• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2019
  • Рубрика Современное делопроизводство

Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

  • 0 комментариев
  • 1930 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива.
Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможная форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.



Что такое начало нового календарного года для отдела документационного обеспечения (ОДО)? Прежде всего, это взгляд в недалекое прошлое. Определенно, мы должны понимать, что оставили после себя, какую работу проделали, какие результаты получили. Без всестороннего анализа и оценки своей работы нам будет трудно двигаться вперед. У себя в отделе мы называем этот период моментом истины.

Отчет об объеме документооборота за год

– Значит, вот это твоя отчетность?
– Да. В ней могут быть пробелы, то тут, то там...
– Тут пробел в одном месте... такой большой пробел между страницами 1 и 210?!

Из к/ф «Книжный магазин Блэка»

Есть мнение, что анализ деятельности в виде годового отчета об объеме документооборота на предприятии никому не нужен, что он интересен только тем, кто его формирует. В организациях, где руководители не особо интересуются работой своих подчиненных, применяется формальный подход.

Но здесь все зависит от вашего умения и дара доносить важную информацию до руководства. Выражаясь языком Л.Н. Гумилева, надо быть пассионарием и совершать маленькие революции в своем отделе, коллективе, предприятии. В конце концов, руководители нанимали вас и для того, чтобы вы предлагали им свои идеи.

Между прочим
Свернуть Показать

Считается, что система отчетности родилась в Древнем Египте. Исторические документы свидетельствуют о том, какое высокое положение занимали писцы (аналог современных делопроизводителей), их работу ценили и ставили в один ряд со жрецами. Они получали жреческое образование. Для того чтобы уметь составлять отчеты, учитывать и анализировать, требовалось погружение в мир знаний. Они были интеллектуальной элитой, профессионалами, с их мнением считались фараоны. Многие верили, что египетским делопроизводителям помогал небесный покровитель Тот – бог мудрости, счета и письменности. Получается, что работники отделов ДОУ являются носителями этого профессионального кода.

Приведенные факты (в меньшей степени) и качество составленного вами отчета с предлагаемыми на его базе выводами (в гораздо большей степени) могут стать серьезными основаниями уважать ваше экспертное мнение.

Перед подготовкой отчета об объеме документооборота за год советую задать себе 3 главных вопроса: зачем? что? и как?

  • Зачем? Действительно, зачем мы делаем этот отчет? Какова его цель? Подумайте, что вы хотите изменить своим отчетом? Просто донести информацию или показать свои успехи, а может, дать импульс к переменам?
  • Что? Как только определим, какую цель преследуем, мы поймем, что в отчете стоит усилить и углубить, подробнее прокомментировать. Бесполезная статистика никому не интересна. Дайте руководителю действительно важную информацию – и он оценит ваш профессионализм!
    Какие данные предоставить для принятия управленческого решения? В этом вопросе вы должны быть стратегом и, как в шахматной партии, предвидеть последствия своего хода. Отчет должен заинтересовать руководителя, чтобы тот прочитал его до конца и, возможно, задал вопросы.
    И учтите, что «небывалая толщина отчета защищает его от опасности быть прочитанным» – это отметил еще профессиональный управленец и стратег Уинстон Черчилль. Потому включайте в отчет самое главное – факты, факты и еще раз факты.
    Отчет не должен напоминать свалку данных. Он должен быть написан ясным и понятным языком, без отступлений и лишней информации. Откажитесь от заумных терминов, которые простые смертные не используют. Помните о третьем законе Чизхолма: «Даже если ваше объяснение настолько ясно, что исключает всякое ложное толкование, все равно найдется человек, который поймет вас неправильно».
  • Как? «Мы никогда не стыдились воровать гениальные идеи у других», – эти слова принадлежат Стиву Джобсу. Все уже придумано до нас. Остается только найти и впитать лучший опыт, приправив его собственными идеями.
    Мир делопроизводства наполнен различными формами и шаблонами, надо только адаптировать их под свои цели. В «Метрострое» мы не идем сложным путем, а вынимаем массив данных для отчетности и анализа из системы электронного документооборота (СЭД). Система сама формирует справку об объеме документооборота за год. Остальное – дело техники и вашего таланта.
    Некоторые отделы ДОУ в попытках показать себя с лучшей стороны пытаются нарисовать красивые цифры и скрыть те, за которые стыдно. Если вам обязательно нужно что-то спрятать или поставить «в самое незаметное место», значит, вы просто не знаете, как эти цифры объяснить. Но в делопроизводстве можно объяснить все!
    Многие мои коллеги считают, что хуже неструктурированного отчета может быть только красивый отчет без пояснительных блоков. Поэтому к любым таблицам, графикам, схемам, диаграммам добавляйте текстовые пояснения, которые помогут сориентироваться вашему руководителю.

