• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» январь 2019
  • Рубрика Современное делопроизводство

Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать

  • 0 комментариев
  • 218 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Начало статьи, продолжение в № 2’ 2019 и № 3’ 2019

Какие варианты восстановления утраченных документов существуют, какие из них более надежны и чем опасны другие? Объясним риски заверения копии, изготовленной не с оригинала, а с сохранившегося скана или ксерокопии. Покажем примеры оформления отметки о заверении копии с копии для различных ситуаций.
В этом номере объясним, какие документы нужно срочно запросить в налоговой, как восстановить протоколы и решения органов управления компанией, регистрационные документы (спецификой восстановления других групп документов займемся в следующем месяце).
Здесь опубликованы образцы запроса в налоговую, приказа о выявлении состава утраченных документов и их восстановлении с назначением ответственных лиц, акта, который оправдает появление в деле копии взамен утраченного оригинала.



Вопросом, кто же ты без бумажки, люди задаются достаточно давно. Окружающий нас мир, государство и отношения между различными лицами строятся на твердом, когда-то полностью бумажном, а теперь все чаще электронном фундаменте документооборота. Любое действие, совершенное компанией, оставляет за собой след из документов. Само существование организации обусловлено наличием документов. Поэтому вне зависимости от обстоятельств утраты организация обязана приложить все возможные усилия для их восстановления. Компания, утратив документы даже по независящим от нее обстоятельствам, может оказаться в сложном положении, чреватом серьезными финансовыми потерями.

С точки зрения порядка восстановления1 документацию компании можно условно разделить на несколько блоков:

  • корпоративные (включая учредительные) и регистрационные документы – по своей сути это основные статусные документы, определяющие организацию как правовой субъект;
  • документы, связанные с производственной деятельностью организации, – здесь и документы первичного бухгалтерского и налогового учета, отчетности, и договоры, и документы, подтверждающие владение имуществом, и карты производственных процессов, и документация на особо опасные объекты, и еще многое другое;
  • документы по личному составу.

Стоит отметить, что такое деление на самом деле достаточно условно. Целый пласт документов одновременно является первичными бухгалтерскими и оформляют трудовые отношения или производственную деятельность организации.

Что утрачено и надо ли восстанавливать?

Как организовать работу по определению объема утраченных документов, определяет администрация компании. Она может создать единую комиссию, отдельные комиссии по направлениям деятельности либо обойтись вообще без них. В принципе, достаточно и служебных записок / отчетов руководителей ответственных подразделений, которые каждый в своей зоне ответственности подготовят перечень утраченной документации.

Как составить акт об утрате документов, акт о неисправимых повреждениях документов и как их согласовать протоколом ЭК (с примерами оформления), показано в 1-й части статьи «Как оформить утрату, порчу документов» журнала № 7′ 2018. Как отразить такую утрату в учетных документах, показываем во 2-й части этой статьи журнала № 8′ 2018
Почему важно заполучить документ сторонней организации, подтверждающий причину утраты либо порчи ваших документов, а также в каких случаях, кто и каким документом это может сделать, см. в статье «Подтверждаем причину утраты документов» журнала № 8′ 2018

Исключение из этого правила составляет первичная бухгалтерская и налоговая документация. Для нее процедура определения объема утраченного и установления причины утраты формализована в подзаконных актах. Вне зависимости от того, известны причины утраты документов или нет, необходимо назначить специальную комиссию для их определения. В зависимости от предполагаемых причин утраты документов к работе такой комиссии можно пригласить представителей следственных органов, государственного пожарного надзора или др. Но даже если они не согласятся поучаствовать в работе комиссии – ничего страшного, главное:

  • если комиссия придет к выводу, что документы утрачены в результате чрезвычайной ситуации (пожар, кража или иное стихийное бедствие),
  • то вам надо заполучить справку из соответствующего органа, подтверждающую произошедшее (от МЧС России, МВД России, коммунальных служб или др.).

В этом случае придется также провести инвентаризацию документов, имущества, обязательств2. А уже после нее составить акт, который должен утвердить руководитель организации.

Несмотря на то что описанная процедура предусмотрена для утраты первичных учетных документов, некоторые эксперты рекомендуют придерживаться ее и для иных документов. Тогда в случае спорных ситуаций у вас будут неоспоримые доказательства, которые ни у кого (в т.ч. суда) не вызовут вопросов.

В Примере 1 мы предлагаем образец приказа для стандартной ситуации, в которой комиссия создается только для определения причин и точного перечня утраченной «первички» (с утраченными документами иного типа разбираются по упрощенной схеме).

Пример 1

Приказ о выявлении причин и состава утраченных документов, а также о назначении ответственных за их восстановление

Свернуть Показать
Приказ о выявлении причин и состава утраченных документов, а также о назначении ответственных за их восстановление
Как действовать при массовой утрате трудовых книжек, например, в результате стихийных бедствий: куда обращаться за подтверждениями и какое основание указывать в дубликатах трудовых книжек при внесении в них сведений о работе, читайте в статье «Работодатель потерял трудовую книжку работника» журнала № 6′ 2018

Прежде чем приступать к восстановлению любых документов, необходимо оценить, а нужно ли это делать вообще? С одной стороны, организация обязана хранить свою документацию в рамках установленного срока3, а с другой – восстановление каждого из документов потребует времени, отвлечения сотрудников от их непосредственных обязанностей, а это реальные издержки, которые так или иначе скажутся на финансовых результатах организации. Поэтому к восстановлению документов необходимо подходить вдумчиво:

  • жизненно важные или те, отсутствие которых может привести к административной ответственности, восстанавливать в первую очередь;
  • остальные – по мере появления свободного времени и свободных рук, (оценив практическую целесообразность их восстановления).

В любом случае решать задачу необходимо системно, определив сроки работ и назначив ответственных лиц.

Варианты восстановления

Восстановить утраченные документы мы можем несколькими способами:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.