• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2019
  • Рубрика Информационные технологии

Электронный документ: что создается и что уничтожается

Давайте разберемся, что такое электронный документ. Для этого посмотрим на него самого, а также на существующие в нормативной базе определения. Какие метаданные электронного документа должны быть сохранены в СЭД. И что уничтожать в информационной системе, когда у электронного документа истек срок хранения.


Управление документами рассматривается в настоящее время как сложная и ответственная управленческая функция. С одной стороны, порой требуется переход на исключительно электронные документы (из-за волевого решения руководства), а с другой – обеспечить доказательную силу документов организации. При этом в типовой функциональности предлагаемых на рынке СЭД часто остается практически неразработанной возможность создания документа в статусе электронного оригинала сразу в самой системе.

Главными в последнее время стали практические вопросы: как создавать прежде всего организационно-распорядительные электронные документы и как их уничтожать, поскольку в отношении научно-технической документации эти вопросы более или менее разрешены.

Рассмотрим эти конкретные вопросы с позиций информационной сущности и структуры электронного документа, подчеркнем актуальность проектирования типовых форм документов и методическое единство делопроизводства и архивного дела, в которых информационные системы внедряются как инструмент управления документами.

Для лучшего понимания проанализируем простой электронный управленческий документ как одну информационную единицу в СЭД, не касаясь возможностей создания агрегированных и составных электронных документов в зависимости от применяемого прикладного программного обеспечения, форматов данных, наличия необходимых классификаторов и справочников в СЭД.

Новые технологии стоят на плечах предыдущих

Под этим лозунгом и с позиций документоведения рассмотрим предметную сущность документа. Он представляет собой единство формы, формуляра и содержания:

  • понятие «форма документа» традиционно связывается с материальными носителями и отчасти со средствами документирования (например, электронная, бумажная);
  • формуляр отображает структуру документа, его обязательные элементы – реквизиты;
  • а содержание документа представляет собой его главный реквизит – текст, выражающий суть управленческих действий.

Именно в этом триедином качестве документ выполняет свои функции, а реквизиты и текст воспринимаются человеком на естественном для него языке.

Электронный документ как информационный объект относительно нов, создается с помощью современных информационных технологий. В настоящее время он по-прежнему рассматривается как документ. См. его нормативное определение в федеральном законе:

Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (был введен Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ)

11.1) электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

Данное определение было введено в закон в 2010 году и сейчас пересматривается, но ключевым понятием в нем остается пригодность для восприятия человеком. Поэтому при проектировании СЭД обращают большое внимание на представление электронного документа в форме для просмотра пользователем, форме для печати, на разработку электронных шаблонов по форме бланков, на счетчики бланков и счетчики количества распечаток бумажных копий, если таковые разрешены, и т.п. возможности управления документами.

Специально для разработчиков СЭД в коротком постановлении Правительства РФ сделано «напоминание»:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.