Прокомментируем п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 – какие изменения появились в оформлении реквизита «отметка о приложении» в основном документе (в тексте и специальном реквизите) и в его приложениях (в верхнем правом углу). При этом поясним, к каким рекомендациям стандарта надо относиться с осторожностью. Кроме того, ответим на целый ряд практических вопросов, не урегулированных новым ГОСТ: как организовать «систему ссылок» в многостраничном приложении, которое имеет собственные дополнительные приложения либо сложную рубрикацию текста? как принято оформлять приложения к договорам? как оформить отметку о приложении на электронном носителе к бумажному документу? как транслировать приложения к приказу организации для исполнения внутри подразделения поручением его руководителя?
Зачем оформляют отметку о приложении
Документы и приложения к ним в современных условиях должны оформляться, исполняться, храниться и использоваться как связанные документы. Такой подход предполагает, что:
-
в основном документе оформляются указания (ссылки) на то, что его содержание более подробно и конкретно раскрывается в отдельных самостоятельных документах, которые являются дополнительными, и как правило, применяются и имеют юридическую силу в связи с основным документом;
- на документах-приложениях оформляются ссылки на принадлежность к основному документу, закрепляющие связь с ним.
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Росстандарта от 08.10.2016 № 2004-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ), подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в двух управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Основные правила ее оформления новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не изменил. Мы по-прежнему должны обращать внимание на то, названо или нет приложение в тексте основного документа (см. отметку «1» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016 ниже).
Фрагмент документа
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016
Следует обратить внимание на приведенный в ГОСТ пример оформления отметки о сброшюрованном приложении (см. «2» во фрагменте ГОСТ Р 7.0.97-2016). Его можно взять за образец и не указывать количество листов (как это показано в ГОСТ), но оформлять наименование вида документа и идентификационные реквизиты необходимо. Тогда вместо короткого «отчет о НИР в 2 экз.» после двоеточия у нас получится:
Пример 1. Отметка о сброшюрованном приложении
Приложение: отчет о НИР по теме 25.32.05.15 «Мониторинг объемов документооборота
федеральных органов исполнительной власти за 2017 год» в 2 экз.
Новым является также правило оформления отметки в случае, если приложением является обособленный электронный носитель: компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др. (см. «3» там же). Его мы далее подробно прокомментируем в ответе на один из вопросов читателей.
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
На данных ЛНА оформляется отметка о приложении (см. «5» там же), а в тексте основного распорядительного документа обозначается наличие приложения после его первого упоминания (см. «4» там же). Причем новый ГОСТ предусматривает написание в тексте слова «приложение» в скобках и со строчной (маленькой) буквы. А если приложений несколько, то они нумеруются, при этом допускается использование знака «№ » перед цифрами. В этом случае рекомендуем придерживаться единообразия в оформлении: если в тексте основного документа приложения нумеруются со знаком номера (приложение № 3), то и на каждом документе-приложении необходимо его использовать (Приложение № 3), см. Примеры 2 и 3 далее.
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка...