• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2018
  • Рубрика Современное делопроизводство

Подготовка папок для заведения дел в новом году

  • 0 комментариев
  • 16 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
На сколько детально дробить «похожие» документы по разным делам и томам? Что и когда заполнять на корешках и титульных листах папок? Если вы организуете работу грамотно, то исполнители смогут безошибочно подшивать документы в «правильные» папки, вы будете быстро находить искомое и избежите уничтожения части документов раньше предписанного им срока хранения.


Конечно, систематизация документов по делам продумывается на этапе разработки номенклатуры дел на следующий год. После утверждения такого документа на его основании надо подготовить папки для планируемых дел. Обычно для этого используют папки-регистраторы, в которые удобно подшивать документы, а также вынимать их даже из середины стопки, благодаря специальному арочному механизму.

Что стоит на них писать, чтобы потом было удобно и быстро подшивать документы в правильные папки, избегая путаницы?

Рисунок 1

Папка-регистратор с арочным механизмом

Свернуть Показать
Папка-регистратор с арочным механизмом

Оригиналы и копии одних и тех же документов в разных подразделениях

Для начала вспомним, что в большинстве организаций есть такие документы, которые хранятся во всех структурных подразделениях. Но в каком-то одном подразделении создаются и оседают оригиналы, а в других хранятся только их копии. Это важно отразить в номенклатуре дел и потом на папках.

Пример 1

Возможное местонахождение различных видов приказов

Свернуть Показать

Опишем достаточно распространенный вариант местонахождения бумажных оригиналов и копий различных видов приказов:

1) приказы по основной деятельности, как правило, создаются в службе делопроизводства (канцелярии или т.п.). Соответственно, там же будут храниться их подлинники, а копии будут рассылаться по структурным подразделениям, к деятельности которых они имеют отношение;

2) приказы по личному составу создаются в отделе кадров. Соответственно, их оригиналы хранятся по месту издания, а копии рассылаются по соответствующим подразделениям – работников которых они касаются (приказы о приеме, назначении, переводе, совмещении, увольнении, приказы о ежегодных очередных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных внутренних и зарубежных командировках и др.);

3) приказы по административно-хозяйственной деятельности обычно создаются в службе делопроизводства. Соответственно, в каком структурном подразделении создаются такие приказы – там их оригиналы и хранятся. Копии приказов будут рассылаться в те подразделения, к деятельности которых они имеют непосредственное отношение.

Заметим, что при возможности работы в СЭД с электронными образами документов необходимость в рассылке их бумажных копий отпадает сама собой.

Пример 2

Индексы дел

Свернуть Показать

Индексы дел обозначаются в номенклатуре дел (как правило) арабскими цифрами через дефис, например: 01-05, где

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.