• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2018
  • Рубрика Архивное дело

Новые методические рекомендации к Правилам 2015 г. об организации работы архива

  • 0 комментариев
  • 38 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Как методические рекомендации предлагают разрабатывать номенклатуру дел? Что они говорят о составе документов по архивному делу, которые необходимо вести организации и предъявлять при проверках? Действительно ли экспертная комиссия любой организации теперь сможет обратиться в ЦЭПК при Рос­архиве для согласования сроков хранения своих документов, которые отсутствуют в нормативной базе?
Кроме того, методические рекомендации отвечают на ряд актуальных вопросов, которые часто задают практики: неужели необходимо переутверждать номенклатуру дел каждый год? какой номер фонда надо оформлять на обложке дела и в учетных документах архива, откуда он берется? обязательно ли оформлять паспорт архива? какие виды описей вносятся в реестр описей (это все описи, включая описи структурных подразделений, или это только годовые разделы, или это полностью законченные описи)? как оформляется обложка дела? Правила 2015 г. установили, что историческая справка должна состоять из 3 частей, как теперь ее составлять? если в архиве организации работает только 1 сотрудник, как оформлять подписи на архивных документах?



Напомним, что речь идет о Методических рекомендациях по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Безусловно, важное практическое значение имеет п. 1.1.1 Рекомендаций, в котором достаточно подробно рассматривается и закрепляется методика разработки номенклатуры дел и даже упоминается понятие «сводная номенклатура» (оно отсутствует в Правилах 2015 г.). Рекомендации предусматривают, что требования к составлению номенклатуры дел должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству организации. Рассматриваются следующие этапы разработки номенклатуры дел:

  • разработка классификационной схемы номенклатуры дел организации;
  • выявление состава документов для составления номенклатуры дел;
  • составление заголовков (наименований) дел;
  • систематизация заголовков дел внутри раздела номенклатуры дел;
  • индексация дел;
  • определение сроков хранения дел.
См. статью «Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы» журнала № 10′ 2018
Чтобы часть работы переложить на подразделения, читайте статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства» журнала № 10′ 2013

Необходимо обратить внимание, что каждый этап в Рекомендациях изложен подробно, с соответствующими примерами, и если руководствоваться ими, то в организации вполне возможно на данной основе разработать самостоятельный локальный нормативный акт – Регламент (или Правила) разработки номенклатуры дел. И в этом случае считаем необходимым дать совет об изменении последовательности этапов:

  • номенклатура дел составляется на основании выявления и изучения всего состава документов и всех документируемых функций и процессов,
  • и только потом выбирается и разрабатывается классификационная схема номенклатуры, отражающая деятельность организации;
  • сроки хранения документов определяются вместе и одновременно с формулированием заголовков дел, т.к. на данном этапе всегда учитываются имеющие значение для экспертизы ценности взаимосвязь и взаимозависимость документов, поскольку они определяют применение так называемого «старшего» срока хранения по сроку наиболее значимого документа дела.

Вызывает вопрос и положение о систематизации организационно-распорядительных документов внутри раздела номенклатуры дел (п. 1.1.1.4), т.к. организационные и распорядительные документы – это разные подсистемы документации, поэтому приказы, протоколы, распоряжения и локальные нормативные акты также должны быть систематизированы по принадлежности к подсистеме и степени значимости. При этом Рекомендации допускают, что правила, положения, инструкции, которые утверждаются в качестве самостоятельных документов (т.е. имеют собственные номер и дату), формируются в отдельные дела с организационными документами перед делами с распорядительными документами.

Рекомендации подчеркивают, что при формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом (п. 1.1.2), что исключает до сих пор встречающиеся заголовки «Входящая переписка» и «Исходящая переписка».

См. статью «Регистрация и формирование дел с ЛНА: развитие технологии» журнала № 12′ 2017

В том же пункте кратко сформулированы методические положения о формировании документов по личному составу:

  • документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
  • документы по заработной плате работников (лицевые счета, карточки-справки) группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года (это новое пояснение).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункты 1.1.1.3-1.1.1.5 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (одобрены Комиссией Росархива по НИМР 26.04.2018 и опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018)

1.1.1.3. Составление заголовков (наименований) дел

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («материалы», «разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовок дела состоит из элементов, отражающих:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.