• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2018
  • Рубрика Информационные технологии

Современный арсенал персонального ассистента

  • Рейтинг 3.66
  • 0 комментариев
  • 1230 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Это обзор полезных в работе гаджетов и программ, которые существенно повысят вашу мобильность и производительность. Они помогут планировать рабочее время на принципиально новом уровне, чем в бумажном ежедневнике (с учетом приоритета задач, синхронизации на разных мобильных устройствах, порой просто надиктовывая, а не записывая дела); протоколировать встречи; преобразовывать голосовые сообщения в печатный текст; быстро переводить в электронный вид наброски и схемы, сделанные от руки; вести бюджет представительских расходов; заказывать авиабилеты и такси, составляя оптимальный маршрут передвижения.


Такова жизнь

Мы живем в удивительное время – все ускоряется. Причем процесс этот настолько быстрый, что иногда, сами того не подозревая, мы ложимся спать в одном мире, а просыпаемся в другом :) Не парк юрского периода, конечно, но бегать приходится постоянно, чтобы хотя бы идти в ногу со временем.

У руководителей высших уровней задача гораздо сложнее – им необходимо опережать время! Чтобы вести за собой людей и развивать бизнес. Ведь современный руководитель – это лидер, отличающийся интеллектом, гибким мышлением, аналитикой, организаторскими способностями, эмоциональной зрелостью и работоспособностью. И, конечно же, он нуждается в проводнике своих идей, задач – в человеке, который возьмет на себя решение многих проблем, освободит от бремени текучки, а самое главное, сможет предоставить ему ценнейший ресурс – свободное время. Вот об этом человеке и хотелось бы поговорить.

Мой опыт показывает, что персональный ассистент в современных условиях – это практически человек-паук в деловом костюме: вот он сидит, не вызывая ни у кого интереса, и тихонечко сводит аналитический отчет, а через 3 минуты уже собирает директоров на срочной планерке, а еще через полчаса забирает документы у нотариуса, попутно делая рассылку протокола утреннего собрания, параллельно назначая вечернюю встречу с деловым партнером руководителю и само собой, решая еще с десяток «надо срочно», «дедлайн вчера», «поставьте задачу» и т.д. Как правило, на деле современный помощник совмещает функции нескольких специалистов: от секретарских до заместительских, а сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Поэтому очень важно, чтобы ассистент сам четко формировал пул своих задач, как ежедневных, так и долгосрочных, и умел в соответствии с планом их выполнять. Я в работе с задачами всегда использую матрицу Эйзенхауэра, разделяя дела по категориям срочно / несрочно и важно / неважно (см. Схему 1):

  • сначала приступаю к решению срочных / важных,
  • далее срочных / неважных и важных / несрочных,
  • напоследок оставляя несрочные / неважные дела.
Схема 1

Матрица приоритетов по Эйзенхауэру

Свернуть Показать
Матрица приоритетов по Эйзенхауэру
Подробнее про расставление приоритетов по матрице Эйзенхауэра читайте в статье «Время успевать, или Сказки о потерянном времени» журнала № 10′ 2017

И никогда не забываю о том, что есть поручения, которые можно делегировать секретарям, курьерам, юристам, бухгалтерам. Помните, помощник – это не рядовой сотрудник, а лицо, представляющее интересы ТОП-менеджмента компании, и привлекать на решение вопросов руководства других сотрудников можно и нужно! Во избежание возможных конфликтов стоит проверить локальные акты компании: прописаны ли там ваши полномочия. И если нет, то следует инициировать соответствующие дополнения.

