• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2018
  • Рубрика Оформление документов

Как уменьшить количество ошибок в проектах документов

Окончание статьи, начало в № 11’ 2018

Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. В этой части статьи автор рассказывает об оставшихся 3 инструментах. Во-первых, о том, что из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок в организации был разработан специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов (он опубликован целиком, можете его позаимствовать). Во-вторых, речь идет об образцах документов. И в-третьих, об обучающих семинарах.


4. Инструкция по делопроизводству

При разработке своей Инструкции по делопроизводству мы старались:

  • собрать в ней правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, проиллюстрировать их достаточным количеством примеров отдельных реквизитов и целых образцов документов для различных ситуаций;
  • писать ее максимально понятным языком;
  • логично структурировать информацию, чтобы ею удобно было пользоваться – быстро находить искомое.

В Примере 2 показано ее содержание.

Пример 2

Содержание Инструкции по делопроизводству в ОАО «Метрострой»

Свернуть Показать
Содержание Инструкции по делопроизводству в ОАО «Метрострой»

При проверке проектов документов, подготовленных исполнителями, мы стали замечать, что определенные ошибки встречаются в их текстах чаще других. Чтобы не разъяснять их бесконечно каждому по отдельности, мы разработали специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов, и утвердили его в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству. Сюда вошли:

  • не только правила орфографии (написание наименований организаций, подразделений и должностей, порядковых числительных, склонение фамилий, общеупотребимые сокращения и др.);
  • но и оптимальные языковые конструкции и др.

В Примере 3 он показан полностью (правда, слегка модернизированным). Возможно, вы решите поступить аналогично. Тогда сможете взять за основу результаты нашего труда и дополнить его своей спецификой.

Доступность этого справочника в электронной форме позволяет исполнителям при помощи поиска в Word быстро находить слова, в которых они сомневаются, и необходимый раздел для перепроверки себя.

Пример 3

Справочник для написания текстов управленческих документов

Свернуть Показать

Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний,
наиболее часто употребляемых в текстах документов

1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы

С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон «(название)», Федеральный закон «(название)», Федеративный договор «(название)», Закон Российской Федерации «(название)», Указ Президента Российской Федерации «(название)», Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации «(название)», Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, Гражданский кодекс Российской Федерации, Таможенный кодекс Российской Федерации и т.п.

Названия этих же документов, но во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, федеральные законы и т.п.

Если родовое слово не предшествует названию документа, а входит в него, то такое название пишется с прописной буквы без кавычек: Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству и т.п.

2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы

Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение законодательного собрания Санкт-Петербурга, постановление, распоряжение администрации города, приказ начальника.

3. Общее правило написания названий организаций, частей и отделов организаций

Организационно-правовая форма пишется со строчной буквы1, а индивидуальное наименование в кавычках – согласно официально зарегистрированному варианту: общество с ограниченной ответственностью «Альфа-Омега», акционерное общество «Строй-экспо». Возможно сокращение организационно-правовой формы, тогда она пишется заглавными буквами: ООО «Альфа-Омега», АО «Строй-экспо».

В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Федерация профсоюзов Санкт-Петербурга, Литературный институт имени А.М. Горького.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилой площади, поликлиника № 9 Приморского района.

Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Санкт-Петербурга.

Названия структурных подразделений пишутся со строчной буквы2: юридический отдел, отдел по работе с персоналом и подготовке кадров, группа контроля.

4. Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами «Государственный», «Всероссийский», «Центральный», «Международный» или порядковыми числительными («Первый», «Второй» и т.п.)

В названиях, обозначаемых порядковым номером съездов, конгрессов, конференций, сессий, фестивалей, конкурсов, слова «Международный», «Всемирный», «Всероссийский» и т.п. пишутся с прописной буквы независимо от того, обозначается стоящий в начале названия порядковый номер цифрой или словом, например: I Международный конкурс им. П.И. Чайковского, Первый Международный конкурс им. П.И. Чайковского, Международный выставочный центр.

5. Сложные названия организаций, начинающиеся с географического объекта

6. Названия средств массовой информации, предприятий и учреждений культуры (театров, музеев, парков и т.п.)

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.