• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Досье контрагента глазами юриста: состав документов, проверка контрагента, конфиденциальность

  • 0 комментариев
  • 16 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Какие документы обычно запрашивают у контрагента-организации перед заключением сделки для снижения рисков? Какие документы запрашивают реже? Как они должны быть заверены? Как фиксировать отказ предоставления части (или всех) документов в досье, чтобы объяснить их отсутствие там? Приводим 15 доступных интернет-сервисов со сведениями из госреестров с указанием, в каком из них какую полезную информацию вы сами можете почерпнуть: лишен ли руководитель партнера права занимать эту должность, действителен ли (не утерян ли) его паспорт, происходит ли сейчас смена руководителя, какова судебная активность организации, начата ли процедура ее банкротства, есть ли задолженности по налогам и др. Какие еще сведения можно собирать в досье и сколько его хранить? Предупреждаем об ограничениях, связанных с конфиденциальностью некоторых из собираемых сведений. Даем совет, как можно «мягко» установить личность явившегося на переговоры человека, если прямо просить его продемонстрировать паспорт неудобно.


Полезная информация – один из самых дорогих ресурсов современного мира. Ее сбор и систематизация с развитием электронных технологий переходит из стадии ремесла в настоящее искусство. Правильно сформированное информационное досье позволяет здраво оценивать возможности партнеров не только при заключении, но и при исполнении ими сделки. Более того, в целом ряде случаев такое досье поможет избежать значительных налоговых рисков. В настоящей статье мы дадим нашим читателям несколько универсальных советов, которые помогут систематизировать работу по его формированию.

Цель создания досье

Главная цель сбора информации о контрагенте – минимизировать риски финансовых потерь своей организации. Данные риски имеют двойную природу.

Во-первых, это гражданско-правовые риски неисполнения контрагентом взятых на себя обязательств. Для их минимизации необходимо быть уверенным в том, что ваш контрагент (и его представитель):

  • обладает правосубъектностью (зарегистрирован, имеет необходимые разрешения или лицензии на конкретные виды деятельности) и вы ведете переговоры с полномочным лицом;
  • требуются ли с точки зрения внутреннего корпоративного контроля вашего партнера дополнительные мероприятия (одобрение крупных сделок, получение разрешения собственника имущества и т.п.);
  • позволяет ли финансовая состоятельность контрагента исполнить сделку, и нет ли рисков признания партнера банкротом в ходе ее исполнения;
  • насколько добросовестно контрагент ведет себя на рынке. Не было ли случаев недобросовестного хозяйственного поведения с его стороны.

Во-вторых, налоговые риски – связаны с тем, что налоговые органы могут привлечь организацию к ответственности1, например, признав вашего контрагента фирмой-однодневкой, а хозяйственные операции фиктивными. Организация должна быть готова доказать, что налоговая выгода у нее возникла добросовестно. Для этого необходимо будет подтвердить:

  • реальность проведения хозяйственной операции, наличие у нее коммерческой цели;
  • отсутствие незаконных интересов вашей организации в сделке2 (например, укрывательство от налогов).

Минимизация этих рисков осуществляется путем сбора всей доступной информации о вашем партнере и ее проверки через открытые информационные источники. Необходимо учитывать, что досье не должно быть статичным. Работать с ним необходимо на периодической основе, пополняя его новыми данными либо подтверждая актуальность уже имеющихся.

Досье электронное или бумажное?

Безусловно, в наше время большая часть данных уже хранится в электронной форме.

Вместе с тем есть достаточно большой объем документов, перевод которых в электронную форму ведет к безвозвратной утрате их ценности. Прежде всего речь идет об официальных «опечатанных» и заверенных документах. Электронная копия договора и договор с «живыми» подписями в суде – это две большие разницы. То же самое относится и к ряду документов, наличие которых необходимо в досье контрагента. Прежде всего речь идет об учредительных документах вашего партнера.

Кроме того, необходимо помнить, что открытые информационные базы меняются одновременно со сменой данных. Так, в открытых источниках вы не сможете получить информацию о бывших руководителях вашего партнера. Конечно, эти данные можно хранить и в электронной форме, но тогда перед предъявлением их третьему лицу или налоговым органам вы не сможете заверить их надлежащим образом. В таком случае лучше хотя бы сразу письменно фиксировать дату и способ получения соответствующей информации уполномоченным на это лицом (Пример 4). Поэтому мы рекомендуем хранить информацию в бумажной форме, если у организации нет возможности использовать электронные цифровые подписи. Если же они есть, то, конечно, такой архив рационально вести в виде электронных образов документов (заверенных электронных копий), тогда хранить лишнюю «макулатуру» не придется.

Срок хранения досье

Отдельно остановимся на сроках хранения документации в досье клиента. К их определению есть 2 подхода:

  • срок хранения досье определяется сроками налоговой проверки данного контрагента. В этом случае досье хранится до истечения сроков налоговой проверки по последней из хозяйственных операций, связанных с данной организацией;
  • срок хранения досье определяется потенциальными рисками привлечения к уголовной ответственности (например, за мошенничество или уход от налогов). В этом случае такие документы (так же как и документы первичного бухгалтерского учета по сделкам, которые могут вызвать вопросы у правоохранителей) хранятся не менее 10 лет с момента окончания взаимодействия с «токсичным» партнером.

Впрочем, есть еще один подход к определению срока хранения, назовем его нерациональным. Целый ряд организаций в принципе не уничтожают досье клиентов – такие компании копят документы вплоть до своей ликвидации.

Содержание досье

Что включать в досье своих контрагентов, организация определяет сама, исходя из собственных представлений о приемлемом риске. Она же решает, как реагировать на отказ предоставить какие-либо документы. Однако работа над созданием досье должна быть системной. Для этого в организации нужен документ, детально регламентирующий ее. Назвать его можно, например, Положение о проверке добросовестности контрагентов. В данном документе необходимо определить:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.