• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2018
  • Рубрика Права и обязанности

Формирование кадрового состава службы ДОУ

Как найти квалифицированные кадры и мотивировать их работать в подразделении, отвечающем за документационное обеспечение управления (ДОУ)?
Как относиться к непрофильным задачам? Как обеспечить расстановку людей на разных участках работы и добиться от них максимального КПД? Как удержать персонал и обеспечить взаимозаменяемость? Как решить эти задачи начальнику отдела, чтобы его коллектив работал слаженно, в т.ч. при перегрузках? Автор предлагает читателям для использования свои методы и схемы, наработанные за последние 10 лет.



Формирование кадрового состава общего отдела1 – мероприятие не из простых в силу ряда обстоятельств, начиная с относительно небольших зарплат для вновь пришедших сотрудников до незначительного количества учебных заведений, предоставляющих возможность получения профильной специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». За решение вопросов кадрового обеспечения подразделения ДОУ кроме его руководителя отвечают еще кадровая служба и первое лицо организации. Однако большая часть ответственности лежит на непосредственном руководителе этого подразделения.

Где взять людей? или Сам найди себе подчиненных

Отношение к специалистам в области делопроизводства изначально было не очень уважительным и одобрительным. В понимании большинства достаточно научиться работать с компьютерной и офисной техникой (а в случае с секретарями – заварить чай, кофе), и по большому счету специалист готов. Из образования хватит и техникума2. У кого-то это представление со временем менялось, у кого-то нет, но в массовости своей работа с документами (архив, секретариат, канцелярия) воспринимается и сейчас как идеальная синекура3.

Подготовку специалистов нашего профиля осуществлял с 1932 года Историко-архивный институт (ныне – подразделение РГГУ), но с углубленным изучением документа как исторической ценности без отвлечения на современные особенности организации работы с документами. Уже в 1966 году появился Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, среди направлений работы которого документоведение стало изучаться на одном уровне с архивоведением. С начала 2000-х годов среди государственных и коммерческих средних специальных и высших учебных заведений специальность «Документоведение и ДОУ» стала чаще открываться, но скорее как дань моде и глобальному информационному развитию мира. Выпускников вузов и техникумов/колледжей разбирали на рынке труда, как горячие пирожки. В настоящее время также в системе ссузов и вузов указанная специальность существует, но в большинстве случаев преподавание даже если и ведется на основе сильной теоретической базы, то при минимальной привязке к практической работе, имеющей огромное количество особенностей в зависимости от отрасли деятельности организации и т.д. В то же время выпускники учебных заведений зачастую обладают ничем не подтвержденными запросами на высокие зарплаты и широкий социальный пакет, обосновывая это редкой специальностью.

См. статью «Для кого профстандарты обязательны?» журнала № 11′ 2017
Какие корректировки обязанностей работодатель может сделать без согласования с работником (в уведомительном порядке), а для каких оно необходимо? Как оформить изменение должностной инструкции? Ответы в статье «Как изменить обязанности работника» журнала № 11′ 2017

Как же в современных условиях сформировать коллектив профессионалов, включающий специалистов в области и документоведения / документационного обеспечения управления, и архивоведения, попутно не забывая про дополнительный функционал, зачастую возлагаемый на общие отделы (от контроля за всем обеспечивающим персоналом хозяйственной сферы до контроля за договорной работой)?

Нельзя отказываться ни от одного человека – потенциального претендента, изъявляющего желание устроиться к вам на работу, только из-за  непрофильности его образования. Имеющийся уровень образования и полученная специальность в вашем выборе не должны превалировать. За 10 лет моего руководства общим отделом из работавших сотрудников имевших профильное высшее или среднее специальное образование было всего трое (включая меня). Все остальные изначально профильного образования не имели: экономика, юриспруденция, информационные технологии, педагогика, картография, туризм и гостиничное хозяйство и др., но не документоведение и ДОУ. Все они за определенный период времени освоили необходимые знания, умения и навыки, позволяющие показывать высокие результаты работы в сфере ДОУ.

См. статью «Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту» журнала № 4′ 2016
См. статью «Профессиональный стандарт для управляющего документацией» журнала № 11′ 2017

В рамках мотивационных мероприятий желающим была предоставлена (и будет предоставлена в дальнейшем) возможность получения профессиональной переподготовки в области ДОУ, что является мощным толчком в карьерном развитии.

Пример 1
Свернуть Показать

Два сотрудника общего отдела с первичным образованием в области юриспруденции и экономики получили возможность занять должности заместителей начальника отдела, пройдя программу профессиональной переподготовки по документоведению. Они трудятся в нашем подразделении 11 и 8 лет соответственно, занимая руководящие должности уже более 5 лет.

В настоящее время 1 из 2-х заместителей в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Поэтому в актуальной оргструктуре отдела, показанной в Примере 5, значится только 1 заместитель.

Также по необходимости и пожеланиям конкретных сотрудников мы прибегаем к краткосрочным курсам, семинарам и лекциям узконаправленного характера (по работе с обращениями граждан, оформлению деловой переписки, подготовке для архивного хранения документов по личному составу и т.д.). Это позволяет актуализировать знания по конкретному направлению работы.

Видение профессиональной парадигмы развития и построение образовательной траектории для каждого подчиненного становится неотъемлемой частью работы руководителя общего отдела (не надо полностью полагаться на кадровую службу, вам стоит быть как минимум инициатором повышения квалификации своих сотрудников). Это должно касаться любого подчиненного, но особое внимание стоит уделять:

  • молодым, обучающимся одновременно с работой,
  • и студентам, проходящим практику.

Две эти категории являются крайне перспективными для формирования кадрового резерва как организации в целом, так и общего отдела в частности (см. Примеры 2 и 3).

Пример 2

Заполняемость штатных единиц общего отдела на протяжении нескольких лет

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.