Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

Раздел V «Организация документооборота»

Заметьте, что для внутренних и исходящих документов жизненный цикл начинается с подготовки проекта, включая согласование и подписание – эти этапы жизненного цикла составляют раздел делопроизводства, называемый «Документирование деятельности». Поэтому они были описаны в отдельных разделах Примерной инструкции (о них мы говорили в предыдущей части статьи), хотя и при описании документооборота их стоит учитывать (о нем будем говорить сейчас).

Перечислим основные положения раздела «Организация документооборота» Примерной инструкции, на которые стоит обратить внимание.

1. С одной стороны, в п. 5.1 приводится определение скорее бумажного документооборота: «документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем)».

С другой стороны, в Примерной инструкции, конечно же, даются особенности электронного документооборота. Работа в СЭД строится не на организации движения (перемещении) документов, а на организации доступа к документам, включенным в СЭД. По этой причине в п 5.2 сказано: «задача… в условиях электронного документооборота – обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами».

2. В СЭД мы имеем дело:

• с электронными документами (изначально созданными в цифровой форме) и
• электронными копиями документов (полученными в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе).

Исключительно в форме электронных документов могут создаваться, храниться и использоваться документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно). Для перехода на полноценный электронный документооборот в организации разрабатывается и утверждается ее руководителем Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов.

3. В целях совершенствования процессов управления электронными документами Примерной инструкцией установлены Перечни обязательных сведений о входящих, исходящих и внутренних документах, включаемых в СЭД, иначе говоря, определен набор обязательных полей электронных регистрационных карточек.

Таблица 1

Обязательные поля электронных регистрационных карточек для различных типов документов

Свернуть Показать

В Примерной инструкции отмечается, что сведения, включаемые в СЭД о входящих и исходящих документах, обязательны для государственных организаций – участников МЭДО. Дополнительно к указанным в Таблице 1 данным в СЭД могут вноситься и иные сведения.

4. В Примерной инструкции особенности документооборота разных типов документов рассматриваются последовательно:

• организация движения входящих документов (п. 5.7–5.34) включает следующие этапы:
• прием и первичная обработка документов;
• распределение (сортировка) документов на регистрируемые и нерегистрируемые (Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении № 12);
• регистрация документов¹;
• предварительное рассмотрение документов;
• рассмотрение документа руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом;
• передача документа на исполнение в структурное подразделение;
• организация движения исходящих документов (п. 5.35–5.43) включает этапы:
• подготовки проекта документа;
• согласования проекта документа (в соответствии с п. 4.1–4.13 Примерной инструкции);
• подписания документа;
• регистрации документа;
• отправки документа (средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, средствами электросвязи (факсимильной, телеграфной, электронной почтой, МЭДО, СЭД)).
• организация движения внутренних документов (п. 5.44–5.51) на этапе подготовки документа совпадает с основными этапами прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения – с основными этапами прохождения исходящих документов.

Раздел VI «Контроль исполнения документов (поручений)»

В разделе устанавливаются: основные этапы контроля исполнения документов (поручений); сроки исполнения документов (поручений); условия продления срока исполнения документов (поручений); порядок и условия снятия документа (поручения) с контроля.

Обратите внимание на положения Примерной инструкции о сроках исполнения: