• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» январь 2019
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Формируем личные дела работников

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 11 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Что такое личное дело? На кого необходимо его вести? Для каких категорий работников это можно делать по-разному? Какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – ​в виде копий? В какой последовательности? Нужны ли служебные записки в составе личного дела? Расскажем, как отсчитать срок хранения личного дела на примерах. Как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела? Каким образом составить согласие на обработку персональных данных работника, чтобы у ГИТ не было претензий по вопросам хранения отдельных документов и их копий в личных делах?


Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело формируется по принципу досье, содержит:

  • и оригиналы, и копии документов (см. Пример 1);
  • документы с разными нормативными сроками хранения (Пример 2);
  • документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации (Пример 4).
См. статью «Хранение личных карточек и личных дел» журнала № 9′ 2017
Пример 1

Формирование в личное дело оригиналов и копий документов

Свернуть Показать

В личное дело помещаются:

  • оригинал заявления о приеме на работу (при наличии);
  • копия приказа о приеме на работу (или назначении / избрании на должность);
  • подлинник трудового договора с работником (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении и получении своего экземпляра этого документа).
Пример 2

Формирование в личное дело документов с разными сроками хранения

Свернуть Показать

Общий нормативный срок хранения, например:

  • копий приказов – до минования надобности, а
  • трудового договора – 50 или 75 лет1.

Теперь вспомним принцип определения срока хранения дела по «старшему» сроку входящих в его состав документов. Тогда на копию приказа распространится более длительный срок хранения трудового договора, и общий срок хранения всех документов личного дела получится 50 или 75 лет.

Личное дело, «закрывающееся» сейчас в обычной коммерческой организации в связи с увольнением соответствующего работника, будет считаться законченным делопроизводством после 1 января 2003 года, поэтому срок его хранения составит 50 лет (см. Пример 3) на основании ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле).

Только если человек уволился до 1 января 2003 года (т.е. его личное дело закончено делопроизводством до 1 января 2003 года), храниться оно должно 75 лет на основании ч. 1 той же статьи.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» Закона об архивном деле

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Ранее действовавшие формулировки ст. 22.1 Закона об архивном деле вызывали сложности при их выполнении на практике, т.к. требовали определять срок хранения в зависимости от даты создания документа по личному составу. В результате исправлений, внесенных в эту статью летом 2017 года, определяющим моментом стала дата окончания делопроизводством – порядок действий стал более привычным и понятным.

Подробнее об этом мы писали в статье «Сроки хранения документов по личному составу» журнала № 5′ 2016
Пример 3

Как отсчитывать срок хранения личного дела

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.