Итак, вы можете создать отчет, которым будут подпирать шатающийся офисный стол, а можете подготовить инструмент влияния на мнение вашего руководителя. С помощью годового отчета вы можете сформулировать проблему, донести до аудитории свои способы ее решения, показать возможности, которые никто до этого не замечал. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент отчета об объеме документооборота организации за год (цифры и другие сведения в нем условны)

Свернуть Показать
Фрагмент отчета об объеме документооборота организации за год (цифры и другие сведения в нем условны)

«Обратная связь» при помощи анкеты оценки качества работы вашего подразделения

– Вы же сами дали положительную оценку этой моей работе.
– Это еще раз доказывает мою неразборчивость.
– Нет, это доказывает вашу принципиальность!

Из к/ф «Гараж»

Еще одно знаковое событие начала календарного года в мире делопроизводства – это оценка работы нашего подразделения. Подводя итоги года, мы хотели бы получить качественную оценку своей деятельности. Обратная связь от наших коллег помогает нам посмотреть на свою работу под другим углом, с другого берега. Невысказанные вслух претензии подобны воде в плотине, которая, постоянно прибывая, может ее смести. Надо уметь работать с «возражениями», а для начала о них полезно узнать. Оценка отдела позволяет найти направления, на которых стоит в новом году приложить больше усилий, это возможные точки роста!

Мы сами инициируем мероприятия по оценке, разрабатываем анкету, делаем рассылку, получаем данные, анализируем, делаем выводы, определяем план улучшений. Очень важный момент – оценку работы вашего отдела нужно применять только тогда, когда вы точно знаете, что делать с полученными результатами. Иначе не имеет смысла отрывать от работы коллег.

Текст анкеты разрабатывает наше подразделение, а ИТ-специалисты автоматизируют ее форму, чтобы статистика собранных результатов накапливалась автоматически. См. Пример 2. Напомним разницу в заполнении двух распространенных вариантов чек-боксов:

  • при клике на «флажок» в изначально пустом квадратике появляется «галочка» и рядом могут стоять квадратики иных вариантов ответа, не связанные с предыдущим, т.е. «галочки» можно проставить в нескольких из них;
  • «радиокнопка» у нескольких вариантов ответа на 1 вопрос подразумевает возможность выбора только 1 из них.

Если вы можете полагаться только на свои силы, то для создания формы документа в MS Word можете задействовать элементы, удобные для анкет (правда, в этом случае подсчет результатов анкетирования придется проводить вручную):

«флажок»;

«выбор даты» – в этом поле ее будет удобно выбирать в календаре;

«обычный текст»;

«форматированный текст» отличается от «обычного текста» возможностью форматирования шрифта и ввода нескольких абзацев текста;

«поле со списком» можно заполнять не только при помощи настроенного списка, но и вручную с клавиатуры;

«раскрывающийся список» – такое поле можно будет заполнять только элементами настроенного списка;

позволяет посмотреть и изменить свойства выделенного поля (например, ввести элементы списка).

Статья «Шаблоны документов в MS Word» журналов № 2' 2017, № 3' 2017 и № 4' 2017 научит создавать и защищать шаблоны документов, снабжать их пояснительным текстом. Покажет, как настраивать поля ввода текста; даты; элементов, выбираемых из списков; поля, заполняемые проставлением «галочки», и др.

