Составляем план работы на следующий год для службы делопроизводства и архива

В советское время каждое предприятие нашей страны организовывало свою деятельность строго в соответствии с планом, который выстраивался исходя из поставленных государством задач. В переходный период опыт планирования, к сожалению, подрастеряли. Но требования современного мира снова возвращают нас к необходимости выстраивать и взаимоувязывать планы работы всех подразделений предприятия. Не остался в стороне и наш блок. Хотела бы поделиться с вами нашим опытом планирования работы Аппарата генерального директора, в состав которого входит несколько управлений (документационного обеспечения, делопроизводства и центральный архив).

Что нужно сделать?

Мы в своем планировании начинаем с постановки целей:

• анализируем сначала обязательные процессы (это оперативное планирование), например сдача документов в архив, утверждение номенклатуры дел на следующий год и т.п.;
• потом анализируем стратегические процессы (стратегическое планирование), которые необходимы нам для выстраивания работы в части управления документами предприятия. Сюда можно отнести:
• процессы, которые нужно сделать исходя из задач, поставленных руководством (например, в нашем случае это автоматизация заявок);
• а также те задачи, которые мы сами хотим внедрить (например, разработка Положения о подготовке и оформлении протоколов или Положения о работе с печатями и штампами, которые будут дополнять и конкретизировать требования Инструкции по делопроизводству).

Чтобы ничего не упустить из виду, лучше заранее завести себе 2 списка процессов. По мере возникновения идей и потребностей сразу записывайте их в один из списков. Когда вы понимаете, что что-то надо сделать – «всплывает» задача, ее сразу надо фиксировать. А потом из этих накоплений и плана текущего года рождается план на следующий год: