• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2018
  • Рубрика Права и обязанности

Составляем план работы на следующий год для службы делопроизводства и архива

Автор делится собственным опытом планирования деятельности вверенных подразделений в сфере управления документами на следующий год. Описанные подходы объясняют: какие обязательные и стратегические задачи могут быть включены; как преодолеть проблему устаревания долгосрочных планов на полпути их выполнения; как дробить задачи и назначать им конкретных исполнителей и сроки; как отчитываться в их исполнении, получая по результатам качественной работы премии.
Данная система показывает для 2-уровневой структуры подразделения (в Аппарате есть 3 управления), кто из руководителей что делает при спуске задач сверху вниз, а также как движется отчетность об их исполнении снизу вверх.



В советское время каждое предприятие нашей страны организовывало свою деятельность строго в соответствии с планом, который выстраивался исходя из поставленных государством задач. В переходный период опыт планирования, к сожалению, подрастеряли. Но требования современного мира снова возвращают нас к необходимости выстраивать и взаимоувязывать планы работы всех подразделений предприятия. Не остался в стороне и наш блок. Хотела бы поделиться с вами нашим опытом планирования работы Аппарата генерального директора, в состав которого входит несколько управлений (документационного обеспечения, делопроизводства и центральный архив).

Определение из Википедии
Свернуть Показать

Планирование – это оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность (совокупность процессов), связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем.

Что нужно сделать?

Мы в своем планировании начинаем с постановки целей:

  • анализируем сначала обязательные процессы (это оперативное планирование), например сдача документов в архив, утверждение номенклатуры дел на следующий год и т.п.;
  • потом анализируем стратегические процессы (стратегическое планирование), которые необходимы нам для выстраивания работы в части управления документами предприятия. Сюда можно отнести:
    • процессы, которые нужно сделать исходя из задач, поставленных руководством (например, в нашем случае это автоматизация заявок);
    • а также те задачи, которые мы сами хотим внедрить (например, разработка Положения о подготовке и оформлении протоколов или Положения о работе с печатями и штампами, которые будут дополнять и конкретизировать требования Инструкции по делопроизводству).

Чтобы ничего не упустить из виду, лучше заранее завести себе 2 списка процессов. По мере возникновения идей и потребностей сразу записывайте их в один из списков. Когда вы понимаете, что что-то надо сделать – «всплывает» задача, ее сразу надо фиксировать. А потом из этих накоплений и плана текущего года рождается план на следующий год:

Пример 1

Обязательные и стратегические задачи в управлении документами организации

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.