• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Подтверждаем причину утраты документов

  • 0 комментариев
  • 24 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Зачем подтверждать причину утраты документов? Как это сделать в случае кражи, затопления, пожара или иной чрезвычайной ситуации? Причем это может быть как локальная проблема (вроде лопнувшей трубы в офисе или возгорания в архиве организации), так и глобальная катастрофа (вроде смытой паводком дамбы или лесного пожара). Подтверждать утрату документов в этих случаях необходимо по-разному. Мы подскажем, в какой ситуации куда за каким документом обращаться и как это лучше делать.


Зачем подтверждать утрату документов?

Действующее законодательство возлагает на организации обязанность по хранению документации в течение нормативных сроков. Если есть обязанность, то есть и ответственность. За утрату документов организацию могут жестко наказать.

Прежде всего, этот риск относится к налоговой и бухгалтерской документации. Ее отсутствие рассматривается как грубое нарушение правил налогового учета (ст. 120 НК РФ) и грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету (ст. 15.11 КоАП РФ). Санкции за утрату документов могут быть достаточно неприятными, начиная со штрафов (5–40 тысяч рублей) и заканчивая дисквалификацией должностного лица сроком до 2 лет (за утрату бухгалтерской документации). Еще одним, достаточно часто встречающимся случаем является практика привлечения налоговыми органами организации к ответственности по ст. 126 НК РФ (непредоставление запрошенных для проверки документов).

При пропаже или гибели первичных документов следует обратиться к действующему до сих пор Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Согласно п. 6.8 руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Причем в необходимых случаях для участия в работе комиссии «могут приглашаться представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора». Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта направляется вышестоящей организации (если таковая имеется). В акте необходимо уточнить, какие документы пропали или погибли. Если есть такая возможность, то лучше составить их реестр.

Один из вариантов, позволяющих избежать или хотя бы уменьшить санкции за утрату бухгалтерской и налоговой документации, – доказать, что документы были утрачены по независящим от компании обстоятельствам и вины должностных лиц компании в этом нет. Действующее налоговое законодательство прямо предусматривает такую возможность:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 111 Налогового кодекса Российской Федерации

1. Обстоятельствами, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения, признаются:

1) совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания);

2) совершение деяния... лицом, находившимся в момент его совершения в состоянии, при котором это лицо не могло отдавать себе отчета в своих действиях или руководить ими вследствие болезненного состояния...

3) выполнение налогоплательщиком... письменных разъяснений..., данных ему либо неопределенному кругу лиц финансовым, налоговым или другим уполномоченным органом государственной власти (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции...

4) иные обстоятельства, которые могут быть признаны судом или налоговым органом, рассматривающим дело, исключающими вину лица в совершении налогового правонарушения.

2. При наличии обстоятельств, указанных в пункте 1 настоящей статьи, лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Итак, исключить вину налогоплательщика могут стихийное бедствие или другие чрезвычайные и непреодолимые обстоятельства. Причем их можно подтвердить наличием общеизвестных фактов, публикаций средств массовой информации и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания (подп. 1 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Суд может признать отсутствие вины и при наличии иных обстоятельств – локального характера (подп. 4 п. 1 ст. 111 НК РФ).

Судебная практика. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.08.2009 по делу № А19-19247/08
Свернуть Показать

Суд признал недействительным решение налогового органа о привлечении организации к ответственности, посчитав достаточным основанием утраты документов пожар в офисе аудиторской фирмы, которой эти документы были переданы для ежегодного аудита.

Если утрата документов произошла не по вине организации, ответственности за это можно избежать. Рассмотрим, какие документы могут в этом помочь в каждом конкретном случае.

Кража

Кража есть тайное хищение чужого имущества (согласно ч. 1 ст. 158 УК РФ).

Прежде всего, мы должны помнить, что ответственность организации за кражу ее документов наступает при наличии вины. А это значит, что кража краже – рознь:

  • одно дело, если было вскрыто помещение, оборудованное замками и сигнализацией,
  • и совсем другое, если папка с документами была украдена со столика в ресторане, где она оказалась в ходе банкета с клиентами.

В первом случае ответственными лицами было сделано все, чтобы избежать утраты документов. Во втором мы видим яркий пример безалаберности и неосторожности. Эта разница может сыграть с компанией злую шутку. Ведь если дело дойдет до спора в суде, именно этот критерий станет решающим.

Судебная практика. Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.02.2005 № А19-10075/04-43-Ф02-186/05-С1
Свернуть Показать

Суд прямо указал, что налоговая инспекция в случае кражи документов должна доказывать наличие вины налогоплательщика в их утрате. Соответственно, если налоговая инспекция сможет доказать, что к утрате документов привела халатность сотрудников компании, то ответственности не избежать.

Такие обстоятельства обычно отражаются в материалах уголовного дела. Например, как указание, что портфель был оставлен без присмотра в людном месте или что помещение, где хранилась документация, было общедоступным и т.п.

Единственным документом, который может спасти организацию от ответственности в случае кражи, является справка, полученная в местных органах МВД.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.