Электронные документы в трудовых спорах

На начало 2018 года количество интернет-пользователей старше 16 лет в нашей стране составило 87 млн человек. Практически у каждого есть электронная почта, мессенджеры, аккаунты в социальных сетях, что значительно облегчает общение не только с друзьями, но и помогает решать рабочие вопросы. Работодатели все чаще используют электронные каналы для связи с сотрудниками, законодательно закреплен дистанционный труд. Судебная система также не стоит на месте и постоянно адаптируется под современные реалии. Давайте разберемся, как в настоящее время суды реагируют на электронные доказательства. Можно ли в качестве доказательства представить отсканированную копию заявления об увольнении, и как подтвердить, что она поступила от работника?

Стремительно развивающиеся информационные технологии подталкивают нас к внедрению новых возможностей в практику работы. Электронная почта значительно облегчает процесс взаимодействия компании со своими сотрудниками. Однако работодателям все равно приходится получать от подчиненных собственноручные подписи на оригинальных печатных документах, поскольку такие правила диктует закон. Но как быть, если имеется только документ, полученный по электронной почте? Примет ли его суд? Может ли организация внедрить электронный документооборот в отношениях с сотрудниками, и как на это посмотрят инспекторы труда? Давайте рассмотрим возможные варианты развития событий при использовании электронных документов в качестве доказательств в трудовом споре.

Подробнее о внедрении электронных трудовых книжек и других тенденциях в сфере электронного кадрового документооборота читайте в статье «Когда ждать перехода на электронные кадровые документы» журнала № 6′ 2018

Напомним, что Роструд придерживается позиции, что ТК РФ во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе (кроме ситуаций, установленных гл. 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников»)¹. Однако Минтруд РФ уже давно хотел бы перевести все в электронный формат. Но обо всем по порядку.

Исключение из правил

Расскажем, что уже сделано на законодательном уровне для электронного взаимодействия сторон.

Пожалуй, самым интересным и важным событием в сфере электронного документооборота является эксперимент Минтруда РФ по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194).

Многие работодатели там, где это не запрещено, самостоятельно переходят (причем успешно) на электронный документооборот в трудовых отношениях. О том, как это сделали в ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр», читайте в интервью с менеджером по кадровому консалтингу компании Илоной Ульяновой журнала № 1′ 2018

К задачам эксперимента ведомство отнесло:

• апробацию механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
• оценку затрат и полученного результата;
• выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
• подготовку предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения организацией в сфере трудовых отношений;
• подготовку предложений по внесению изменений в законодательство по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

Тестирование проводится в 8 крупнейших организациях – ОАО «РЖД», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК» и других.

Эксперимент предполагает четыре этапа с 23.03.2018 по 01.10.2018 (Схема 1), на каждом из которых будет проводиться работа по формированию практики внедрения электронного кадрового документооборота.

Схема 1

Этапы эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений

Свернуть Показать

Схема 2

Виды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент

Свернуть Показать

Как видите на Схеме 2: в числе прочего, планируется перевести в электронный вид заключение трудовых договоров, оформление командировок, ознакомление сотрудников с графиками отпусков, с локальными нормативными актами.

После окончания проведенного эксперимента будут подведены итоги и сделаны выводы о возможности внедрения такого порядка на законодательном уровне. Мы также надеемся, что выводы будут в пользу электронного документооборота. Важно, чтобы при положительном исходе на начальном этапе были определены все тонкости и нюансы подобного порядка. Если кадровый документооборот переведут в электронный вид и внесут соответствующие изменения в закон, суды обязаны будут принимать такие документы в качестве доказательств.