзорной деятельности Росархива в сфере архивного дела» журнала № 5′ 2018

Сноски

Показать
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  3 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.