• Журнал «Юридический справочник руководителя» май 2019
  • Рубрика Трудовое законодательство

Как проконтролировать электронную переписку сотрудников и не сесть в тюрьму

  • 0 комментариев
  • 89 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Современные программы позволяют отслеживать нажатие клавиш на компьютере, контролировать посещение сайтов и даже анализировать все электронные письма. Однако за использование подобных средств можно на несколько лет отправиться в места не столь отдаленные. «Путевкой» станет ст. 138 УК РФ. Как сделать действия работодателя законными? Что и в каких документах написать? И как уволить работника, если он сболтнет лишнего в электронной переписке? Давайте разбираться.


Возможности информационных технологий и ограничения со стороны законодательства

С развитием технологий работодателям стало недостаточно контролировать работников только с помощью традиционных средств фиксации, таких, например, как журнал учета прихода-ухода сотрудников из офиса или еженедельные письменные отчеты. Информационные технологии вошли во все сферы нашей жизни. Передать сведения, являющиеся конфиденциальными, из офиса компании третьим лицам значительно проще, чем раньше, – теперь для этого используются еще Интернет и электронная почта.

См. статью «Разглашение информации о сотруднике. Предостережения для работодателя» журнала № 3’ 2019

Поэтому компании задумываются о средствах контроля за сотрудниками, которые позволили бы предотвратить нежелательные поступки персонала. Уже давно изобретены специализированные программы контроля над действиями работников, которые не только фиксируют все их действия, но даже анализируют их и формируют отчеты. Сейчас в автоматическом режиме можно:

  • отслеживать нажатие клавиш на компьютере,
  • делать снимки экрана и снимки с камеры компьютера,
  • удаленно запускать приложения,
  • контролировать посещение сайтов,
  • анализировать входящие и исходящие электронные письма.

И это значительно облегчает жизнь организации. Теперь не надо стоять за спиной сотрудника, чтобы знать, какие сайты он посещает на рабочем компьютере / планшете / мобильном телефоне или какие письма и с какими данными отправляет партнерам.

Однако вместе с программным обеспечением, которое следит за сотрудниками и контролирует их действия, облегчая жизнь работодателей, возникает и риск нарушения конституционного права людей на тайну переписки. Приведем цитату из Конституции РФ.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 23 Конституции Российской Федерации

1. Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

2. Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.

Как видите, в Конституции РФ речь идет не о личной переписке, а о любой переписке, которую ведет человек, вообще.

Теперь обратимся к уголовному законодательству, которое вводит ответственность за нарушение этих прав.

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Статья 138. Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений

1. Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан –

наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года.

2. То же деяние, совершенное лицом с использованием своего служебного положения, –

наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо принудительными работами на срок до четырех лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до четырех лет.

Получается, желание работодателя контролировать действия работников может окончиться весьма плачевно, в т.ч. для того сотрудника, который будет эту задачу выполнять лично. Причем с реальным сроком до четырех лет. Перспектива уголовной ответственности малоприятная, поэтому давайте разбираться, как ее избежать и воспользоваться законным правом работодателя знать, не сливает ли работник информацию о компании конкурентам и не планирует ли пойти в прокуратуру с жалобой.

Если обратиться к трудовому законодательству, то выяснится, что:

  • работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором1, а рабочее время должен посвящать исполнению трудовых обязанностей2;
  • работодатель же имеет право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к своему имуществу3, вправе контролировать работу сотрудника4, количество и качество выполняемой работы5, рабочее место сотрудника6.

В совокупности все эти нормы означают, что работодатель может контролировать и электронную рабочую переписку сотрудников. Но как не нарушить данное Конституцией РФ право на неприкосновенность переписки? Оказывается, в ч. 2 ст. 24 Конституции РФ сказано, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица (в т.ч. переписки) допускается, но только с его согласия. Значит, перед тем как внедрить любое программное обеспечение или даже просто залезть в почтовый ящик сотрудника и прочитать его электронную почту, нужно получить согласие работника, а перед этим внести соответствующие изменения в локальные нормативные акты организации и трудовые договоры с работниками.

См. статью «Электронная переписка в трудовых отношениях. Актуальная судебная практика» журнала № 10′ 2018

Сведения, охраняемые законом и работодателем

Не стоит забывать о требованиях специальных законов, когда работодатель не только может, но и должен контролировать работников, тем самым обеспечивая сохранность определенных сведений. Речь здесь идет об информации, отнесенной к охраняемой законом. В первую очередь:

  • персональные данные7,
  • коммерческая тайна8,
  • банковская9,
  • государственная10 и пр.

В любом из перечисленных случаев работодатель обязан обеспечить защиту этой информации (будь то речь о персональных данных сотрудников и клиентов или информации, составляющей коммерческую тайну). Далее будем говорить о коммерческой тайне, поскольку работодатель имеет право устанавливать ее режим в отношении любых сведений, которые образуются в ходе работы компании и имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам11.

