• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2018
  • Рубрика Оформление документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов в вопросах и ответах

  • 1 комментарий
  • 1227 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
В мае мы рассказывали о планах Росархива по обновлению нормативной базы делопроизводства и архивного дела. При этом приглашали читателей присылать свои конкретные вопросы относительно применения новых документов по мере их выхода в свет. Первым вступил в силу 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
На присланные вами вопросы ответы подготовил один из его разработчиков. В этой статье подборка самых интересных из них: может ли коммерческая организация игнорировать положения нового ГОСТ при оформлении своих документов либо применять их выборочно? как правильно оформить заверение копии, если подлинник находится на руках у работника (например, доверенность работодателя или диплом работника) – как при этом указать местоположение оригинала? потеряна ли возможность направлять приложения только в первый адрес, если письмо предназначено нескольким адресатам? зачем поменяли правила буквенно-цифрового обозначения даты? в каких документах, в каких реквизитах инициалы теперь надо размещать перед фамилией? если в справочных данных на бланке письма адрес начинается с улицы, то соответствующее сокращение надо писать с маленькой («ул.») или большой буквы («Ул.»)? где размещать гербы и эмблемы? можно ли на протоколе оформлять гриф утверждения? и др.



Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Руководитель нашей компании считает, что ГОСТы являются рекомендательными документами и по этой причине их применение в коммерческой организации не является обязательным. Как убедить руководителя, что применять стандарт нужно?

Мнение о том, что стандарты являются рекомендательными документами, является весьма распространенным. Отчасти причиной этого явился ГОСТ Р 6.30-2003, в котором в разделе 1 «Область применения» говорилось: «Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми».

Это положение в стандарте появилось в то время, когда в России происходили изменения в системе стандартизации и начиналась работа по гармонизации наших национальных стандартов с международными. Основные контуры измененной системы стандартизации были заложены Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»1, который в 2002 году провозгласил принцип добровольности применения национальных стандартов (статья 2): «стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг»2.

Напомним, что до появления ФЗ-184 государственные стандарты являлись нормативными документами по стандартизации. ФЗ-184 также изменил название наших стандартов: они стали национальными, а не государственными. Хотя аббревиатура «ГОСТ Р» осталась неизменной.

На этом начальном этапе существования новой нормы даже специалисты по стандартизации неправильно трактовали принцип добровольности применения стандартов. Именно в этих условиях и появилось мнение о рекомендательном характере стандартов, что было закреплено даже в некоторых национальных стандартах, утвержденных в то время.

См. статью «Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003» журнала № 6′ 2018. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в оставшихся (там достаточно много корректировок). Показали, какие изменения появились в новом ГОСТ накануне его вступления в силу по сравнению с первоначально утвержденным текстом
Нужно ли ставить точку по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 после написания цифр при нумерации разделов, подразделов, пунктов, подпунктов? Ответ в журнале № 7′ 2018

Окончательно, как принято говорить, точки над «i» были поставлены Федеральным законом «О стандартизации в Российской Федерации»3, который подтвердил статус стандартов:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 2 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»

...1) документ по стандартизации – документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом;

Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если организация принимает решение применять стандарт, то он приобретает для нее характер нормативного документа: уже нельзя будет выбирать, «какие его положения применять будем, а какие нет» – в этом случае придется следовать всем положениям стандарта! Об этом говорит ФЗ-162, хотя и в отношении изготовителей продукции:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»

...3. Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации, и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации.

В делопроизводстве таким публичным заявлением о применении стандарта может быть, например, его упоминание в Инструкции по делопроизводству в качестве одного из оснований ее разработки. Такое публичное заявление может быть сделано и в другом локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

Как убедить руководителя, что применять ГОСТ Р 7.0.97-2016 нужно? Наверное, следует напомнить начальству, что национальные стандарты разрабатываются «для всеобщего применения»4, а это значит, что стандарты могут применяться в любых организациях, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

Стандартизация всегда основывается на определенных принципах, среди которых экономичность, целесообразность, системность, комплексность и др., а это означает, что применение стандартизованных правил, приемов, процессов экономически выгодно, их применение при прочих равных условиях приведет к более эффективному использованию всех ресурсов: и материальных, и человеческих, и финансовых. А отказ от применения стандарта может повлечь для организации определенные риски, связанные с неквалифицированным документированием. Известно, что суды, если в ходе рассмотрения судебного дела возникает вопрос о правильности издания или оформления документа, часто руководствуются именно «нашим» стандартом.

