• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2019
  • Рубрика Оформление документов

Количество межстрочных интервалов в организационно-распорядительных документах

  • 11 комментариев
  • 2323 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
С каким межстрочным интервалом надо набирать строки внутри реквизитов организационно-распорядительных документов, сказано в нашем профильном ГОСТ Р 7.0.97-2016. А вот надлежащее количество межстрочных интервалов между реквизитами там отсутствует. Какими они должны быть? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя об оформлении приказа.


Свернуть Показать
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Каким должно быть расстояние между строками, на которых оформляются наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата и номер, строкой «место составления (издания) документа»? Какие есть варианты на эту тему?

Какое нужно оставлять расстояние между окончанием текста приказа и подписью? Либо отметкой о приложении и подписью?

Общий вариант оформления организационно-распорядительных документов относительно межстрочных интервалов следующий:

  • реквизиты отделяются один от другого 2–3 межстрочными интервалами;
  • составные части реквизитов (атрибуты) печатаются через 1 интервал (если они многострочные), а отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами;
  • текст документа отделяется от других реквизитов 2–4 межстрочными интервалами, при этом он может печататься через 1–1,5–2 межстрочных интервала;
  • абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Конкретные варианты оформления зависят от того, шрифтом какого размера (кегль от 12 до 14) и на каком формате листа бумаги будет оформляться документ, будет ли он тиражироваться и брошюроваться в последующем.

В Примере 1 приведем образец оформления приказа (как организационно-распорядительного документа) по общему правилу, хотя показанное здесь количество межстрочных интервалов между реквизитами вполне может быть уменьшено. А еще процитируем, что на этот счет говорит ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пример 1

Возможные межстрочные интервалы в приказе на бумаге формата А4, шрифт Times New Roman, кегль 12 (количество межстрочных интервалов в MS Word можно определить по знакам ¶)

Свернуть Показать
Возможные межстрочные интервалы в приказе на бумаге формата А4, шрифт Times New Roman, кегль 12 (количество межстрочных интервалов в MS Word можно определить по знакам ¶)
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

Стандартные размеры шрифтов и межстрочные интервалы поддерживаются распространенными пакетами офисного программного обеспечения, т.к. они давно унифицированы и исторически основываются на параметрах пишущих машин, которые раньше были основным (фактически единственным) средством изготовления документов.

В MS Word можно включить отображение на экране служебных символов, активировав экранную кнопку нажатием на нее (располагается в верхнем меню на вкладке «Главная»). Тогда в набираемом документе появится знак ¶, по которому вы сможете видеть количество «пустых строк» и межстрочных интервалов между реквизитами, см. Пример 1.

Все реквизиты и межстрочные интервалы между ними набираются через 1 межстрочный интервал. И только у текста он порой увеличивается до 1,5 (реже до 2). Потому обычно набирают документ в MS Word через 1 межстрочный интервал, а потом выделяют текст и присваивают ему 1,5-й интервал:

  • нажимают правую клавишу «мышки», в появившемся меню выбирают «Абзац»;
  • в появившемся окне (Рисунок 1) устанавливают 1,5 межстрочный интервал и
  • нажимают «ОК».
Рисунок 1

Установление 1,5 межстрочного интервала

Свернуть Показать
Установление 1,5 межстрочного интервала

Количество межстрочных интервалов между разными реквизитами в 3-м разделе ГОСТ Р 7.0.97-2016 не установлено. Расположение реквизитов (угловое и продольное) на стандартных листах бумаги закрепляется в справочном Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016. На схемах (формулярах-образцах) видно, что за каждым реквизитом закреплены соответствующие площади, на которых он должен оформляться в зависимости от расположения (размеры площадей даны в мм).

Но если текст в документе (реквизит 18) очень короткий либо, наоборот, слишком длинный, то реквизиты, которые следуют за ним, могут оказаться не в тех зонах, что предписывает им Приложение Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016. И это нормально, т.е. расстояние между реквизитами в этой ситуации становится приоритетнее, чем их попадание в обозначенные зоны, тем более что они ограничиваются пунктирными, а не сплошными линиями.

Более точно и с учетом размера шрифтов и размеров межстрочных интервалов, которые измеряются в пунктах (point; 1 pt/пт = 0,376 мм), устанавливаются правила оформления проектов нормативных правовых актов в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения 12–14). Если организация является территориальным органом одного из федеральных органов исполнительной власти, то она должна руководствоваться образцами и примерами оформления из данных рекомендаций.

Если организация относится к государственным (государственное унитарное предприятие, бюджетное учреждение и т.п.), является отделением государственного внебюджетного фонда или хозяйственным обществом со 100-процентным государственным капиталом, то требования к созданию и оформлению документов в своей конкретной Инструкции по делопроизводству она должна установить на основе Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 2.17 и 2.19). Данный документ повторяет положения о межстрочных интервалах из п. 3.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который мы процитировали выше.

