• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2018
  • Рубрика Оформление документов

Этикет переписки по электронной почте на русском языке

Каких правил придерживаться, чтобы служебное электронное письмо выглядело достойно, не попало в спам, его текст был понятен и все вложенные файлы замечены? Как структурировать и сохранять историю переписки? Как сообщить адресату оптимальные способы связи с вами?


Сразу следует сказать, что правила делового этикета и, в частности, электронной переписки по большей части являются неписаными. ГОСТ о том, что нужно уважать своего виртуального собеседника и стремиться облегчить ему восприятие своего письма и поиск информации, нет. Это вопрос личной культуры каждого из нас – того, кто садится за компьютер и собирается писать электронное письмо. Впрочем, многие компании заботятся о собственном имидже и создают стандарты и регламенты по корпоративному этикету, в которые входят и правила обмена электронными письмами.

Кроме того, многие компании могут похвастаться наличием так называемого брендбука – локального нормативного акта (ЛНА), в котором (помимо прочего) полностью описан фирменный стиль организации, начиная от специально разработанного корпоративного шрифта и заканчивая правилами дизайна офисов. Оформлению сайта и корпоративной электронной почты в брендбуке отводится целый раздел.

А необходимый минимум правил служебной электронной переписки приведен в Примере 12 в конце статьи. Работникам организаций, в которых правила оформления электронной почты пока еще нигде не описаны, остается полагаться только на свой здравый смысл, фирменный стиль компании и ее внутренние стандарты.

Все предписания этикета электронной переписки можно условно разделить на 2 группы:

  • первая относится к оформлению письма;
  • вторая – к общению с адресатом.

Надо стремиться сделать восприятие информации получателем письма максимально легким. Тем более что все больше пользователей для оперативности смотрят электронную почту и отвечают на письма, не только сидя за компьютером, но и с мобильных устройств, включая смартфоны. Это нужно учитывать.

Фон

В почтовых программах можно оформить любое письмо так, как захочется владельцу аккаунта: раскрасить фон в любой цвет, замостить его хоть логотипом компании, хоть собственным фото. Вот только делать всего этого не нужно: никто не обязан разделять наши представления о прекрасном. Фон делового электронного письма должен быть нейтральным. Лучше всего – стандартным белым, заданным по умолчанию.

Шрифт

Если у компании есть корпоративный шрифт, то тексты всех писем и документов пишутся им. Если такого шрифта нет, то для электронной переписки рекомендуем выбирать простые шрифты без засечек: Arial, Calibri, Verdana. Цвет текста – черный или темно-серый.

Не нужно выделять даже самые важные места в письме красным или каким-либо другим цветом, а если без выделения никак не обойтись, то лучше воспользоваться курсивом или жирным начертанием.

Размер шрифта – тоже нейтральный, лучше всего заданный по умолчанию почтовой программой. Некоторые авторы писем почему-то привыкли специально уменьшать шрифт своей подписи под письмами. Это ложная скромность, и прибегать к ней не нужно. О вреде многочасовой работы за компьютером для глаз знают все, и не стоит усугублять ситуацию мелкими, а также витиеватыми, слишком бледными или разноцветными буквами.

Тема письма

Тему письма нужно заполнять обязательно. Это – важнейшее средство поиска писем в своем электронном ящике.

Тема должна быть короткой и информативной. Краткость нужна для того, чтобы тема полностью отображалась в списке писем. Старайтесь уместиться в 70 печатных знаков. Однако на небольших экранах смартфонов и планшетов в окне входящих писем отражаются, как правило, лишь первые 25 знаков, поэтому ключевые слова ставьте в начало. При этом из темы должно быть абсолютно понятно, что находится в письме. Приведем примеры оптимальных тем:

Пример 1

Темы электронных писем

Свернуть Показать

Договор подряда с ООО «Весна»

или

Письмо вх. № 1234

или

Вопросы для интервью Тарасову П.В.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.