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Зачем нужно пересматривать стандарты, почему нельзя применять старый стандарт на оформление документов – ГОСТ Р 6.30-2003? Все уже привыкли к этому ГОСТ, а теперь нужно пересматривать Инструкцию по делопроизводству и переучивать сотрудников.

Процедура разработки и утверждения национальных стандартов России, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ 1.2-2015 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены». В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых стандарт подлежит обновлению, это необходимо сделать, если его содержание:

1) препятствует соблюдению вновь заключенного межгосударственного соглашения;

2) перестало отвечать целям и принципам межгосударственной стандартизации, установленным в ГОСТ 1.0 (разделы 3 и 4);

3) вошло в противоречие с действующими и вводимыми нормами законодательств (в т.ч. техническими регламентами) государств – участников соглашения;

4) не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям государств – участников соглашения и / или не соответствует современному уровню развития науки, техники и технологий;

5) противоречит содержанию другого вновь разрабатываемого или обновляемого межгосударственного стандарта или если эти стандарты дублируют друг друга.

Основанием для пересмотра ГОСТ 6.30-2003 стали причины, названные в третьем пункте. В связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) возникли расхождения в составе реквизитов документов. Важен также тот факт, что по сравнению с 2003 годом, когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что тоже следовало отразить в стандарте.

При издании ГОСТ Р 6.30-2003 были допущены некоторые ошибки, которые также необходимо было устранить. В частности, речь идет:

  • о разной простановке инициалов в реквизите «Адресат» (перед фамилией при адресовании должностному лицу и после фамилии при адресовании физическому лицу);
  • об ошибках в составе реквизитов бланков в разделе 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003.

Впечатление о неизменности правил оформления документов обманчиво. Изменения в документировании, пусть медленно и незаметно, но происходят, и с течением времени они накапливаются, поэтому периодически, примерно раз в 10 лет, стандарты пересматриваются. По результатам пересмотра:

  • либо в стандарт вносятся изменения;
  • либо он разрабатывается заново;
  • либо действие стандарта прекращается, если принимается решение о неэффективности его дальнейшего применения.
Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как правильно оформить заверительную надпись на копии, если подлинник документа находится на руках у работника? По ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо указывать, где находится подлинник документа, на копии, выходящей за пределы родной организации. В п. 2 Указа Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х (в редакции от 2003 года) организация обязана сама заверять копии документов, находящихся на руках у работника, если у организации есть такая необходимость, но при этом нет законодательной необходимости обязательного нотариального заверения. Правильно ли в этом случае указать: «Оригинал документа хранится у его владельца и был предоставлен им в АО “Ромашка” для копирования»? Или в этом случае не указываем место хранения?

Объясните, как действовать и почему. А также покажите, пожалуйста, примеры оформления заверительной надписи:

1) работодателя на копии документа работника (например, его диплома о высшем образовании);

2) работодателя на копии своего документа, временно выданного работнику (например, доверенности, выданной сотруднику, и которая находится у него на руках, т.е. она еще не возвращена работодателю и потому не подшита в дело).

В связи с первым вопросом «Как правильно оформить заверительную надпись, если подлинник документа находится на руках у работника?» должна огорчить автора вопроса, поскольку законодательством Российской Федерации не предусмотрена возможность заверения копий документов, не входящих в документальный или архивный фонды организации. Упоминаемый автором вопроса Указ (в редакции от 2003 года) (далее – Указ) в п. 1 говорит следующее:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из положений данной нормы следует, что организации могут заверять и выдавать копии документов, созданных в организации или находящихся в организации, то есть поступивших из других организаций или представленных работниками, например, трудовых книжек, медицинских справок и др. Верность копий этих документов свидетельствуется организациями и выдается работникам или высылается по запросам, если это необходимо для подтверждения прав и законных интересов граждан, если законодательством не предусмотрено представление нотариально заверенных копий (пункт 2 Указа). При этом в Указе ничего не говорится о свидетельствовании верности копий паспорта или иных документов, находящихся на руках у граждан.