Если раньше в стандартный «пакет услуг» ассистента входили административная поддержка руководителя и выполнение личных поручений, то сейчас этот функционал, по моему профессиональному опыту, не заполняет и 50% рабочего времени. Работа ассистента становится более ориентированной на поддержку бизнес-блока руководителя: ведение проектов, помощь в контроле и развитии новых направлений, участие во встречах с партнерами. Происходит это в первую очередь из-за того, что помощниками зачастую становятся люди с высшим финансовым, юридическим образованием, многие проходят дополнительное бизнес-обучение. Их опыт и квалификация позволяют вникать в тонкости ведения бизнес-процессов и самостоятельно контролировать работу сотрудников, задействованных в проектах. Руководителю становится легче взаимодействовать со многими сотрудниками именно через одну «точку входа» – ассистента.

Новые технологические решения для работы

В последние годы работа физически переходит из формата «5 / 2 с 9:00 до 18:00» в формат «24 / 7 / 365». При подобных условиях человек в прямом смысле слова «живет с работой», т.е. она настолько глубоко проникает в нашу жизнь, что разграничить рабочий день и выходной или отпуск уже невозможно. Необходимо всегда быть на связи, в любой точке земного шара отвечать на звонки и почту, а в случае помощника руководителя – быть готовым решить любой экстренный вопрос сиюминутно без промедления. Как в таком графике быть продуктивным? Как эффективно выстроить свой день так, чтобы все успеть, ничего не упустить?

Для начала предлагаю разобраться со сферами деятельности помощника – блоками задач и направлений. Как правило, среди них оказываются:

  • административный блок – организация рабочего дня руководителя, ведение календаря, планирование и назначение встреч, протоколирование, прием корреспонденции и звонков;
  • бизнес-задачи – постановка и контроль задач по проектам, сбор отчетов подразделений, проверка и предоставление их руководителю;
  • личный блок – выполнение личных поручений руководителя, тревел-поддержка;
  • другие блоки (например, курирование определенных подразделений).

Помимо этого ежечасно поступают вопросы и задачи из блока «одноразовые поручения», они могут быть срочными и не очень.

На мой взгляд, чтобы держать руку на пульсе 24 / 7 / 365, недостаточно вести список задач по каждому направлению в обычном ежедневнике (да и наверняка этим методом уже многие не пользуются). Наш высокотехнологичный мир предлагает огромное количество решений в виде техники, гаджетов, программ, которые существенно облегчают работу и жизнь, а прекрасное свойство – синхронизация компьютеров, планшетов, телефонов – позволяет везде и всегда быть на связи по электронной почте и мобильному телефону, посредством мессенджеров (с мгновенным обменом сообщениями – WhatsApp, Viber, Skype).

См. новость «Правила хранения операторами связи текстовых, голосовых и иных сообщений пользователей» журнала № 6′ 2018
«Железо»

Наверное, у каждого помощника руководителя на вооружении стоят планшеты и минибуки. Что касается меня, то приходилось работать на представителе Android (минибуке Levono Tab) и iPad. Свое предпочтение отдала второму: мне он показался логичнее и быстрее. Заряд батареи они держат примерно одинаково, хотя встречаются планшеты на платформе Android с повышенной емкостью батареи, которая в 2, а то и 3 раза превышает емкость батареи iPad (и в этом их очевидное преимущество). В целом работать с почтой или приложениями можно и там, и там.

Однако сложно проигнорировать достаточно весомый набор техники Apple, который мы с коллегами, улыбаясь, называем «Вместо тысячи рук»: smart-часы, беспроводная гарнитура, беспроводная зарядка, флеш-накопители. Аналогичная техника есть и у других производителей, но поскольку пользуюсь этой, опишу именно ее специфику.

Умные часы Apple Watch. Скажу честно, не представляю свою жизнь и работу без них: возможность на ходу ответить на сообщение или звонок, просмотреть напоминание, назначить новую встречу в календаре или спросить Siri адрес ресторана для встречи, не нося постоянно с собой по офису телефон, – существенно облегчает рабочий процесс помощника. Кстати, сейчас часы стали водонепроницаемыми, что тоже является плюсом.

