Сведения о зарплате, стаже, которые человеку порой нужно подтвердить документально, могут храниться как у его работодателя (в подразделениях либо в архиве), так и в архивном учреждении. Во всех этих случаях существуют свои особенности оформления справок, выписок и копий с запрошенными данными.
Когда оформляется архивная справка, а когда обычная? В чем их отличие? В чем особенности оформления заверительной надписи на архивных выписках и копиях? Сколько времени отводится на исполнение запроса?
Как составить текст архивной справки о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименованиях и реорганизациях работодателя? За «стародавними» сведениями обычно обращаются при оформлении пенсии, а текущие данные о работе часто фигурируют в справках для совместителей и для получения визы (о месте работы и среднем заработке). Особенности составления и образцы всех этих справок показаны в статье.
Почти каждый человек за время своей трудовой деятельности хотя бы раз менял место работы. Когда наступает срок выхода на пенсию, нередко возникает необходимость получить какие-то сведения с прежнего места работы или даже из нескольких таких мест. Довольно часто у наших граждан возникает право на получение социальных льгот, оформление которых требует обращения к документам различных организаций. Во всех подобных случаях человек вынужден обращаться к документам тех организаций, где он работает и работал. Они, скорее всего, хранятся в архиве:
- соответствующего работодателя (если он «жив») либо его преемника (например, в акционерном обществе, образованном в результате приватизации госпредприятия, см. Пример 9), либо
- архивном учреждении (муниципальном, субъектов федерации, федеральном).
Чаще всего граждане ищут документы для реализации своих пенсионных прав.
В последние четверть века отечественной истории прекратили свое существование сотни тысяч промышленных и сельскохозяйственных предприятий, многообразных учреждений и иных организаций. Государство даже вынуждено было пойти на то, чтобы создать сеть специальных архивов хранения документов ликвидированных юридических лиц, необходимых для реализации социальных прав граждан. В эти архивы поступают в основном документы по личном составу, отражающие трудовые биографии (стаж, заработная плата, социальная активность) бывших работников ликвидированных организаций.
В соответствии с Федеральным законом РФ от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» в нашей стране введена система передачи работодателями всех данных, необходимых для назначения пенсий, в местные отделения Пенсионного фонда РФ. Однако эта система до сих пор работает недостаточно надежно. Об этом свидетельствуют запросы, часто направляемые отделениями Пенсионного фонда в архивы и хранилища документов по личному составу для получения сведений о трудовом стаже и заработной плате соискателей пенсий за период, значительно позже 2001 года, т.е. за то время, за которое все эти сведения должны храниться в базе данных Пенсионного фонда. Поэтому подлинные документы продолжают сохранять огромное значение.
Эти документы в функционирующих организациях хранятся в их архивах или в структурных подразделениях. На государственное хранение документы по личному составу передаются только в случае ликвидации юридического лица.
Соискателям пенсий, различных льгот федерального и регионального масштаба целесообразно, прежде всего, обратиться в местные отделения Пенсионного фонда РФ, Управления социальной защиты населения и т.п. Специалисты этих организаций подскажут, какие документы и в какой форме (копии, справки, выписки) необходимо собрать для реализации социальных прав.
Только вооружившись знанием того, какие документы и в какой форме необходимы для достижения цели, человек может обратиться с запросом (заявлением) по месту своей работы (настоящей или прежней) или в соответствующее архивное учреждение. В последние годы обращения граждан по поводу получения сведений из архивов все чаще осуществляются через систему МФЦ (это многофункциональные центры, через которые населению оказываются различные госуслуги).
В какой архив обращаться по поводу поиска сведений о своей трудовой биографии – разговор отдельный, но в первую очередь целесообразно обратиться в муниципальный или государственный архив (центр хранения документов по личному составу) по месту расположения некогда действовавшей организации. Если в этом архиве нет документов искомой организации, то его специалисты подскажут, куда следует обратиться для продолжения поиска.
В последние годы в Интернете все чаще публикуются справочники по составу фондов архивов разного уровня. Авторы настоящей статьи приложили руку к разработке одного из них.
Алфавитный каталог фондов ГБУ МО «Московский областной архивный центр» (его начало показано на Рисунке 2) размещен на сайте Главного архивного управления Московской области gau.mosreg.ru. На главной странице нужно выбрать пункт верхнего меню «Управление» (отмечено «1» на Рисунке 1), в открывшемся списке – «Подведомственные организации и учреждения», далее на появившейся странице нажать на текст «Московский областной архивный центр (отмечен «2» там же) и ниже появится список, из которого выберите «алфавитный каталог фондов МОАЦ» («3» там же). В результате сайт предложит вам скачать файл каталога в формате doc (его фрагмент показан на Рисунке 2).
Этот каталог содержит информацию более чем о 4 000 фондов различных организаций, хранящихся в Архивном центре. В данном справочнике в алфавитном порядке приведены наименования фондообразователей не только на момент ликвидации юридического лица 1, но и все прежние названия этих организаций, которые они получали и изменяли за время своего существования.
Рисунок 1. Как добраться до Алфавитного каталога фондов ГБУ МО «Московский областной архивный центр» на сайте Главного архивного управления Московской области gau.mosreg.ru
Рисунок 2. Алфавитный каталог фондов ГБУ МО «Московский областной архивный центр» (фрагмент)
Как составить запрос
Специально установленных формуляров запросов в муниципальные, государственные архивы и архивы организаций не существует, а в публикуемых изредка методичках они носят рекомендательный характер. В некоторых муниципальных и государственных архивах создаются свои формы запросов с учетом специфики хранимых документов. Такие бланки запросов обычно заполняются заявителями при посещении архива для получения интересующих сведений.
В запрос соискателя пенсии в действующую организацию или в архивное учреждение необходимо включить:
- персональные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения человека, сведения о котором надо найти;
- цель запроса (например, когда речь идет о стаже работы во вредных и опасных условиях труда, о стаже работы в условиях Крайнего Севера, т.е. льготном стаже, это необходимо указать в содержании запроса);
- время работы в данной организации, структурное подразделение, должность или профессию (если работник сменил несколько подразделений и/или должностей/профессий, это тоже указывается);
- факты изменения фамилии (реже, но все же встречаются изменения имен и отчеств);
- женщинам необходимо указать факты рождения детей в запрашиваемый период;
- соискатели социальных льгот в запросе должны отразить, в какой период они исполняли те или иные государственные обязанности или добровольческие функции (например, донорство, участие в ликвидации техногенных аварий, стихийных бедствий и т.п.);
- почтовый или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ (если заказчик не предполагает получить его на руки). При выборе способа получения справки необходимо иметь в виду, что электронные архивные справки имеют юридическую силу, только если они подписаны электронной подписью (ЭП). Электронные архивные справки физлицам обычно направляются без нее. При этом в Москве и Московской области действует специальная программа ViPNet, используемая отделениями Пенсионного фонда РФ для направления запросов в архивные учреждения и получения ответов на них;
- подпись автора запроса (гражданина или должностного лица организации) и дату...
