Руководитель службы ДОУ делится своим опытом преодоления несовершенств нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов при его внедрении на крупном предприятии: какой стратегии придерживаться, как отвечать на вопросы подразделений о промахах стандарта (бухгалтерии, службе безопасности, техническим подразделениям и др.).
Солнце оказалось зеленым
«Придумать зеленое солнце легко. Трудно создать мир, в котором оно было бы естественным», – сказал однажды писатель Джон Толкин. Это высказывание в полной мере относится к новому национальному стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». С 1 июля 2018 года многие службы документационного обеспечения управления перешли на новую парадигму работы с документами. Национальный стандарт по оформлению документов применяется на добровольной основе, но в то же время он является фундаментом, отправной точкой для создания основного локального нормативного акта по оформлению и управлению документами – Инструкции по делопроизводству организации. В связи с этим можно сказать, что от того, как составлена инструкция, во многом зависит, насколько правильно и адекватно воспримет персонал информацию, указанную в ней.
Тут действует простая формула:
Что если один из основных элементов этой формулы не является качественным? Хочу сразу определиться, что для меня ключевым показателем качества документа является отсутствие причины его исправить. И вот было заявлено, что разработан национальный стандарт с учетом современных требований к оформлению документов, а также широкого распространения цифровых технологий, в частности электронного документооборота. Все эти красивые слова оказались далеки от реальности. Придумано «зеленое солнце», но оно не соответствует миру, в котором существует. В этой статье хочу рассказать о проблемах внедрения национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 на одном из крупнейших предприятий Северной столицы ОАО «Метрострой», где я возглавляю отдел документационного обеспечения.
Теория – это когда все известно, но ничего не работает. Практика – это когда все работает, но никто не знает почему. Мы же объединяем теорию и практику: ничего не работает… и никто не знает почему!
Альберт Эйнштейн
На сегодняшний день в России популярно оправдание: у нас делается либо хорошо, либо быстро. Однако оно не имеет отношения к новому ГОСТ: его разрабатывали несколько лет, но в конечной редакции он вышел «сырым», недоработанным, противоречивым.
Многие делопроизводители ждали революцию в сфере управления документами, масштабных изменений, ведь с момента выхода предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003 прошло больше десяти лет. За это время изменились страна, технологии, мышление и отношение работников к документам. Порядок в документах стал нормой и имиджевой составляющей для многих современных компаний. Благодаря стремительному росту информационных технологий в нашу жизнь вошли новые термины и понятия: система электронного документооборота, электронная подпись, электронные архивы, оцифровка документов. Дмитрий Анатольевич Медведев в 2008 году, будучи президентом Российской Федерации, выступил с заявлением о том, что электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 году.
Ответственные за делопроизводство хотели бы видеть в новом ГОСТ реальный инструмент, позволяющий улучшить качество работы с документами, в т.ч. электронными. Следует отметить, что перед принятием ГОСТ Р 7.0.97-2016 были организованы традиционные деловые обсуждения – круглые столы, встречи, семинары, конференции, на которых профессиональное сообщество активно обсуждало и высказывало различные точки зрения о проекте нового национального стандарта. Например, с 27 по 28 сентября 2017 года в Севастополе специалисты по делопроизводству Россвязи и подведомственных организаций обсуждали практические аспекты организации работы с документами в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Таких примеров очень много. Это говорит о том, что общество готовилось к переменам, а перенос срока введения в действие нового стандарта расценивался как хорошая возможность доработать и усовершенствовать документ. В наше время, чтобы успешно разрабатывать и внедрять нормативные акты в области документационного обеспечения управления, необходимо учитывать мнение целевой аудитории – тех, кто на практике сталкивается с делопроизводством и кто будет это применять. Очень важно наладить диалог с «конечным потребителем»… Но этого не произошло.
Как мы здесь живем – великая тайна. Все кричат «вира», а выходит «майна»
Борис Гребенщиков
Как выходить из трудного положения
С 1 июля 2018 года ОАО «Метрострой» перешло на новую Инструкцию по делопроизводству в стремлении соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Несмотря на то что законодательство пока не требует обязательного составления такого нормативно-методического документа во всех организациях (независимо от их организационно-правовой формы), осознание его необходимости должно быть у каждого руководителя. Кроме того, ОАО «Метрострой» является источником комплектования ГКУ «Центрального государственного архива Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб) и наша Инструкция по делопроизводству проходила процедуру согласования экспертно-проверочной комиссии ЦГА СПб.