И маленький лайфхак на заметку: часто мы принимаем участие во встречах или переговорах, которые необходимо запротоколировать (или просто законспектировать какие-то важные куски), но пользоваться традиционной аудиозаписью неудобно. Тут на помощь и приходят умные часы. По неизвестным нам причинам, встроенное в iOS приложение «Диктофон» почему-то не имеет поддержки Apple Watch. Но не стоит беспокоиться – просто загрузите бесплатное приложение Just Press Record. Оно поможет записать, сохранить и синхронизировать записи между всеми устройствами и является отличным инструментом для помощников. Запись можно сохранить в iCloud. Но самая главная полезность этого приложения – распознавание речи и перевод аудиофайла в текстовый формат! Приложение поддерживает более 30 языков. Вероятно, такой протоколист на совещании вам тоже пригодится.

А теперь предупреждение. Бывают такие переговоры, встречи, на которых запрещено вести аудио- или видеосъемку, тогда до их начала просят все гаджеты оставлять перед входом (в т.ч. и умные часы, зная об их функции записи аудио) или их глушат. Так вот, если вы временно расстались с записывающим устройством, то знаете, что его лишились, и на него не надеетесь. А если включена «глушилка», о которой вас не предупредили, и вы записывали на часы какие-то ключевые фрагменты встречи, ничего не конспектируя на бумаге, то приступив к расшифровке записи будете неприятно удивлены, услышав на ней только шумы!

Умные часы Apple Watch

Беспроводные наушники AirPods. Они автоматически соединяются со всеми вашими устройствами Apple. Одновременно подключены к iPhone и Apple Watch – и вы слышите звук с того устройства, которым пользуетесь. Для меня они – незаменимый аксессуар, когда я за рулем или в очередном «забеге» с папками и пакетами в руках и зубах.

Беспроводные наушники AirPods

Беспроводная зарядка. Кладем iPhone на подставку, и он сразу начнет заряжаться. Нескользящее покрытие подставки не дает смартфону упасть. В комплект входит адаптер питания, с помощью которого подставка подключается к сети. Удобно: прибежал на рабочее место, бросил телефон на подставку на краешек стола, не надо постоянно искать шнур, втыкать в телефон. У меня, например, раньше была постоянная проблема: я забывала, что телефон на зарядке, а так как работа не подразумевает размеренности, то в момент очередного подскакивания со стула телефон на автомате хватался и вместе со шнуром и розеткой бежал следом за мной. С появлением беспроводной зарядки проблема отпала.

Беспроводная зарядка

Флешка Leef iBridge. Нужная и полезная вещь, если у вас не подключено дополнительное хранилище на смартфоне или вам просто необходимо сбросить и сохранить информацию вне своего iCloud. Я пользуюсь не часто, но в качестве резервного копирования имеет место быть у каждого помощника.

Флешка Leef iBridge
«Софт»

Но вернемся к вопросу мобильности и эффективности в работе: первое, что порекомендую сделать, – синхронизацию всех устройств, чтобы вы были максимально независимы от ситуации и работы того или иного устройства. Следующий шаг – обзавестись самыми нужными программами. Из протестированных мною могу выделить следующие.

Google Keep – бесплатный сервис, предназначенный для создания и хранения заметок. Работает на iOs, Android, Windows. Можно составлять списки задач, голосовые заметки и даже добавлять фотографии, создавать напоминания по каждой задаче, выставлять время. Чтобы найти заметку, нужно ввести запрос в строке поиска или выбрать нужную категорию. Для удобства пользователей все заметки можно сортировать по цвету, содержанию или наличию совместного доступа. Google Keep позволяет объединить все записи в одном приложении: заметка, которую создали с телефона, появится в веб-версии сервиса на компьютере.

