• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2019
  • Рубрика Права и обязанности

Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива»

Уже год действует единственный для архивной сферы профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива», который остался почти незамеченным. Его положения и формулировки службы делопроизводства и кадровые службы приняли к сведению, но обычно не используют при разработке конкретных должностных инструкций тех специалистов, которые осуществляют сканирование документов в процессе регистрации, «ввода» информации о них в СЭД, формирования электронных копий фонда пользования и подготовки документов к сдаче в архив.
Попытаемся выявить, для специалистов каких организаций этот профстандарт все-таки пригоден, в каком архиве могут выполняться закрепленные им трудовые функции, соответствуют ли они архивной технологии и нормативным правилам работы архивов организаций.



На кого распространяется

Речь пойдет о профессиональном стандарте «Специалист по формированию электронного архива», утвержденном приказом Минтруда России от 19.04.2018 № 266н (далее – Стандарт). В его названии отразилась практическая потребность в регламентации процессов хранения документов в электронном виде на уровне выполняемых трудовых функций и действий. Кроме того, профстандарты обычно помогают организации определить направления подбора новых специалистов и повышения квалификации уже работающих сотрудников, разрабатывать положения о подразделении и должностные инструкции, проводить аттестацию, оценку деятельности и осуществлять другие организационные процедуры.

В качестве разработчиков Стандарта под эгидой Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников выступили в основном коммерческие компании, которые оказывают услуги архивного хранения документов и услуги сертификации. Разработчики пошли на определенный риск, поскольку в настоящее время еще не утвержден профессиональный стандарт для специалиста в области архивного дела (стандарт архивиста более высокого уровня), отсутствует общепринятое понимание «электронного архива» как специализированной информационной системы, не сформулированы единые функциональные требования к ней.

Справка. Множество значений у одного слова «архив»
Свернуть Показать

Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Но так может именоваться:

  • как организация,
  • так и структурное подразделение.

Это закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» также дает несколько определений терминов, которые в концепции управления документами являются базовыми:

  • архив – документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования;
  • архив / архивохранилище – место, где хранятся и доступны для использования архивные документы;
  • архив / архивное учреждение / архивная программа – организация или компьютерная программа, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам.

В разделе I «Общие сведения» рассматриваемого нами Стандарта в качестве регламентируемого вида профессиональной деятельности закреплена очень «скромная» формулировка – создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива. А основной целью данного вида профессиональной деятельности является «создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий». И только последующий анализ трудовых функций, основанных на технологии сканирования, позволяет сделать заключение, что Стандарт сфокусирован лишь на трудовых действиях, которые совершаются в процессе создания электронных образов, т.е. «картинок», об удостоверении которых ничего не говорится. Создания графических образов для ввода документа в информационную систему недостаточно, чтобы сформировать полноценный электронный архив, для этого нужно много чего еще сделать.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.