Гений менеджмента Фредерик Тейлор говорил, что неправильно проводить внедрение изменений в компании массово, сразу во всех подразделах. Инновации – это всегда «фронт», это передел прав и власти. Обязательно будут те, кто против перемен. Сузив участок «фронта», можно получить максимальный «перевес». Мы помнили об этом, когда решали, с кем обсуждать обновленные правила оформления документов.
За 2 недели до внедрения, в июне 2018 года, мы провели обучающие семинары по новым правилам работы с документами для работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Тем самым мы:
- предоставили полную информацию о новом национальном стандарте;
- получили качественную обратную связь на острые, проблемные вопросы, связанные с новой Инструкцией по делопроизводству;
- вовлекли работников в процесс перехода от одного стандарта к другому;
- сформировали ядро основных агентов изменений.
ГОСТ Р 7.0.97-2016, Инструкция по делопроизводству, новые бланки, шаблоны и презентация были размещены на внутреннем информационном портале, где каждый работник мог ознакомиться с материалом и озвучить возникшие вопросы. Вот основные вопросы, которые задали пытливые умы «Метростроя» после того, как изучили ГОСТ Р. 7.0.97-2016:
1. Пункт 3.3 стандарта (в его новой редакции) предписывает для создания документов использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. То есть мы уже не можем использовать Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri и приближенные к ним (как это значилось в первоначальной редакции этого пункта)?
Фрагмент документа
Пункт 3.3 ГОСТ Р. 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Первоначальная редакция (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14 и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Новая редакция, в которой ГОСТ и начал свое действие 01.07.2018 (утв. приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст):
3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Ответ очевиден. Шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri разработаны компанией Monotype, они распространяются платно и встроены не во все операционные системы. Как объяснили продвинутые айтишники:
- если использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, то сразу возникнут проблемы с отображением старых документов и шаблонов, особенно при работе с таблицами, если у вас в системе не установлен шрифт, использованный при их написании. И надо понимать: работать вам придется не только с документами, создаваемыми внутри вашей организации, но и с входящими из внешней среды, у сторонних организаций тоже не должно быть проблем с полученными от вас документами и материалами.
Допустим, документ набран шрифтом Calibri, вам его переслали по почте. И если у вас в операционной системе не установлен этот шрифт, то документ будет отображаться некорректно. Однако проблема будет не в том, что человек не увидит, что там написано. Чаще всего система просто заменяет отсутствующий шрифт на другой и возникает, к примеру, смещение полей или раздвинутся границы таблицы, потому что иной шрифт при одинаковом значении размера фактически станет либо больше либо меньше и т.д.;
- надо проверить, все ли программное обеспечение, которым пользуется организация, сможет поддерживать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Если вы не готовы решать все эти проблемы, то должны понимать, что будете осознанно игнорировать требование национального стандарта и работать с классическими гарнитурами, как было предусмотрено в первой редакции ГОСТ.
2. Когда в описательной части ГОСТ написано одно, а пример дается другой, чему следовать? Приведем здесь пару таких случаев.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.22… При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример –
| Заместитель директора по финансовым вопросам |
Подпись |
И.О. Фамилия |
| Заместитель директора по административным вопросам |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если следовать тексту ГОСТ, то оформление подписей в этой ситуации должно быть иным. Они должны не только располагаться на одном уровне, но и начинаться от границы левого поля (т.е. без абзацного отступа):
Пример 1. Подписи лиц равных должностей – правильное оформление
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
3.4… Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом…
5.15… Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо…
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Пример –
Пример 2. Адресат, включающий две составные части – правильное оформление и расположение
Кстати, работники ЦГА СПб на неадекватность примеров стандарта реагируют так: надо смотреть только на описательную часть, а примеры могут быть и ошибочными, в этом нет никакой трагедии. Тут опять уместно вспомнить Эйнштейна, который говорил: «Только дурак нуждается в порядке – гений господствует над хаосом», чего и вам, уважаемые коллеги, искренне желаю.