Google Keep Google Keep

«Тайм-драйв» – ежедневник по методу Глеба Архангельского. Удобнее я пока ничего не нашла. Что умеет? Напоминать, вычеркивать сделанное и убирать из поля видимости, планировать краткосрочно и долгосрочно, делить дела по срочности и важности (для распределения задач по матрице Эйзенхауэра), синхронизироваться со всеми мобильными устройствами. В общем, ваш постоянный список дел под рукой в любую секунду, на любом устройстве и со своевременными напоминаниями. Приложение бесплатное.

Кстати, для тех, кто все же предпочитает бумажные носители, можно приобрести «Ежедневник 2018» того же автора в книжном магазине (около 800 руб.) или скачать в Интернете в PDF формате бесплатно (правда, вряд ли сможете найти версию этого года). Бумажная версия разве что сама не вычеркивает выполненные задачи и не напоминает о сроках исполнения, а в остальном все то же самое, что и в приложении.

«Тайм-драйв»

Всегда держу в смартфоне приложение «hh календарь». Оно помогает быстро ответить на вопрос о государственных праздниках и графике выходных, уточнить нормы рабочего времени за месяц, вспомнить о предпраздничном сокращенном дне.

«hh календарь»

Приложением Aviasales пользуюсь для поиска и бронирования авиабилетов (работает на iOs, и Android). Можно выбрать прямые билеты, можно найти самые дешевые варианты, сохранять билеты в избранном и следить за изменением цены, создать путешествие и сложный маршрут, забронировав билеты. Aviasales ищет дешевые билеты по всему миру, включая чартеры и лоукосты. Сотрудничает с такими авиакомпаниями, как «Аэрофлот», Air Baltic, Air France и т.д. Полный список авиакомпаний-партнеров можно найти в описании приложения.

Популярные аналоги: «Яндекс.Авиабилеты», skyscanner.ru. Продажу билетов ведут на своих сайтах и авиакомпании, которые постоянным клиентам дают бонусы (например, aeroflot.ru). На tutu.ru есть авиа- и ж/д билеты. Для приобретения билетов на поезд удобен сайт РЖД (rzd.ru).

Aviasales

CoinKeeper – приложение для ведения личного и семейного бюджета, но я использую его для учета представительских расходов. Удобный, дружелюбный интерфейс. Позволяет быстро добавлять расходы и пополнения денежных средств, напоминает о регулярных платежах, учитывает долги, поддерживает все мировые валюты, позволяет видеть все счета, расходы и остатки на одном экране. Приложение бесплатное в обычной версии (пользуюсь именно ею, набор функций достаточен для работы). Если хотите получить премиум-пакет, придется платить около 900 рублей в год.

Программы с аналогичным функционалом – Toshl, Moneyfy, «Мои финансы».

CoinKeeper

В моем смартфоне так же обязательными являются приложения «Яндекс такси» / Gett taxi, «Яндекс метро» (а вдруг руководителю понадобится срочно добраться до встречи на метро, разве вы еще не просчитали время поездки?), Booking.com или Hotels.com (бронирование отелей по всему миру), Gismeteo (ваш босс уже пакует чемодан в Лондон, а вы еще не предупредили его, что там дождь и стоит захватить зонтик?).

Я умышленно сейчас не говорю о том, что у помощника на телефоне, планшете, ноутбуке, на мой взгляд, должен быть пакет необходимых офисных программ для возможности просмотра и редактирования текстовых и графических файлов, приложения банков для быстрой оплаты необходимых счетов, справочная правовая база (например, «КонсультантПлюс» или «Гарант») для возможности оперативной проверки того или иного юридического, налогового вопроса.

Кстати, вы пользуетесь быстрым поиском на смартфоне? А голосовым набором текста? Я – да. Все больше людей пользуется, например, Apple Siri, Amazon Alexa, Google Assistant, Microsoft Cortana. Роботы-помощники находятся на волне популярности и облегчают жизнь персональному ассистенту. Среди них можно найти интересные программы.