Положения абз. 4 п. 1 Указа сейчас фактически повторяются в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.26. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример –

Верно

Инспектор службы кадров   Подпись   И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Поводом к написанию статьи «Оформляем отметку о заверении копии» стал вопрос читателя, который спрашивал о заверении копий личных заявлений о выдаче (замене) паспортов граждан РФ. В связи с этим мы стали разбираться, чем могут регламентироваться делопроизводственные операции, выполняемые в рамках оказания госуслуг (на примере ситуации из вопроса). А потом объяснили общие правила заверения копий документов в коммерческой организации. См. журнал № 6′ 2018

Получается, что отметка о заверении копии, представляемой во внешнюю среду организации, должна составляться в максимально полном варианте (показанном в Примере 1). Но это происходит, только если ситуация заверения копии не наталкивается на иные правила, которые вносят свои коррективы. Их и рассмотрим.

Пример 1

Отметка о заверении копии, предоставляемой во внешнюю среду организации (по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Свернуть Показать
Отметка о заверении копии, предоставляемой во внешнюю среду организации (по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Если заверяется копия трудовой книжки, то, учитывая, что трудовые книжки хранятся не в делах, а в виде картотеки, на копии трудовой книжки можно просто указать, что она хранится в соответствующей организации:

Пример 2

Отметка о заверении копии трудовой книжки при ее представлении во внешнюю среду организации

Свернуть Показать
Отметка о заверении копии трудовой книжки при ее представлении во внешнюю среду организации

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018, чтобы узнать: какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий; в какой последовательности; как определить срок хранения личного дела; как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать», вынимая, например, копии документов личного хранения

В отношении копий паспортов нужно сказать особо. Паспорт содержит персональные данные работника, кадровые службы вносят паспортные данные в личную карточку (форма № Т-2), но хранить копии паспортов не должны5. Но даже если кадровые службы и хранят копии паспортов работников, заверять их и представлять в другие организации не имеют права. За заверением копии паспорта надо обращаться к нотариусу.

Копии документов об образовании, подтверждающие наличие у работника необходимой квалификации или специальных знаний, если они включаются в личные дела работников, могут заверяться отметкой «Верно» и подписью работника кадровой службы с указанием даты (см. Пример 3). Но указывать место хранения подлинника документа об образовании не нужно, т.к. эта копия помещается в личное дело работника, которое хранится в самой организации и не представляется в другие организации.

См. статью «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 1′ 2018
Пример 3

Отметка о заверении копии документа об образовании, которая не выходит за пределы организации-работодателя

Свернуть Показать
Отметка о заверении копии документа об образовании, которая не выходит за пределы организации-работодателя

Несколько иначе обстоит дело с доверенностями. Автором такого документа является организация, которая отдает оригинал на руки доверенному лицу (им может быть и ее работник). Сведения о выданной доверенности вносятся в учетную форму (например, журнал), получение доверенности подтверждается подписью работника в Журнале учета выданных доверенностей. Заверенная копия доверенности организации не нужна, поскольку для подтверждения факта выдачи организации достаточно рукописной подписи в журнале. Организации обычно хранят электронные копии (скан-копии) выданных доверенностей, изготовленных в графическом формате, воспроизводящем все внешние особенности документа.

Заверять копии иных документов, находящихся у работника, организации не имеют права, если только копии этих документов не нужны самой организации для решения каких-либо вопросов, но в этом случае, как уже отмечено, надпись о месте нахождения подлинника не делается.

Про оптимальный способ организации хранения копий выданных доверенностей и информации о них см. в «журнале № 8′ 2018»
Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Похоже, что новый ГОСТ «потерял» возможность оформления «отметки о приложении» с формулировкой «только в первый (или другой) адрес», в случае если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение к письму не всем. На практике такой подход используется до сих пор. Может ли наша организация продолжить его применять? Что для этого надо?

