Каких правил придерживаться, чтобы служебное электронное письмо выглядело достойно, не попало в спам, его текст был понятен и все вложенные файлы замечены? Как структурировать и сохранять историю переписки? Как сообщить адресату оптимальные способы связи с вами?
Сразу следует сказать, что правила делового этикета и, в частности, электронной переписки по большей части являются неписаными. ГОСТ о том, что нужно уважать своего виртуального собеседника и стремиться облегчить ему восприятие своего письма и поиск информации, нет. Это вопрос личной культуры каждого из нас – того, кто садится за компьютер и собирается писать электронное письмо. Впрочем, многие компании заботятся о собственном имидже и создают стандарты и регламенты по корпоративному этикету, в которые входят и правила обмена электронными письмами.
Кроме того, многие компании могут похвастаться наличием так называемого брендбука – локального нормативного акта (ЛНА), в котором (помимо прочего) полностью описан фирменный стиль организации, начиная от специально разработанного корпоративного шрифта и заканчивая правилами дизайна офисов. Оформлению сайта и корпоративной электронной почты в брендбуке отводится целый раздел.
А необходимый минимум правил служебной электронной переписки приведен в Примере 12 в конце статьи. Работникам организаций, в которых правила оформления электронной почты пока еще нигде не описаны, остается полагаться только на свой здравый смысл, фирменный стиль компании и ее внутренние стандарты.
Все предписания этикета электронной переписки можно условно разделить на 2 группы:
- первая относится к оформлению письма;
- вторая – к общению с адресатом.
Надо стремиться сделать восприятие информации получателем письма максимально легким. Тем более что все больше пользователей для оперативности смотрят электронную почту и отвечают на письма, не только сидя за компьютером, но и с мобильных устройств, включая смартфоны. Это нужно учитывать.
Фон
В почтовых программах можно оформить любое письмо так, как захочется владельцу аккаунта: раскрасить фон в любой цвет, замостить его хоть логотипом компании, хоть собственным фото. Вот только делать всего этого не нужно: никто не обязан разделять наши представления о прекрасном. Фон делового электронного письма должен быть нейтральным. Лучше всего – стандартным белым, заданным по умолчанию.
Шрифт
Если у компании есть корпоративный шрифт, то тексты всех писем и документов пишутся им. Если такого шрифта нет, то для электронной переписки рекомендуем выбирать простые шрифты без засечек: Arial, Calibri, Verdana. Цвет текста – черный или темно-серый.
Не нужно выделять даже самые важные места в письме красным или каким-либо другим цветом, а если без выделения никак не обойтись, то лучше воспользоваться курсивом или жирным начертанием.
Размер шрифта – тоже нейтральный, лучше всего заданный по умолчанию почтовой программой. Некоторые авторы писем почему-то привыкли специально уменьшать шрифт своей подписи под письмами. Это ложная скромность, и прибегать к ней не нужно. О вреде многочасовой работы за компьютером для глаз знают все, и не стоит усугублять ситуацию мелкими, а также витиеватыми, слишком бледными или разноцветными буквами.
Тема письма
Тему письма нужно заполнять обязательно. Это – важнейшее средство поиска писем в своем электронном ящике.
Тема должна быть короткой и информативной. Краткость нужна для того, чтобы тема полностью отображалась в списке писем. Старайтесь уместиться в 70 печатных знаков. Однако на небольших экранах смартфонов и планшетов в окне входящих писем...
