• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2019
  • Рубрика Современное делопроизводство

Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать

Продолжение статьи, начало в № 1’ 2019, окончание в № 3’ 2019

В этом номере журнала прокомментируем процесс восстановления внутренних организационно-распорядительных документов компании, договоров и досье клиентов, а также бухгалтерских и налоговых документов. Отмечены риски, которые возникают при их утрате (и даже при частичном восстановлении).
Опубликованы образцы запроса контрагенту о предоставлении заверенных копий документов, отметки о заверении копии, дубликата договора, акта о выявлении причин и состава утраченных бухгалтерских и налоговых документов.



Восстанавливаем документы по основной хозяйственной деятельности

Обсудим один из самых сложных по восстановлению массивов документов. Сложный он не только в силу своего значительного объема, но и совершенно разнообразной природы документов, «сопровождающих» основную деятельность компании.

Внутренние документы

Большую часть утраченных внутренних организационно-распорядительных документов можно восстановить только при наличии их копий (например, электронных на удаленных серверах или осевших у исполнителей).

Например, приказы по основной деятельности могут касаться самой разнообразной тематики, начиная от утверждения локальных нормативных актов и заканчивая распоряжениями о проведении ремонта оборудования. Восстановить их, даже имея на руках только журнал регистрации, практически невозможно.

Получается, что основные действия при восстановлении служебной документации – это активный поиск копий документов. Основная же дилемма, которая возникает, касается выбора способа восстановления:

  • пытаться воссоздать «почти оригинал» или
  • честно признаться, что это дубликат, или же
  • ограничиться заверением копии с копии1.

Практически идентичные операции проводятся и при восстановлении производственной документации. Правда, здесь в качестве дополнительных источников документов могут выступать изготовители оборудования, установленного в компании, партнеры и поставщики комплектующих деталей.

См. статью «Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора» журнала № 10′ 2018
См. статью «Зачем и как истребовать документы у бывшего директора» журнала № 10′ 2018
См. статью «Сложности передачи документов организации при уходе гендиректора без его замены новым» журнала № 11′ 2018
См. новость «За непередачу документов и активов к оплате долгов компании на 4 млн руб. был привлечен ее предпоследний руководитель» журнала № 10′ 2018
Восстанавливаем документы на владение недвижимым имуществом

Если объект недвижимого имущества был приобретен достаточно давно, значит, у организации на руках были выполненные на защищенных бланках свидетельства о праве собственности. Восстановить такие документы в их первоначальном виде (так же, как и старые свидетельства о внесении записей в ЕГРЮЛ) теперь невозможно. С 15 июля 2016 года государственная регистрация возникновения и перехода прав на недвижимость удостоверяется выпиской из ЕГРП (в связи с чем и была прекращена выдача свидетельств о государственной регистрации прав, в т.ч. повторных).

Обратите внимание: такая выписка удостоверяет регистрацию права собственности на объект и является правоподтверждающим документом. Основанием же для возникновения права собственности являются правоустанавливающие документы: договор купли-продажи, акт госоргана о выделении земельного участка и пр.

Собственник может получить копии содержащихся в реестровых делах2 договоров (купля-продажа, аренда с выкупом и т.п.) и иных документов, которые отражают содержание односторонних сделок (документы о передаче имущества участнику, выходящему из ООО, решения суда о признании права собственности3 и т.п.). Форма запроса о предоставлении сведений, содержащихся в едином государственном реестре недвижимости, в виде копии документа утверждена приказом Минэкономразвития России от 23.12.2015 № 968 (приложение 1). Сам запрос можно подать несколькими способами:

  • в виде бумажного документа, представляемого заявителем при личном обращении в территориальное подразделение Росреестра4;
  • в виде бумажного документа, отправленного по почте ;
  • в электронной форме путем заполнения формы запроса, размещенной на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии. Процедура получения услуги детально описана на сайте этого госоргана5.

При предоставлении запроса лично необходимо подтвердить полномочия обратившегося лица:

  • если это делает представитель, то нужна доверенность;
  • если генеральный директор, то лучше взять с собой протокол (решение) об избрании (назначении) и выписку из ЕГРЮЛ.

В Москве при подаче заявления у вас не попросят больше никаких документов. Платежное поручение, подтверждающее оплату государственной услуги, понадобится уже при получении запрошенных копий (но если запрос вы направляете по почте, платежку лучше приложить к нему сразу).

Если запрос представляется в электронном виде, доверенность должна быть представлена в форме электронного документа, подписанного:

  • усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, выдавшего (подписавшего) доверенность, или
  • усиленной квалифицированной электронной подписью удостоверившего доверенность нотариуса.

Естественно, представитель должен иметь с собой паспорт.

Таблица 1

Размер платы за предоставление копии договора6

Свернуть Показать
Размер платы за предоставление копии договора

Но как быть в ситуации, если документ, подтверждающий право собственности на недвижимость, утерян, а при регистрации его оригинал по какой-то причине в госреестр не попал? Придется искать иные пути.

Самый очевидный – обращаться к компании, у которой была приобретена недвижимость. Если же она отказывается помочь в восстановлении договора, то остается идти в суд.

Восстанавливаем договоры и досье контрагентов

Когда мы говорим о восстановлении договорной базы, надо иметь в виду не только сами договоры, но и досье контрагентов (те документы, что приходится собирать службам комплаенса7 в ожидании внимания налоговых органов).

Порядок получения договоров на приобретение недвижимого имущества мы рассмотрели чуть выше. Поговорим о восстановлении договоров повседневной хозяйственной деятельности компании.

Второй экземпляр договора хранится у вашего контрагента. Хорошо, если он порядочный и сговорчивый, а вдруг для вашего партнера более выгодно сделать вид, что такого договора не было никогда? Например, он вам должен заплатить договорную неустойку, которая значительно выше законной (и вы уже направили ему претензии с требованиями, готовы идти в суд). Если в этой ситуации так называемый партнер «потеряет» свой экземпляр договора, то велика вероятность, что договорную неустойку взыскать уже не получится.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.