В данном случае вы абсолютно правы. Это какая-то техническая ошибка. Сейчас в стандарт внесено Изменение № 1, которым изменена формулировка п. 3.3 относительно гарнитур шрифтов (конкретные названия предлагаемых к применению гарнитур шрифта исключены из стандарта). Если возникнет необходимость вносить в стандарт еще какие-либо изменения, данное положение нужно будет восстановить.

Если в практике работы вашей организации возникает необходимость оформлять отметку о приложении с указанием, что приложение направляется только первому адресату, вы можете использовать этот вариант в том виде, в каком он был предусмотрен в предыдущем ГОСТ 6.30-2003:

Пример 4

Отметка о приложении, названном в тексте и направляемом только в первый адрес, когда письмо адресуется нескольким получателям (по правилам ГОСТ 6.30-2003)

Свернуть Показать

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Пример 5

Отметка о приложениях, направляемых только в первый адрес, когда письмо адресуется нескольким получателям (по правилам ГОСТ 6.30-2003)

Свернуть Показать
Отметка о приложениях, направляемых только в первый адрес, когда письмо адресуется нескольким получателям (по правилам ГОСТ 6.30-2003)

Главное, чтобы это было предусмотрено вашей Инструкцией по делопроизводству.

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Поясните, пожалуйста, куда делся «0» в реквизите «Дата» при оформлении словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.? Прежний ГОСТ предусматривал оформление с «0», если дата не доходит до 10, например: 05 июня 2016 г. И такой подход всех устраивал (во избежание исправлений даты документа). Я не рассматриваю даты, которые упоминаются в тексте документа. Оформление реквизита «Дата» по-новому вызывает недоумение. Это ошибка, опечатка или преднамеренно внесенное изменение в оформление даты документа в новом ГОСТ?

Это преднамеренное внесение изменения в правила оформления реквизита «дата документа». «0» появился только в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003 на оформление организационно-распорядительных документов. В более ранних стандартах 1972, 1990 и 1997 годов его здесь не было. Дело в том, что дата проставляется одновременно с регистрационным номером документа и потому всегда связана с ним. По этой причине опасения ее фальсификации путем добавления «1» или «2» перед цифрой даты необоснованны (особенно при регистрации документов в системе электронного документооборота).

Если автор вопроса опасается возможной фальсификации документа, то всегда можно провести проверку по регистрационно-учетным данным, то есть по Журналу регистрации или по базе данных СЭД, еще проще – оформлять дату цифровым способом (например, 05.06.2016). В деятельности организации чаще возникают ситуации, когда необходимо зарегистрировать документ более ранней датой (как говорят, «задним числом»), а никак не более поздней.

В любом случае, если возникает подозрение в подделке даты, подтвердить или опровергнуть его может только официально проведенная независимая экспертиза.

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Проставление инициалов в реквизитах «подпись» и «гриф утверждения» перед фамилией соблюдать обязательно? Ведь новый стандарт теперь распространяется не только на ОРД? Например, в бухгалтерских документах инициалы ставят после фамилии, и такая практика распространена повсеместно.

Если вы решили применять ГОСТ Р 7.0.97-2016, то должны соблюдать все те правила, которые изложены в стандарте. А он распространяет свое действие на организационно-распорядительные документы (ОРД), что прямо сказано в его разделе 1. Первичные учетные и иные бухгалтерские документы составляются по иным правилам.

Если же говорить про организационно-распорядительные документы, то в них инициалы ставятся:

  • после фамилии в реквизите «Адресат» и в тексте документа;
  • перед фамилией в реквизите «Подпись», а также в реквизитах «Гриф согласования», «Виза» и «Гриф утверждения», элементом которых также является подпись руководителя или иного работника организации.
Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В стандарте в реквизите «Справочные данные об организации» сокращение «ул.» ставится после наименования улицы (в образцах бланков в рисунках В2, В3 и др.).

Если у нас «Профсоюзная улица», то расположение слова «улица» или его сокращения «ул.» после ее наименования звучит логично.