Эти и другие элементы появляются на вкладке «Разработчик» в верхнем меню. Изначально она обычно не видна, активизировать ее можно так: на вкладке «Файл» выберите «Параметры» и «Настройка ленты», далее в поле «Основные вкладки» поставьте галочку напротив «Разработчик» и нажмите «ОК».

Пример 2

Фрагмент анкеты оценки качества работы отдела документационного обеспечения

Свернуть Показать
Фрагмент анкеты оценки качества работы отдела документационного обеспечения

Закрытие журналов регистрации

«Быть или не быть?» – такой поистине шекспировский вопрос стоит перед делопроизводителями в начале календарного года при решении вопроса закрытия журналов регистрации. В законодательстве такого требования не существует. Необходимость закрытия журналов регистрации документов может быть закреплена в локальном акте организации, например в Инструкции по делопроизводству.

В современном делопроизводстве журналы регистрации ведутся:

  • в электронном виде (в СЭД или в табличном процессоре, например в Excel) и 
  • на бумажном носителе.

Что касается регистрации документов на бумажном носителе, то эта форма уходит в прошлое и считается устаревшей, архаичной. Главный ее минус в трудоемкости ведения и поиска информации в журнале. Поэтому в бумажных журналах регистрируются только те документы, для которых это предусмотрено законодательством, а среди организационно-распорядительных таких нет! Поэтому большинство отделов ДОУ ведет журналы регистрации в электронном виде.

Если журнал регистрации ведется вручную (на бумаге или в Excel), то и итоговую запись по окончании делопроизводственного года в нем тоже надо делать вручную. Обычно итоги подводят в последний рабочий день уходящего года, но чаще в первый день нового года. Перед этим мы должны просмотреть весь журнал регистрации и выявить возможные неточности, опечатки, ошибки. Все ли мы заполнили корректно, информация занесена в полном объеме? После проверки делаем итоговую запись (Пример 3). В ней мы укажем, сколько документов зарегистрировано за прошедший год. Это позволит нам защитить журнал от внесения последующих корректировок.

Пример 3

Итоговая запись в бумажном Журнале регистрации входящих документов

Свернуть Показать
Итоговая запись в бумажном Журнале регистрации входящих документов

Внутри электронного журнала регистрации в Excel эта итоговая запись может быть оформлена без подписи. Для блокировки последующего редактирования преобразуем (конвертируем) журнал регистрации в PDF-файл. Получившийся файл можно записать на компакт-диск, который становится электронной единицей хранения в архиве компании. Если у руководителя отдела ДОУ есть электронная подпись, то данный файл можно подписать ею.

Нужно различать ситуации пропущенного в журнале регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Как в конце года закрывать журналы регистрации, если в них пропущены регистрационные номера? Как оформлять лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы? Ответы читайте в статье «В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера» журнала № 12′ 2017

В системе электронного документооборота процесс закрытия журналов регистрации документов происходит автоматически. Он прописан разработчиками программного продукта или настраивается под ваши требования. В любом случае в СЭД это не происходит в ручном режиме. Как правило, система самостоятельно 1 января в 00-00 закрывает электронный журнал, блокируя его администрирование пользователем.

Если в журнале регистрируются документы длительного хранения и в особенности постоянного, его стоит распечатать (из СЭД или Excel). Например, приказы по основной деятельности предприятия имеют срок хранения – постоянно1. В течение этого же времени хранится и журнал их регистрации. Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому электронный журнал регистрации приказов по основной деятельности будет являться всего лишь копией, удобной в пользовании.

В прошитой распечатке электронного журнала с данными за год оформляется итоговая запись, как в Примере 3. Распечатывать можно все графы таблицы или только наиболее значимые (ведь поиском удобнее будет пользоваться в электронном журнале).

Дела со сроком «До минования надобности» включаются в итоговую запись номенклатуры дел? Ответ в № 12′ 2018

Итоговая запись в номенклатуре дел

Нас будет интересовать графа 3 «Количество дел» в табличной части номенклатуры дел. Если дело переваливает за 250 листов, его разбивают на тома, каждый из которых тоже должен оставаться в этих пределах. В конце года доформировывают дела и определяются с количеством томов каждого, после чего можно подсчитать количество папок (томов, частей) каждого дела и внести их в графу 3 номенклатуры. Обычно этим занимаются в начале следующего года, потому что такая работа трудоемкая и в последний рабочий день уходящего года ее качественно не сделать.

