• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Начало статьи, окончание в № 11’ 2018

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.


В 2016 году Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» было утверждено Положение о Федеральном архивном агентстве (Росархиве), в соответствии с которым Росархив получил функции:

  • по выработке и реализации государственной политики и
  • нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также
  • по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере (п. 1).

Положением о Росархиве установлено, что он разрабатывает и утверждает нормативные документы в сфере делопроизводства и архивного дела, в т.ч. правила делопроизводства в государственных органах (подп. 3 п. 6), примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (подп. 5 п. 6) и ряд других документов.

На протяжении 2017 года велась разработка Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях и в конце 2017 – начале 2018 года она прошла широкое обсуждение:

  • в конкретных государственных организациях (в таких, как ФБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», ФКУ «Государственный архив Российской Федерации», Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, ФГУП «Почта России», АО «Гознак» и др.),
  • а также в профессиональной среде (проект документа был размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов http://regulation.gov.ru/).

В итоге Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях была утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрирована в Минюсте России 17.08.2018 (регистрационный № 51922)1. Она вступила в силу 31.08.2018.

На кого распространяется

В самом названии нового нормативного правового акта указано, на кого он распространяется. Но в отечественном законодательстве нет определения «государственная организация». На практике это понятие как собирательное употребляется применительно к организациям различных организационно-правовых форм. Основным признаком, позволяющим относить организации к категории государственных, является государственная собственность на имущество организации.

При разработке Примерной инструкции подразумевалось, что к государственным организациям2 относятся:

1) коммерческие – государственные унитарные предприятия, представленные предприятиями двух видов:

  • унитарные предприятия, основанные на праве хозяйственного ведения: федеральное государственное предприятие и государственное предприятие субъекта Российской Федерации;
  • унитарные предприятия, основанные на праве оперативного управления: федеральное казенное предприятие, казенное предприятие субъекта Российской Федерации;

2) некоммерческие:

  • федеральные бюджетные учреждения, бюджетные учреждения субъектов Российской Федерации (создаваемые для осуществления полномочий в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты, занятости населения, физической культуры и спорта, а также в иных сферах);
  • государственные корпорации и компании;
  • публично-правовые компании;
  • государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
  • автономные учреждения, созданные РФ, субъектом РФ для выполнения работ, оказания услуг в целях осуществления полномочий органов госвласти в сферах науки, образования, здравоохранения, культуры, СМИ, соцзащиты, занятости населения, физкультуры и спорта и пр.

Хозяйственные общества (акционерные компании), являющиеся коммерческими организациями, 100% акций которых принадлежит государству, под действие Примерной инструкции также подпадают.

Для перечисленных выше организаций новая Примерная инструкция является обязательной. Все остальные организации – негосударственные – вправе самостоятельно решать, применять ее или нет.

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с организационно-распорядительными документами (ОРД) независимо от вида носителя (бумажного и электронного) путем регламентации правил:

  • подготовки документов,
  • технологий работы с ними,
  • организации их текущего хранения и
  • подготовки к передаче в архив организации.

Таким образом, положения Примерной инструкции для государственных организаций должны (а для остальных могут) лечь в основу конкретных Инструкций по делопроизводству этих организаций. Однако заметьте, в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции отмечается, что особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иные виды конфиденциальной информации) должны регулироваться отдельными локальными нормативными актами (ЛНА), утверждаемыми руководителем организации: это может быть, например, Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, Положение о защите персональных данных работников, Положение (порядок) о предоставлении служебной информации контрагентам и средствам массовой информации и другие ЛНА.

За документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный исполнитель (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях? См. статью «Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?» журнала № 9′ 2016

Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности в государственных организациях (далее – организации). На основе нее они должны разработать и утвердить своим руководителем как минимум индивидуальную Инструкцию по делопроизводству всей организации (она может дополнять положения Примерной инструкции). А в филиалах и обособленных структурных подразделениях могут быть введены свои инструкции, дополняющие индивидуальную Инструкцию по делопроизводству организации (п. 1.12 и 1.13).

Не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции и правила работы с документами в системе электронного документооборота (СЭД) и в иных информационных системах (ИС) организации (п. 1.14).

Ответственность за документы организации

Установление ответственности за документацию организации – важная часть нормативного регулирования в сфере делопроизводства. Этот вопрос рассматривается в разделе I «Общие положения» Примерной инструкции.

Служба делопроизводства организации определяется как структурное подразделение, ответственное:

  • за ведение делопроизводства организации и
  • его совершенствование.

Подчеркивается, что она обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации. Задачи, функции, права и ответственность службы делопроизводства определяются положением о ней, которое утверждается руководителем организации.

В иных подразделениях организации должны быть работники, на которых возлагается непосредственное ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях. В зависимости от объемов документооборота, структуры и штатной численности подразделений это могут быть:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.