Вопрос о размерах шрифтов и межстрочных интервалах в настоящее время приобретает большую актуальность в связи с проектированием электронных шаблонов (бланков) для создания документов в статусе электронных оригиналов и их визуализации в формах для просмотра, формах для печати и электронных бланках.

Где и как писать слово «приказываю» в приказе? Ответ в журнале № 2′ 2019
Особенности составления текста распоряжения (как вида документа) в журнале № 2′ 2019
Бесплатно 1 номер журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

11 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Светлана, 12 февраля 2019 11:43

Добрый день! В данной статье неправильно раскрыто понятие межстрочного интервала. Из текста статьи следует вывод, что межстрочный интервал = пустой строке. В примере 1 указано, что 2 межстрочных интервала - это 2 пустых строки между текстом с данным интервалом, 1 межстрочный интервал - 1 пустая строка. А если нет пустых строк между текстом, то интервал будет равен нулю? Попробуйте установить нулевой межстрочный интервал. Получилось?
По факту межстрочный интервал - это расстояние между строками, т.е. междустрочные интервалы выглядят следующим образом:

1 строка Один междустрочный интервал (один Enter, текст на второй строке)
2 строка Один междустрочный интервал

1 строка Два междустрочных интервала (два Enter, текст на строке № 3)
2 строка
3 строка Два междустрочных интервала

1 строка Три междустрочных интервала (три Enter, текст на строке № 4)
2 строка
3 строка
4 строка Три междустрочных интервала

Для удобства определения межстрочных интервалов вручную, нужно установить одинарный межстрочный интервал и считать количество пустых строк - их всегда на одну меньше интервалов, т.е. для двух
межстрочных интервалов - 1 строка, для трех - 2, и т.д.

+5

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (8 сообщений)
Редакция журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии», 12 февраля 2019 13:22

ГОСТом Р 7.0.97-2016 понятие «межстрочный интервал» не определено. А в профессиональном сообществе давно принято использовать его в том смысле, в котором оно употребляется в данной статье.
Но если смотреть с точки зрения логики, Ваши замечания справедливы.

+1

Ответить
Делопроизводитель со стажем, 12 февраля 2019 13:34

Светлана, позволю себе с Вами не согласиться. Представьте, что у Вас в ворде в документе установлен межстрочный интервал 1,5. Тогда по Вашей логике двойной энтер после строки будет означать интервал 4,5 (три интревала по 1,5). Странно, не правда ли?

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (6 сообщений)
Светлана, 12 февраля 2019 14:04

Прочитайте, пожалуйста, внимательно последний абзац.
Там как раз и говорится о том, что нужно установить одинарный интервал, а потом считать междустрочные интервалы.

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Делопроизводитель со стажем, 12 февраля 2019 14:32

Во-первых, прочитал последний абзац. Что значит "нужно установить"? Почему нужно, кому нужно, зачем нужно, кто сказал, что это нужно?
Во-вторых, откройте ворд и посмотрите стандартные интервалы. Там есть, например, интервал 1,15. А теперь представьте что у вас после строки, допустим, три энтера. То есть у вас общий интервал 4,6 (1,15*4). Вы где-нибудь такое видели? Вот чтобы такой ерунды не было на практике энтер = интервал. Надеюсь, доходчиво объяснил. За сим завершаю дискуссию.

+4

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Светлана, 12 февраля 2019 15:25

я приводила примеры с одинарным интервалом, пустыми строками и энтером для удобства восприятия.
в Вашем примере при интервале 1,15 и трех пустых строках между текстом общий интервал как раз и получится 4,6. Можете проверить опытным путем.
Просто такой интервал нигде не используется.

+3

Ответить
Светлана, 12 февраля 2019 14:17

И небольшое дополнение. Не путайте энтер и пустую строку.
Пример:

1 строка Три междустрочных интервала - энтер раз
2 строка - пустая - энтер два
3 строка - пустая - энтер три
4 строка Три междустрочных интервала.

Т.е. три энтера, но две пустых строки.

+2

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Анна Сергеевна, 12 февраля 2019 14:29

А вы не путайте энтер и межстрочный интервал

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Светлана, 12 февраля 2019 15:15

А я и не путаю. Просто пытаюсь объяснить разными способами, как определить междустрочный интервал

+2

Ответить
Ёжкин кот, 13 февраля 2019 00:14

Любопытная дискуссия. Вы все правы и все не правы одновременно. На самом деле есть несколько разных понятий:
- межстрочный интервал в ЭмСи "Ворд";
- межстрочный интервал в документах (читай - межстрочный отступ, в обычном языке - Enter). Именно об этом говорится в статье;
- непосредственно клавиша Enter;
- пустая строка.

+3

Ответить
Администратор, 1 марта 2019 10:52

Соотношение межстрочного интервала в документах, результата нажатия клавиши Enter и пустой строки вызвало бурное обсуждение среди наших читателей. Оказывается, в нашем профессиональном сообществе есть разные точки зрения на этот счет. Поэтому за разъяснениями мы обратились к разработчику ГОСТ Р 7.0.97-2016 Валентине Янковой.
Подробнее читайте здесь.

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.