На основе этих данных потом заполняется итоговая запись к номенклатуре дел за прошедший год о категориях и количестве заведенных дел. Отдел ДОУ собирает эти сведения от всех структурных подразделений, составляет и заверяет итоговую запись к сводной номенклатуре дел организации руководитель отдела ДОУ.

Архивные правила, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, скорректировали наименования граф основной таблицы номенклатуры дел. Если раньше ее графа 3 называлась «Количество дел (томов, частей)», то теперь – «Количество дел». Так что же в ней указывать для бумажных и электронных дел и как их можно отразить в итоговой записи, читайте в статье «Сколько единиц хранения образовалось за год?» журнала № 1′ 2018

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке следует сообщить архиву организации (а если она является источником комплектования государственного или муниципального архива, то и в это учреждение) – эта информация помогает планировать архивам свою деятельность. В итоговой записи номенклатуры дел после подписи руководителя отдела ДОУ делается отметка о передаче итоговых сведений в архив с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Все мероприятия по составлению итоговой записи в номенклатуре дел прописываются в Инструкции по делопроизводству.

Мнение
Свернуть Показать
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Графу 3 «Количество дел» подразделения заполняют в своих номенклатурах дел за прошедший год в начале следующего. А служба делопроизводства делает это в рабочем экземпляре и в официальном (подшитом в дело) для сводной номенклатуры дел организации. Но в 3-м экземпляре сводной номенклатуры дел, который был передан в архив как план на год, графа 3 не заполняется – достаточно будет передачи в архив сводной итоговой записи о количестве заведенных дел, она и станет заключительной частью того «архивного» экземпляра.

Итоговую запись лучше оформить на отдельном листе. Он должен быть подшит к официальному экземпляру номенклатуры дел и к «архивному», к рабочему экземпляру итоговую запись можно не подкладывать.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел приведена в приложении № 25 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Мы заполняем именно ее (показана в Примере 4), хотя некоторые организации детализируют сведения в ней, например, вычленяют отдельно количество электронных оригиналов и копий.

В статье «Разработка форм документов на предприятии» журнала № 1′ 2017 описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов предприятия. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее, оформить результаты, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов
Пример 4

Итоговая запись к сводной номенклатуре дел

Свернуть Показать
Итоговая запись к сводной номенклатуре дел

Сбор сведений об организации документооборота в структурных подразделениях

Для качественного анализа и подведения итогов делопроизводственного года наш отдел осуществляет сбор информации по документообороту из структурных подразделений. И тут мы не ограничиваемся количеством заведенных дел за год, который фигурирует в итоговой записи к номенклатуре дел.

Цель мероприятия – определить степень загрузки структурного подразделения и отдельных исполнителей в области документооборота; определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений; разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций. Можно использовать следующую форму для сбора сведений:

Пример 5

Сбор сведений о документах подразделений и их маршрутах

Свернуть Показать
Сбор сведений о документах подразделений и их маршрутах

Наличие в организации СЭД позволяет делать аналитические отчеты по документообороту в структурных подразделениях. Но есть определенная документация, которая там «не светится».

Пример 6
Свернуть Показать

Годовой отчет по исполнительской дисциплине

Дисциплина – первый признак победы.

А.В. Суворов

Одно из важных мероприятий отдела ДОУ в начале календарного года – создание годового отчета по исполнительской дисциплине. Собрав информацию (на основе фактов) по работнику или подразделению, генеральный директор может применять корректирующие меры воздействия. В ОАО «Метрострой» отчет формируется и выгружается из СЭД в виде таблицы (Пример 7).

