• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2018
  • Рубрика Оформление документов

Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи

  • Рейтинг 3
  • 0 комментариев
  • 1676 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Прокомментируем п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 – какие изменения появились в оформлении реквизита «отметка о приложении» в основном документе (в тексте и специальном реквизите) и в его приложениях (в верхнем правом углу). При этом поясним, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью. Кроме того, ответим на целый ряд практических вопросов, не урегулированных новым ГОСТ: как организовать «систему ссылок» в многостраничном приложении, которое имеет собственные дополнительные приложения либо сложную рубрикацию текста? как принято оформлять приложения к договорам? как оформить отметку о приложении на электронном носителе к бумажному документу? как транслировать приложения к приказу организации для исполнения внутри подразделения поручением его руководителя?


Зачем оформляют отметку о приложении

Документы и приложения к ним в современных условиях должны оформляться, исполняться, храниться и использоваться как связанные документы. Такой подход предполагает, что:

  • в основном документе оформляются указания (ссылки) на то, что его содержание более подробно и конкретно раскрывается в отдельных самостоятельных документах, которые являются дополнительными, и как правило, применяются и имеют юридическую силу в связи с основным документом;
  • на документах-приложениях оформляются ссылки на принадлежность к основному документу, закрепляющие связь с ним.

За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.

Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.

При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.

Как можно фиксировать версию локального нормативного акта (ЛНА) в его заголовочной части? Как ЛНА можно идентифицировать (не только по реквизитам утверждающего документа)? Ответы – в статье «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017

Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016

В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:

1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.

Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты совершенно необходимо! Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:

Пример 1

Отметка о сброшюрованном приложении

Свернуть Показать
Отметка о сброшюрованном приложении

Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.

2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).

На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№» перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение 3), см. Примеры 2 и 3 далее.

Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.

Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:

  • отметка о приложении обозначается только словом «Приложение» (может быть с номером),
  • а ниже оформляется гриф утверждения с реквизитами распорядительного документа (см. Примеры 2 и 3).

Таким образом, данные распорядительного документа не задваиваются в отметке о приложении и грифе утверждения. Это новое правило зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. «6» во фрагменте документа выше), однако ранее оно уже встречалось на практике.

Пример 2

Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (без знака «№»)

Свернуть Показать
Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (без знака «№»)
Пример 3

Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (со знаком «№»)

Свернуть Показать
Возможный вариант оформления отметки о приложении и грифа утверждения на документе-приложении (со знаком «№»)

К сожалению, ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно не рассматривает распространенную ситуацию, когда необходимо оформлять приложения к договорам1 (соглашения о тарифах, о конфиденциальности, о защите и обработке персональных данных, о ведении переписки по исполнению договора в электронном виде и т.п.). На практике принято делать перечисление приложений не в отметке о приложениях, а в тексте договора. Например, его можно указать отдельным пунктом внутри раздела «Прочие условия» или даже самостоятельным разделом, который следует за «Адресами и реквизитами сторон», причем:

  • пронумерованный перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора;
  • у каждого приложения указывается количество листов, а количество экземпляров – специальной типовой формулировкой (см. Пример 4).

На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).

Пример 4

Раздел «Приложения» в тексте договора

Свернуть Показать

10. Приложения

10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:

10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.

10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.

10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.

Пример 5

Отметка о приложении на нем самом – ссылка на договор

Свернуть Показать
Отметка о приложении на нем самом – ссылка на договор

Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.

На практике подобные многостраничные документы (например, инструкция по делопроизводству) оформляются с титульным листом, после которого на следующем отдельном листе располагается оглавление (содержание), в нем фиксируется перечень дополнительных приложений с указанием их номеров. Страницы таких приложений в этом случае могут включаться в общую нумерацию страниц основного утвержденного приложения (Пример 7).

А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:

Пример 6

Отметка на дополнительном приложении со ссылкой на основное приложение, утвержденное распорядительным документом

Свернуть Показать
Отметка на дополнительном приложении со ссылкой на основное приложение, утвержденное распорядительным документом
Пример 7

Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству

Свернуть Показать
Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству

Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).

На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.

Пример 8

Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству (основного приложения), если дополнительные приложения имеют собственную нумерацию в тексте основного приложения

Свернуть Показать
Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству (основного приложения), если дополнительные приложения имеют собственную нумерацию в тексте основного приложения
Пример 9

Отметка на дополнительном приложении, которое имеет собственный номер и тоже утверждено распорядительным документом (вместе с основным приложением)

Свернуть Показать
Отметка на дополнительном приложении, которое имеет собственный номер и тоже утверждено распорядительным документом (вместе с основным приложением)
Пример 10

Отметка на дополнительном приложении, имеющем собственный номер, если основное утвержденное приложение регистрируется в отдельном документопотоке ЛНА и потому еще имеет собственный регистрационный номер

Свернуть Показать
Отметка на дополнительном приложении, имеющем собственный номер, если основное утвержденное приложение регистрируется в отдельном документопотоке ЛНА и потому еще имеет собственный регистрационный номер

Ответы на вопросы читателей

Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?

Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.

1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).

На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.

2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Пример 11

Содержание многостраничного приложения

Свернуть Показать
Содержание многостраничного приложения

На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В старом ГОСТ Р 6.30-2003 были примеры, когда в отметке о наличии приложения писалось слово «Приложение:» в единственном числе, а далее шел список из нескольких приложений. Это выглядело нелогично. В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – то же самое:

Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.

Неужели так правильно? Или это описка, которая перекочевала в новый ГОСТ? Если мы будем писать слово «Приложения:» во множественном числе, когда надо оформить перечень из нескольких приложений, будет ли это принципиальной ошибкой?

Целью разработки требований к оформлению организационно-распорядительных документов было достижение их единообразия. В процессе унификации документов и ориентации их на автоматизированную обработку составные части (реквизиты) всегда упрощаются и формализуются для простоты и удобства оформления, а также для однозначной идентификации как документа в целом, так и каждого отдельного реквизита. И сейчас мы имеем дело с условным «языком реквизитов», в котором отсутствуют обычные грамматические связи.

Таким образом, на основном документе под его текстом (4 интервала ниже последней строки текста) и от границы левого поля оформляется отметка со словом «Приложение» в единственном числе, даже если документов-приложений будет несколько и потребуется их перечисление.

А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:

  • в качестве приложения идет подлинник документа или его копия?
  • правильно ли и полностью названы документы-приложения?

Поэтому данный пример оформления из стандарта подлежит корректировке, но совсем «в других местах»:

Пример 12

Отметка о нескольких приложениях на основном документе (оранжевым выделены корректировки представленного в ГОСТ Р 7.0.97-2016 варианта оформления)

Свернуть Показать
Отметка о нескольких приложениях на основном документе (оранжевым выделены корректировки представленного в ГОСТ Р 7.0.97-2016 варианта оформления)

Обратите внимание также и на то, что под словом «Приложение:» никакой текст не оформляется, а если документов-приложений несколько, то они нумеруются, и их номера располагаются «знак под знаком».

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.

Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.

Второй вопрос: могу ли я в этом поручении сослаться на приложения к приказу (например, «заполнять отчеты согласно приложению № 1 к приказу от ... №...) без прикладывания этих приложений (таблиц) к самому поручению?

В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).

Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).

Руководитель посчитал необходимым организовать исполнение приказа в своей службе на основании собственного письменного поручения, поэтому в его тексте можно использовать речевую формулу: «... представлять отчеты о ... ежемесячно к ... по следующей форме: ...». И если таблица к приказу организации не очень сложная, то ее форму (названия граф, которые часто называют «шапкой» таблицы) можно включить в текст поручения.

А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.

Желаем успехов во взаимодействии с руководством и взаимопонимания!

Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Если приложение к документу в электронном виде, например, таблица EXСEL, как тогда его оформлять: «Приложение: Отчет ... за 2017 год, электронная таблица в 1 экземпляре»?

Новый стандарт на оформление организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 в п. 5.19 предусматривает оформление отметки о наличии приложений в электронном виде, причем на обособленном электронном носителе (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.). В стандарте для этой ситуации предлагается такой пример оформления отметки:

Пример 13

Отметка о приложении на обособленном электронном носителе в ГОСТ Р 7.0.97-2016

Свернуть Показать

Приложение: CD в 1 экз.

Но в этом же п. 5.19 стандарта содержится следующее уточнение: «на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов». А опыт лучших практик показывает, что обособленный внешний носитель должен быть идентифицирован прежде всего по наименованию автора документа, имени файла с указанием его расширения и объема, поскольку полное наименование документа-приложения уже должно быть указано в основном (положение, договор, пояснительная записка к плану или отчету) или сопроводительном документе (сопроводительное письмо).

Поэтому отметку об электронном приложении рекомендуем делать следующим образом (указание носителя может быть как в начале, так и в конце отметки):

Пример 14

Упоминание приложения в тексте сопроводительного документа и его описание в отметке о приложении

Свернуть Показать

...Направляем отчет об исполнении основных финансовых показателей развития Кировского филиала за 1-е полугодие 2018 года по разделу 3 целевого проекта «Корпоративные цифровые технологии (2017–2020 гг.)»...

Приложение: CD в 1 экз., Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб

Пример 15

Отметка о приложении

Свернуть Показать

Приложение: Кировский филиал, файл «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls», 10 Мб, CD в 1 экз.

Если же электронное приложение не названо в тексте основного (сопроводительного) документа, то отметку о приложении рекомендуем оформлять с наименованием документа-приложения:

Пример 16

Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Свернуть Показать
Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 17

Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, названным в тексте документа (как в Примере 14)

Свернуть Показать
Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, названным в тексте документа (как в Примере 14)
Пример 18

Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, не названным в тексте документа (как в Примере 16)

Свернуть Показать
Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением, не названным в тексте документа (как в Примере 16)

Основной документ (например, сопроводительное письмо) и обособленный электронный носитель-приложение помещаются в один конверт для почтовых отправлений, причем CD-диск предварительно вкладывается в отдельный конверт или пакет небольшого формата, на котором оформляются его идентификаторы (Пример 17 или 18). Все реквизиты располагаются в центре на лицевой стороне конверта-вкладыша. Заклеивать этот вспомогательный конверт не обязательно.

CD-диски с документами, имеющими оперативное значение и временный срок хранения, могут пересылаться и в одном почтовом конверте с сопроводительными письмами без конвертов-вкладышей. В этом случае в центре носителя черными чернилами или шариковой ручкой пишется только имя файла документа-приложения: «КЦТ_3_otchet_1_2018.xls».

А usb-флеш-накопители необходимо пересылать в отдельных заклеиваемых конвертах-вкладышах, которые помещаются с сопроводительным письмом в один почтовый конверт.

При работе с электронными документами-приложениями необходимо особое внимание обращать не столько на оформление конвертов и вкладышей, сколько на систему именования файлов электронных документов, в которой следует предусматривать единообразие имен файлов однородных документов, возможность их консолидации при составлении сводных документов, а также системное обеспечение идентификации документов и их файлов.

При обмене сообщениями по электронной почте рекомендуем придерживаться практики оформления электронных приложений-файлов, показанной в Примерах 14–16.


Сноски

Показать
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.