Но если, например, это «улица Летчика Бабушкина», то тогда весь адрес мы начинаем с сокращения «ул. Летчика Бабушкина, д. 11, Москва, 117393». В этом случае сокращение «ул.» писать с маленькой буквы? Или все-таки с большой – это ведь начало предложения: «Ул. Летчика Бабушкина, д. 11, Москва, 117393»? Т.е. с какой буквы писать сокращения «ул.», «пер.» или полные слова «шоссе», «проспект» и т.п. в начале адреса?

Порядок написания почтового адреса установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234, но в правилах нет конкретных примеров написания адреса. Поскольку каждый реквизит документа является фактически отдельным текстом, то логично было бы начинать его с заглавной буквы. Однако официально принятые сокращения пишутся со строчной (маленькой) буквы: т (тонна), км (километр), тыс. (тысяча), ул. (улица), ш. (шоссе) и др. По этой причине рекомендуется не начинать предложение с сокращения, а писать слово полностью (прописные буквы пишутся только в инициальных аббревиатурах: ГОСТ, МГУ, МИД и др.). Следовательно, при написании почтового адреса сокращенные названия единиц административно-территориального деления (ул., пер., просп. и др.) всегда пишутся с маленькой буквы, независимо от того, предшествуют они индивидуальному наименованию или следуют за ним, например: ул. Летчика Бабушкина, Изумрудная ул.

Пример 6

Написание почтового адреса в бланке письма

Свернуть Показать
Написание почтового адреса в бланке письма
Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Мне кажется, что в проекте Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях допущена ошибка (приложение 1 «Бланк приказа»). Там использовано смешанное расположение реквизитов: наименование организации и вид – по центру, а дата и номер – в углу.

Но ведь в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 мы располагаем реквизиты либо по центру (продольный бланк), либо в левом углу (угловой бланк). Как нужно будет действовать государственной организации, если в указанных документах все-таки будут прописаны разные правила размещения реквизитов?

В проекте Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (в том официальном варианте, который представлен на сайте regulation.gov.ru для публичного обсуждения) был приведен образец бланка приказа, который мы показываем ниже. А рядом приводим тот образец бланка приказа, который дан в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Образец бланка приказа в приложении № 1 к пункту 3.2.2 проекта Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Свернуть Показать
Образец бланка приказа в приложении № 1 к пункту 3.2.2 проекта Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях

Образец бланка приказа в приложении В к ГОСТ Р 7.0.97-2016

Свернуть Показать
Образец бланка приказа в приложении В к ГОСТ Р 7.0.97-2016

Как видите, оба образца совершенно идентичны по составу реквизитов и по их расположению. Однако из утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях образцы бланков уже исключены (на этапе регистрации в Минюсте России) и дана ссылка на ГОСТ Р 7.0.97-2016, в соответствии с которым должны разрабатываться бланки документов в государственных организациях.

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Наш генеральный директор дал указание переделать форму протокола и включить в нее гриф утверждения. Можем ли мы это сделать без нарушения требований ГОСТ, и если не можем, то на какой документ мы можем сослаться, чтобы объяснить руководителю свое бездействие?

Во-первых, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не определяет, какие документы относятся к утверждаемым и, следовательно, на каких документах может проставляться гриф утверждения. Стандарт устанавливает, только как должен быть оформлен гриф утверждения.

Во-вторых, чтобы однозначно ответить на вопрос, может ли протокол утверждаться руководителем или нет, нужно понимать, о каких протоколах идет речь.

Если имеются в виду протоколы заседаний коллегиального органа (правительства, общего собрания акционеров (участников), совета директоров (наблюдательного совета) общества), то такие протоколы заседаний не утверждаются, поскольку принимаемые ими решения являются окончательными и органы / лица, реализующие эти решения, в т.ч. генеральный директор, обязаны их выполнять.

Если речь идет о заседаниях совещательных органов (дирекция, совещание при генеральном директоре или иной такого рода орган), если его председателем является сам руководитель, то также нет смысла утверждать протоколы, поскольку руководитель, даже если допустить, что будет принято решение, с которым он не согласен, имеет право с решением не согласиться и не выполнять его.

Возможно, есть определенный смысл в утверждении протоколов совещательных органов, если председателем (председательствующим) на заседании был не руководитель, а иное должностное лицо. Но это частный случай. Руководитель, в случае если он хочет ввести порядок утверждения протоколов заседаний, должен руководствоваться законодательством, регулирующим деятельность организаций определенного типа, документами организации: ее уставом, положением о том органе, деятельность которого протоколируется, иными локальными нормативными актами. Например, если речь идет о протоколе заседания дирекции, в положении о дирекции должно быть определено, что деятельность дирекции протоколируется, кто и в какой форме ведет и оформляет протоколы, подлежат ли они утверждению руководителя.

Для сведения
Свернуть Показать

В настоящее время приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (на момент подписания номера журнала в печать она находится на регистрации в Минюсте России). В инструкции имеется приложение – Примерный перечень утверждаемых документов, который включает:

  • акты (проверок, ревизий, списания, экспертизы, ликвидации организаций);
  • графики работ, отпусков, сменности;
  • инструкции, должностные инструкции;
  • классификаторы информации, документов;
  • методические рекомендации, методические указания и методики;
  • номенклатура дел организации;
  • нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии);
  • описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу);
  • перечни (должностей, организаций, видов информации, документов);
  • политики;
  • положения (о подразделениях, премировании, аттестации);
  • порядки;
  • правила;
  • регламенты (в т.ч. регламенты бизнес-процессов);
  • стандарты организации;
  • уставы;
  • унифицированные формы документов;
  • штатное расписание.

Протоколов в данном перечне нет, и это еще один аргумент против утверждения протоколов генеральным директором.

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В тексте пунктов 5.1 и 5.2 нового ГОСТ указано, что гербы и эмблемы оформляются на расстоянии 10 мм от края листа, а в схемах расположения реквизитов отмерено от края листа 3 мм, как это было в предыдущем ГОСТ. Сколько в результате надо отступать от верхнего края листа до начала изображения герба или эмблемы?

Схемы расположения реквизитов, представленные в приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливают порядок расположения реквизитов и размеры служебных полей на документе, в частности размеры:

  • левого, верхнего и нижнего полей составляют не менее 20 мм,
  • правого – не менее 10 мм.

Кроме того, на схемах показано, что вернее и нижнее поля разделены на две части: 3 мм и 17 мм (см. Схему 1).

Зона в 3 мм от верхнего и нижнего краев листа – это зона, на которой не должно быть никакой информации, она необходима на тот случай, если произойдет какое-либо повреждение краев листа.

Зона в 17 мм предназначена для размещения некоторых реквизитов, например, на верхнем поле может размещаться отметка о контроле, на нижнем поле – отметка о поступлении документа, отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Справа и слева таких отступов в 3 мм не предусмотрено по той причине, что на левом и правом полях не размещаются никакие реквизиты. Левое поле используется для подшивки документа, правое – для защиты текста при возможном повреждении бумаги.

О местоположении герба и эмблемы в стандарте говорится одинаково:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

...5.1... Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2... Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

10 мм из 20-ти, отведенных на верхнее поле документа (это 3 мм и еще 7 мм верхнего поля). Таким образом, и герб, и эмблема могут занимать оставшиеся 10 мм верхнего поля, а также часть рабочей зоны документа.

Схема 1

Верхняя часть рисунка Б.1 «Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка» из ГОСТ Р 7.0.97-2016

Свернуть Показать
Верхняя часть рисунка Б.1 «Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка» из ГОСТ Р 7.0.97-2016
См. статью «Выхода каких нормативных документов “из-под крыла” Росархива ожидать в 2018 году» журнала № 5′ 2018

Сноски

Показать
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
vasvik77@list.ru, 3 сентября 2018 14:20

Возник вопрос по оформлению заголовка к постановлению.
ГОСТом Р 7.0.97-2016,предусмотрено,что реквизит не может быть более 12 см,я правильно поняла,или нет?Но тогда о какой экономии бумаги можно говорить, заголовки к распорядительным документам, как правило ,очень громостские

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.