С одной стороны, работодатель обязан:

  • ограничить доступ к такой информации, установив порядок обращения с ней и контроль за его соблюдением;
  • а также регулировать использование работниками сведений, составляющих коммерческую тайну, на основании трудовых договоров12.

С другой – работодатель при необходимости имеет право применять средства и методы технической защиты конфиденциальности информации13. Сюда как раз и можно отнести специальное программное обеспечение, которое в автоматическом режиме будет анализировать действия сотрудников в Интернете и их электронную почту.

Работники же должны14:

  • выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;
  • не разглашать эту информацию и не использовать в личных целях, в т.ч. после прекращения действия трудового договора;
  • возместить причиненные работодателю убытки, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну и ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
  • передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора материальные носители информации, имеющиеся в пользовании сотрудника и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну.

Порядок установления режима коммерческой тайны вкратце показан в Схеме 1.

Схема 1

Действия работодателя по установлению режима коммерческой тайны

Свернуть Показать
Действия работодателя по установлению режима коммерческой тайны

Документальное оформление контроля за электронной перепиской

Очень важно, чтобы контроль переписки работников был не ради любопытства, а действительно для защиты интересов организации и режима коммерческой тайны. Как же сделать так, чтобы действия работодателя не считались противоправными?

См. статью «Электронные документы в трудовых отношениях. Свежие веяния» журнала № 7′ 2018

Некоторые специалисты говорят о том, что не обязательно получать согласие сотрудника, достаточно его уведомить о том, что у работодателя есть доступ к переписке. Но, на наш взгляд, уведомить работников о том, что вы имеете доступ к корпоративной электронной почте, недостаточно, нужно получить согласие, в т.ч. на доступ к переписке. А это согласие может выражаться в специальном условии в трудовом договоре, если он подписан работником (см. Пример 3).

Итак, каковы действия работодателя? Вам необходимо зафиксировать в трудовом договоре / должностной инструкции или инструкции по профессии / ЛНА следующие положения:

  • работник должен использовать выданную ему работодателем электронную технику и компьютерное оборудование (компьютер, мобильный телефон, планшет и пр. гаджеты) только для работы. Желательно прямо внести запрет на использование перечисленного в личных целях;
  • работник обязан пользоваться корпоративной электронной почтой, предоставленной работодателем, исключительно для целей исполнения трудовых обязанностей, а значит, получения и передачи информации рабочего характера. Хранение информации, не относящейся к служебной, запрещается, поэтому если на рабочую почту поступит письмо по личным вопросам, работник должен его удалить;
  • корпоративная электронная почта и переписка с ее использованием являются собственностью работодателя. Он имеет право в любой момент проверить ее содержание.

Включив эти положения в свои внутренние документы, организация устанавливает, что вся переписка заведомо не будет являться тайной, работодатель в любой момент будет иметь к ней доступ на законных основаниях.

Пример 1

Фрагмент трудового договора об особых условиях

Свернуть Показать

<...>

7.2. Стороны договорились, что Работодатель является владельцем информации, хранящейся на серверах корпоративной электронной почты, и в любой момент может получить к ней доступ.

<...>

Пример 2

Фрагмент Правил внутреннего трудового распорядка. Раздел «Права и обязанности Работодателя»

Свернуть Показать

<...>

5.1. Работодатель имеет право:

<...>

5.1.8. В целях защиты коммерческой тайны Работодателя, контроля за надлежащим исполнением Работником должностных обязанностей, предотвращения разглашения сведений конфиденциального характера Работодатель имеет право доступа:

  • к персональному компьютеру,
  • мобильному телефону,
  • планшету,
  • иным техническим средствам, предоставленным Работодателем Работнику,

в любой момент для получения информации:

  • о содержании служебной переписки, отправляемой с использованием корпоративной почты;
  • посещении Работником страниц в Интернете;
  • открытии программного обеспечения.

<...>

Пример 3

Фрагмент Правил внутреннего трудового распорядка. Раздел «Права и обязанности Работника»

Свернуть Показать

<...>

4.2. Работник обязан:

<...>

4.2.7. Использовать предоставленные ему Работодателем:

  • персональный компьютер,
  • мобильный телефон,
  • планшет,
  • другие технические средства, имеющие доступ в сеть Интернет,
  • а также программное обеспечение на этих технических устройствах, включая корпоративную электронную почту,

лично и исключительно в целях исполнения своих должностных обязанностей. Работнику запрещено использовать указанные технические средства и программное обеспечение в личных целях.

4.2.8. При поступлении на корпоративный электронный ящик корреспонденции личного характера немедленно ее удалить.