Опыт АО «АТОМПРОЕКТ» по расче-ту коэффициента исполнительской дисциплины (учитывает количество просроченных поручений и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными, важность заданий) см. в статье «Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины» журнала № 11′ 2015
Из статьи «Как контролировать исполнение документов» журнала № 1′ 2018 узнаете, как формулировать поручение, в т.ч. сроки; как отражать постановку на контроль и результат исполнения, поделить функции между участниками процесса (отразив это в бумажном документе и СЭД); какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы
Пример 7

Возможная форма отчета по исполнительской дисциплине

Свернуть Показать
Возможная форма отчета по исполнительской дисциплине

Примеры причин нарушения срока исполнения документов:

  • недисциплинированность работников;
  • перегрузка отдельных руководителей и работников;
  • определенные поручения недостаточно четко сформулированы;
  • отсутствие условий, ресурсов для выполнения поручений;
  • подготовка проектов документов с орфографическими и пунктуационными ошибками, что влечет возврат документов на доработку и несвоевременное предоставление проектов документов на подпись генеральному директору;
  • несвоевременное внесение отчета о выполнении поручения в СЭД.
Из статьи «Составляем план работы на следующий год для службы делопроизводства и архива» журнала № 12′ 2018 узнаете, какие обязательные и стратегические задачи могут быть включены; как преодолеть проблему устаревания долгосрочных планов на полпути их выполнения; как дробить задачи и назначать им конкретных исполнителей и сроки при 2-уровневой структуре подразделения (в Аппарате есть 3 управления): кто из руководителей что делает при спуске задач сверху вниз, а также как движется отчетность об их исполнении снизу вверх

Управленческие решения, возможность корректировки бюджета и плана работы отдела ДОУ

Весь массив данных, которые мы получаем в ходе сбора информации, используется для всестороннего анализа и принятия управленческих решений. Но мы понимаем, что информация сама по себе – не сила, иначе самыми могущественными людьми на свете были бы библиотекари и работники отдела ДОУ. Очень важно правильно ее интерпретировать. Кроме того, выявленная информация может быть импульсом внесения изменений в годовой план работы отдела ДОУ и бюджета. Как бы тщательно ни был разработан бюджет и план, все предусмотреть невозможно. Полученные данные могут быть причиной корректировки плана в виде:

  • изменения наименований мероприятий и состава работ по ним;
  • изменения их сроков исполнения и исполнителей;
  • исключения или включения новых мероприятий в план.

К такому развитию событий нужно быть готовым и максимально использовать в интересах своего отдела. Предложение по изменению плана и бюджета должно быть четко сформулировано, желательно письменно, например, в служебной записке.

Пример 8

Структура текста предложений по корректировке плана работ и бюджета отдела ДОУ на год

Свернуть Показать
Структура текста предложений по корректировке плана работ и бюджета отдела ДОУ на год
Моя любимая притча о карандаше (и об отделе документационного обеспечения :)
Свернуть Показать

Прежде чем положить карандаш в коробку, карандашный мастер отложил его в сторону.

– Есть пять вещей, которые ты должен знать, – сказал он карандашу, – прежде чем я отправлю тебя в отдел документационного обеспечения. Всегда помни о них и никогда не забывай, и тогда ты станешь лучшим в истории делопроизводства карандашом, которым только можешь быть.

Первое: ты сможешь сделать много великих вещей, но лишь в том случае, если ты позволишь Кому-то держать тебя в своей руке.

Второе: ты будешь переживать болезненное обтачивание время от времени, но это будет необходимым, чтобы стать лучшим карандашом.

Третье: ты будешь способен исправлять ошибки, которые ты совершаешь.

Четвертое: твоя наиболее важная часть будет всегда находиться внутри тебя.

И пятое: на какой бы поверхности тебя ни использовали, ты всегда должен оставить свой след. Независимо от твоего состояния ты должен продолжать писать.

Карандаш понял и пообещал помнить об этом. Он был помещен в коробку с призванием в сердце и до сих пор служит в отделе документационного обеспечения «Метростроя».

См. статью «Итоговые цифры за год службы ДОУ» журнала № 1′ 2019
См. статью «Составляем план работы на следующий год для службы делопроизводства и архива» журнала № 12′ 2018
См. статью «План действий в конце и начале делопроизводственного года» журнала № 12′ 2017 со ссылками на полезные публикации журнала, которые помогут их грамотнее воплотить в жизнь

Сноски

Показать
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.


Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.