Электронное кадровое делопроизводство: как суды относятся к электронным заявлениям работников

Несмотря на то что на законодательном уровне переход на электронные кадровые документы для всех работников пока только планируется, они уже активно используются при оформлении трудовых отношений, что достаточно ярко отражает судебная практика, которая, с одной стороны, показывает, что реально происходит в обществе и как применяется действующая нормативная база, а с другой – позволяет выявить проблемы в управлении кадровыми документами, возможности и риски их использования в электронном виде.

Отметим, что в настоящее время идет непрерывное реформирование всей системы государственного управления и деловой деятельности, вслед за которыми меняются и законы. В результате в законодательстве постоянно возникают «серые зоны» – вопросы, которые либо не в полной мере урегулированы в законах и других нормативных правовых актах, либо такое регулирование, хотя и существует, но успело отстать от реалий современной жизни.

Именно в такой ситуации позиции судов по тем или иным правовым вопросам начинают играть важную роль. Суды интерпретируют законодательство там, где нормы еще не сложились или сформулированы недостаточно четко. Это касается в т.ч. и вопроса использования электронных документов в кадровом делопроизводстве. В ряде случаев сначала складывается судебная практика, которая затем закрепляется в законодательстве.

Отметим также, что в бумажную эпоху эффективно провести анализ правоприменительной практики было сложно, тем более что обычно вопросы управления документами специально в судебных решениях не рассматриваются – соответствующие сведения приходится собирать «по крохам». Появление снабженных развитыми средствами поиска общедоступных полнотекстовых электронных баз данных судебных решений сделало возможным выявление и анализ связанных с вопросами управления документами сведений, которые рассеяны по миллионам документов.

Ресурсы в открытом доступе, которые были использованы для проведения поиска судебных решений, включают:

• сайты судов общей юрисдикции;
• Справочно-правовую систему «Консультант Плюс» – 8,2 млн судебных решений;
• Справочно-правовую систему «Гарант» – 45 млн судебных решений;
• Государственную автоматизированную систему РФ «Правосудие» – 72 млн судебных решений;
• Интернет-ресурс «Судебные и нормативные акты РФ» (СудАкт)¹ – 120 млн судебных решений.

Давать оценку электронным документам как доказательствам судам приходится в различных конфликтных ситуациях. Чаще всего это споры, непосредственно затрагивающие интересы работников, – они связаны либо с их увольнением, либо с привлечением к дисциплинарной ответственности. Рассмотрим, юридическая сила каких электронных документов в трудовых отношениях подвергалась сомнениям.

См. новость «В трудовом споре доказательством стали внутренние протоколы действий пользователей в СЭД» журнала № 6′ 2018

См. новость «Справка о зарплате для предоставления в ПФР выдана на основании электронных лицевых счетов» журнала № 6′ 2018

Выделить можно 3 большие категории видов электронных документов, вопросы о правомочности которых поднимаются в судах:

• заявления (об увольнении, отзыве заявления об увольнении, предоставлении отпуска);
• уведомления (об увольнении, отсутствии вакантных должностей);
• приказы (об увольнении, сокращении).

Помимо этого, на оценку Фемиды стороны трудовых отношений выносят:

• данные из электронных систем фиксации (электронных пропусков);
• электронную переписку.

Начнем с оценки судами заявлений, поданных в электронном виде.

Заявления в трудовых отношениях

Документирование трудовых отношений в нашей стране строится, прежде всего, на основе норм Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), в котором достаточно детально установлен порядок взаимодействия работодателя и работника. При этом инициатива такого взаимодействия может исходить как от работодателя, так и от работника.

В большинстве случаев инициатива работника по совершению какого-либо действия, связанного с его трудовой деятельностью, фиксируется в заявлении. В ТК РФ термин «заявление» упоминается более 70 раз, в т.ч. в ст. 80, 84.1, 89, 122, 124–128, 131, 229.1.

Из всех многочисленных видов заявлений работников, предусмотренных трудовым законодательством, мы решили остановиться на двух, которые используются при увольнении работника по собственному желанию. Это обусловлено тем, что достаточно часто данный этап трудовых отношений становится объектом судебных споров, особенно в тех случаях, когда работодатель принуждает работника к увольнению или явным образом нарушает его права. Кроме того, мы рассмотрим вопрос об использовании электронного заявления о предоставлении отпуска за свой счет.