<...>

Если в вашей компании не все работники трудятся на компьютере, то такие изменения можно внести не в Правила внутреннего трудового распорядка организации, а лишь в некоторые должностные инструкции. После того как вы внесете все изменения, необходимо работников письменно с ними ознакомить.

Что же касается изменений в трудовой договор, то включите указанный пункт в типовую форму, чтобы подписывать его с вновь принятыми сотрудниками. Действующим работникам вы можете предложить подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Ну и наконец, не забудьте зафиксировать факты передачи работнику конкретного компьютера, планшета, телефона и иных устройств, принадлежащих работодателю, которые будут контролироваться. Например, при передаче ноутбука для служебного пользования в акте приема-передачи указывайте конкретную марку, модель и серийный номер.

Пример 4

Фрагмент акта приема-передачи работнику материальных ценностей

Свернуть Показать

<...>

1. В соответствии с трудовым договором от 04.03.2019 № 15/2019 Работодатель передает, а Работник принимает следующие материальные ценности для выполнения своих должностных обязанностей:

а) мобильный телефон Samsung Galaxy J3 – SN:12A34BC5D67E;

б) планшет ASUS ZenPad 10 Z300CG – SN:A1BCDE234567FG8.

<...>

Виновного можно уволить

Теперь ответим на основной вопрос обеспокоенного работодателя: можно ли уволить сотрудника, если служебная проверка установила, что он втихомолку сливает информацию конкурентам или составляет базы клиентов, чтобы потом продать их подороже? Можно! В ТК РФ предусмотрено самостоятельное основание для таких случаев – подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 – разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в т.ч. разглашение персональных данных другого работника.

Обратите внимание, когда будете вносить запись в трудовую книжку:

  • необходимо уточнить вид тайны, которая была работником разглашена: коммерческая, государственная, служебная или это были персональные данные других работников (см. «!» в Примерах 5 и 6);
  • в записях об увольнении на практике встречаются фразы «уволен», «трудовой договор прекращен» или «трудовой договор расторгнут». В Примерах 5 и 6 мы используем слово «уволен», т.к. руководствуемся рекомендациями Роструда с сайта онлайнинспекция.рф, где в примерах чаще всего используется именно этот вариант (со ссылкой на Инструкцию по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2013 № 69, в которой все примеры внесения записей в трудовую книжку при прекращении / расторжении трудового договора даны со словом «уволен»).
Пример 5

Запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника в связи с разглашением коммерческой тайны

Свернуть Показать
Запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника в связи с разглашением коммерческой тайны
Пример 6

Запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника в связи с разглашением персональных данных

Свернуть Показать
Запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника в связи с разглашением персональных данных

В целом процедура разбирательств, итогом которой может стать увольнение, выглядит так:

Схема 2

Алгоритм действий работодателя при увольнении работника за разглашение охраняемой законом тайны

Свернуть Показать
Алгоритм действий работодателя при увольнении работника за разглашение охраняемой законом тайны

Если обратиться к судебной практике, то можно найти дела, где работодателям не удалось доказать, что работники разгласили охраняемые законом сведения, в связи с чем последних суды восстанавливали на работе (см., например, решение Октябрьского районного суда г. Екатеринбурга от 29.06.2018 по делу № 2-3436/2018). Поэтому важно правильно зафиксировать нормы и ознакомить с ними сотрудников, а в случае обнаружения нарушения – соблюсти установленную процедуру, документируя каждый ее обязательный шаг.

Есть дела, которые работодатели выиграли, потому что все сделали правильно.

Судебная практика
Свернуть Показать

Работница была уволена на основании подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной ей в связи с исполнением трудовых обязанностей, в т.ч. разглашения персональных данных другого работника), просила признать увольнение незаконным и восстановить ее на работе. Служебная проверка установила, что она, используя корпоративную электронную почту, отправила файлы, в которых содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну, во внешнюю среду организации. О том, что это было нарушением, работница была осведомлена:

  • она подписала соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
  • ознакомилась с приказом работодателя об организации защиты коммерческой тайны и приложениями к нему (перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну работодателя; положением по защите коммерческой тайны; другими внутренними актами работодателя, регулирующими вопросы защиты бизнеса, обработку и защиту конфиденциальной информации).

В итоге суд отказал в удовлетворении требований работницы, признав увольнение по данному основанию законным (решение Одинцовского городского суда Московской области от 28.06.2018 по делу № 2-4785/2018).

См. еще решения Первомайского районного суда г. Краснодара Краснодарского края от 15.06.2018 по делу № 2-4960/2018, Куйбышевского районного суда г. Омска от 30.10.2017 по делу № 2-4048/2017, Саяногорского городского суда Республики Хакасия от 11.10.2017 по делу № 2-1409/2017.


Сноски

Показать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.


Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.