Так, Speaktoit Assistant (аналог Siri) поможет надиктовать сообщение в iMessage, открыть сайт, внести события в календарь. Электронный ассистент работает в связке со многими приложениями и с картами.

Speaktoit Assistant

Calendars 5 – мощный менеджер задач и органайзер встреч и календарей. Обладает функцией поддержки речи на английском языке: надиктовываете в своей обычной манере— и получаете заполненный событиями и планами календарь.

Аналоги программы – Google calendar и Todoist.

Calendars 5

Meeting Assistant. Этот голосовой помощник подойдет для тех, у кого бизнес-задачи и организация заметок стоят на первом месте. Есть подробный планировщик встреч. Интерфейс этого приложения напоминает блокнот на пружине, в котором есть основной календарь и встречи, прикрепляемые к конкретному времени и датам. Можно также оставлять заметки и комментарии с привязкой к социальным сетям.

Meeting Assistant

Я благосклонно отношусь к инновациям и люблю апробировать новинки. Так однажды мне в руки попал набор Moleskine NWP F110. Он состоит из специального блокнота и электронного пера. Пером можно делать записи и создавать наброски новых проектов на бумаге, одновременно перенося их в мобильное приложение. Разумеется, тут есть приложение для iPhone. Записи отправляются в приложение и доступ к ним можно получить откуда угодно, равно как отредактировать или поделиться ими. Бумага в блокноте на вид и на ощупь не отличается от обычных плотных листов. Но внутри каждой страницы находится электронная решетка NCode, способная отслеживать даже малейшие движения стилуса. Приложение способно сохранять рисунки и текст в разных форматах и отправлять их в Adobe Creative Cloud, Evernote и Google Drive.

Moleskine NWP F110

Есть альтернативный вариант, мне он понравился больше в силу своей «вечности» – Rocketbook Everlast – смарт-блокнот, который позволяет создавать и сохранять написанный текст или рисунок в облачное хранилище. Поддерживаются все наиболее востребованные и популярные сервисы: Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, Box, Slack и OneNote. Для того чтобы выбрать то или иное «облако», достаточно просто отметить галочкой подходящую пиктограмму на странице умного блокнота.

Оцифровка записей происходит благодаря приложению для смартфонов. В качестве сканера выступает камера телефона или планшета. С помощью QR-кода, который расположен на каждой странице блокнота, приложение обеспечивает корректную цветопередачу и автоматически выравнивает перспективу. Все страницы блокнота сделаны из специального пластика, который позволяет неограниченное количество раз стирать все написанное влажной губкой или салфеткой, что делает блокнот по-настоящему «вечным». Для письма в умном блокноте рекомендуется использовать распространенные ручки Pilot Frixion, одна из которых уже входит в комплект. Время высыхания чернил этих ручек составляет около 5 секунд. Таким блокнотом пользуюсь уже не первый год и могу с уверенностью сказать про него – да, помогает в работе.

Rocketbook Everlast

Ученье – свет

Подобных гаджетов, полезных для помощников и ассистентов, можно найти немалое количество. Главное, уметь правильно применить их в работе для увеличения собственной производительности. А для ее перевода на качественно новый уровень необходимо обновление программного обеспечения уже в своей собственной голове! Учиться нужно постоянно. Речь идет не только о курсах повышения квалификации, тренингах, семинарах, конференциях или очередном высшем образовании. Важно читать умную стоящую литературу: книги и профессиональную периодику.

Я часто слышу фразы: «Мне некогда читать», «У меня и так мало времени». И у меня его мало, и мне некогда, и меня дома ждет семья. Но ведь полчаса перед сном, часок во время маникюра / педикюра или время непредвиденных ожиданий (например, когда ваш визави опаздывает из-за пробок) – все это вполне можно заполнить полезной литературой! А вот от чтения в метро и во время пробежек на тренажере офтальмологи рекомендуют воздерживаться. В здоровом теле – здоровый дух :)

Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  3 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.