3. Вопрос от бухгалтерии «Метростроя» касался проставления печати, т.к. предписания нового ГОСТ и Минфина конфликтуют. Первый требует ставить печать не на личный росчерк, а второй – обязательно на него.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
…Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Фрагмент документа
Письмо Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»
При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:
…4) заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.
В данной ситуации для минимизации возможных потерь целесообразно документы, готовящиеся для налоговой, оформлять с учетом требований Минфина. В поддержку этой версии можно высказать следующий тезис: ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению организационно-распорядительных документов (ОРД) устанавливает общие правила, которые могут уточняться профильными регуляторами для подведомственных им документов. Данная позиция, скорее всего, будет принята с благодарностью и вашей бухгалтерией.
4. Технические службы и отделы «Метростроя» поинтересовались у нас, почему в ГОСТ Р 7.0.97-2016 совсем не раскрыта тема, связанная с расположением реквизитов при составлении документов в альбомной ориентации, ведь при этом расположении как минимум поменяются требования к размеру полей и месту проставления номеров страниц.
На этот вопрос вы можете ответить «технарям», что ГОСТ Р 7.0.97-2016 посвящен оформлению организационно-распорядительных документов, которые привычно изготавливать в книжной ориентации. Если же необходимо включать в них большие таблицы, схемы и другие крупные элементы, которые удобнее читать в альбомной ориентации, то их лучше оформлять в виде приложений (у них ориентация листа и будет отличаться от основного организационно-распорядительного документа). Правда, в этом случае для корректной подшивки такого приложения в дело самым большим полем должно стать верхнее (а не левое как при книжной ориентации листа) и номера страниц лучше проставлять не на верхнем поле. Данные уточнения правил ГОСТ стоит сделать в Инструкции по делопроизводству организации (ведь и сам ГОСТ говорит о корректировке общих правил, например, при печати документа на оборотной стороне листа).
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны…
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Второе, что стоит пояснить специалистам технических служб: ГОСТ Р 7.0.97-2016 посвящен ОРД, а по оформлению научно-технических документов есть свои стандарты и их никто не отменял, для НТД продолжают действовать они.
В национальном стандарте отсутствует информация об оформлении в документе таблиц, кроме формулировки «при составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров» в п. 3.3. Для решения этого вопроса в Инструкции по делопроизводству мы создали раздел «Оформление таблиц в документах», где подробно раскрыли основные правила работы с таблицами в организационно-распорядительных документах.
5. Вопросы от службы безопасности ОАО «Метрострой»:
- почему в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет упоминания о том, что гриф ограничения доступа на электронных документах необходимо проставлять на всех страницах?
- почему там не сказано, что если мы не прошиваем бумажный документ с ограниченным доступом, то соответствующий гриф (например, «Для служебного пользования») необходимо наносить на все страницы документа?
Ваш ответ на подобные вопросы может быть следующим. ГОСТ Р 7.0.97-2016 посвящен общим вопросам оформления ОРД, а вы говорите уже о специальном делопроизводстве. Кстати, полные правила его ведения организации лучше описывать не в Инструкции по делопроизводству, к которой имеют доступ все сотрудники, а в отдельном локальном нормативном акте, в котором и будут установлены все тонкости, включая те, о которых спрашивала служба безопасности. Это повысит эффективность защитных мер в силу сужения круга осведомленных сотрудников.
* * *
Здесь приведена только часть вопросов, с которыми работники ОАО «Метрострой» обращаются в отдел документационного обеспечения. Ситуация наглядно показывает недостатки нового стандарта. Мы тратим драгоценный ресурс – время для того, чтобы адаптировать стандарт к условиям нашего предприятия. И все же мы не должны быть заложниками ситуации, выход – в поиске альтернативы. Как сказал Нельсон Мандела: «Я никогда не проигрываю… либо выигрываю, либо учусь». Еще много лет мы будем учиться работать с несовершенным документом, чтобы самим стать более совершенными. Надеюсь, найденные нами ответы на загадки нового стандарта помогут и вам.
