Подготовка папок для заведения дел в новом году

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2018

Рудина Наталья

генеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ru

На сколько детально дробить «похожие» документы по разным делам и томам? Что и когда заполнять на корешках и титульных листах папок? Если вы организуете работу грамотно, то исполнители смогут безошибочно подшивать документы в «правильные» папки, вы будете быстро находить искомое и избежите уничтожения части документов раньше предписанного им срока хранения.

Конечно, систематизация документов по делам продумывается на этапе разработки номенклатуры дел на следующий год. После утверждения такого документа на его основании надо подготовить папки для планируемых дел. Обычно для этого используют папки-регистраторы, в которые удобно подшивать документы, а также вынимать их даже из середины стопки, благодаря специальному арочному механизму.

Что стоит на них писать, чтобы потом было удобно и быстро подшивать документы в правильные папки, избегая путаницы?

Рисунок 1. Папка-регистратор с арочным механизмом

Оригиналы и копии одних и тех же документов в разных подразделениях

Для начала вспомним, что в большинстве организаций есть такие документы, которые хранятся во всех структурных подразделениях. Но в каком-то одном подразделении создаются и оседают оригиналы, а в других хранятся только их копии. Это важно отразить в номенклатуре дел и потом на папках.

Пример 1. Возможное местонахождение различных видов приказов

Опишем достаточно распространенный вариант местонахождения бумажных оригиналов и копий различных видов приказов:

1) приказы по основной деятельности, как правило, создаются в службе делопроизводства (канцелярии или т.п.). Соответственно, там же будут храниться их подлинники, а копии будут рассылаться по структурным подразделениям, к деятельности которых они имеют отношение;

2) приказы по личному составу создаются в отделе кадров. Соответственно, их оригиналы хранятся по месту издания, а копии рассылаются по соответствующим подразделениям – работников которых они касаются (приказы о приеме, назначении, переводе, совмещении, увольнении, приказы о ежегодных очередных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных внутренних и зарубежных командировках и др.);

3) приказы по административно-хозяйственной деятельности обычно создаются в службе делопроизводства. Соответственно, в каком структурном подразделении создаются такие приказы – там их оригиналы и хранятся. Копии приказов будут рассылаться в те подразделения, к деятельности которых они имеют непосредственное отношение.

Заметим, что при возможности работы в СЭД с электронными образами документов необходимость в рассылке их бумажных копий отпадает сама собой.

Пример 2. Индексы дел

Индексы дел обозначаются в номенклатуре дел (как правило) арабскими цифрами через дефис, например: 01-05, где

01 – это номер раздела номенклатуры. Обычно она составляется по структурному типу ¹, тогда каждым ее разделом является отдельное структурное подразделение организации;
05 – порядковый номер дела в этом подразделении.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы (это относится ко второй части индекса) для однородных дел каждого раздела. Поэтому почти во всех структурных подразделениях первые несколько номеров дел повторяют одинаковые названия. Единственное отличие – это сроки хранения документов (например, подлинники приказов по основной деятельности создаются и хранятся в службе делопроизводства постоянно, а копии тех же приказов в других подразделениях – ДМН (до минования надобности)).