• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» август 2019
  • Рубрика Кадровая служба с нуля

Правила оформления заявления работника

Состав и расположение реквизитов заявлений на практике часто отличается. Мы объяснили, какие вариации уместны, а какие – ​нет. Дали образцы оформления каждого реквизита заявления и целых документов. Рассказали, в каких ситуациях законодательство требует составления заявления работником, на чье имя его писать, кому отдавать, надо ли регистрировать.


Заявление создается человеком с целью реализации своих прав, решения личных задач и удовлетворения личных потребностей. Оно:

  • содержит официальную информацию или просьбу,
  • оформляется в письменном виде,
  • имеет установленную форму,
  • адресуется должностному лицу.

С одной стороны, заявления – это достаточно простой документ с однородным составом информации. С другой – существует множество его разновидностей. А четких требований к составлению и оформлению каждой из них нет. Исключением являются те заявления, которые оформляются гражданами при получении государственных услуг, они, как правило, имеют установленную правовыми актами РФ форму.

Но чаще всего мы оформляем заявления на работе и адресуем их своему работодателю. Порядок составления таких заявлений не регламентирован, потому возникает множество вопросов, на которые мы и постараемся ответить в этой статье.

В каких случаях составляют заявления

В ОКУД1 названы три разновидности кадровых заявлений, оформляемых в рамках документирования трудовых отношений:

  • заявление о переводе на другую работу,
  • заявление об увольнении,
  • заявление о предоставлении отпуска.

Однако список ситуаций, при которых оформляются заявления, значительно шире. Они используются в кадровой деятельности с целью фиксации инициации работником того или иного кадрового действия.

Некоторые действия строго требуют оформления заявления работника. Например, увольнение «по собственному желанию» не может быть осуществлено без отражения этой инициативы в виде письменного заявления. И об этом прямо говорит ст. 80 ТК РФ: «работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении».

Заявление должно оформляться и в других случаях, прямо названных в ТК РФ. Как правило, эти ситуации предполагают какие-либо действия работодателя, совершаемые с целью реализации прав работника и в интересах работника. Например, заявление составляется, если работник просит:

  • оформить новую трудовую книжку в связи с утратой, повреждением предыдущей (ст. 65 ТК РФ);
  • выдать трудовую книжку или копии документов, связанных с работой (ст. 62 и 84.1 ТК РФ);
  • предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск (например, до истечения шести месяцев со дня трудоустройства у данного работодателя) или разбить его на определенные части (ст. 122 ТК РФ);
  • продлить или перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ);
  • предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
  • предоставить перед увольнением дни неиспользованного отпуска вместо денежной компенсации за них (ст. 127 ТК РФ);
  • заменить часть отпуска (превышающую 28 календарных дней) денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);
  • оплатить труд частично в неденежной форме (ст. 131 ТК РФ);
  • перевести оплату труда в безналичном виде на определенные реквизиты (ст. 136 ТК РФ).

Порой работодателю необходимо получить согласие работника: на перевод, на отзыв из отпуска, на направление в командировку (для некоторых категорий работников) и в других случаях. Как правило, необходимость такого согласия закреплена законодательно (например, в ст. 72.1 ТК РФ говорится о согласии на перевод). При этом закон не определяет вид документа, с помощью которого согласие работника должно быть оформлено. Заявления в этих ситуациях, хотя по смыслу и не отражают суть такого действия, как «согласие», но очень часто применяются как наиболее понятная и привычная форма взаимодействия работника и работодателя. Когда необходимо письменно зафиксировать согласие работника, можно оформить и другой документ – уведомление в двух экземплярах; на экземпляре работодателя просят работника собственноручно написать свое согласие, поставить подпись и дату.

Заявление может оформляться в самых разных ситуациях, а не только в оговоренных законодателем случаях, например:

  • о внесении изменений в состав персональных данных работника,
  • внесении сведений в трудовую книжку по основному месту работы,
  • предоставлении дополнительных дней к отпуску за сверхурочную работу,
  • предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска перед отпуском по беременности и родам и др.

Часто практикуют составление этого документа с целью предварительного согласования кадрового действия с работником перед получением резолюции руководителя. Например, заявление о приеме на работу может не оформляться, однако на практике его порой просят составить. Заявление в этом случае подкладывается к трудовому договору работника до его подписания, и на нем проставляются визы заинтересованных должностных лиц и фиксируется решение руководителя о дате приема, особых условиях и пр.

Состав информации в заявлении

Форма заявлений, составляемых работниками по различным кадровым вопросам, в целом не регламентирована.

Единственный правовой акт, содержащий требования к составу информации в заявлениях, это Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В нем предусматривается три формы обращения: заявление, предложение и жалоба. В ст. 7 сформулированы требования к письменной форме обращений (а значит, и заявлений) – в них необходимо указывать:

  • наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество и должность соответствующего должностного лица;
  • свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии);
  • почтовый адрес либо адрес электронной почты (если обращение подается в электронном виде), по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;
  • суть обращения;
  • личная подпись;
  • дата.

Итак, какие же сведения стоит включать в заявление, оформляемое работником? Практика сформировала их следующий состав:

  • фамилию, имя, отчество и должность руководителя организации (или иного должностного лица), которому адресуется документ;
  • фамилию, имя, отчество работника – автора заявления с указанием должности и подразделения (или Ф.И.О. поступающего на работу лица);
  • почтовый адрес поступающего на работу, по которому может быть направлен официальный ответ или уведомление работодателя (адрес регистрации и место фактического пребывания уже работающего в организации человека есть у работодателя2, потому их в заявлении писать не принято);
  • вид документа «Заявление»;
  • заголовок к тексту. Обычно текст заявления небольшой, поэтому к нему может не составляться заголовок. Если же он есть, то его удобно конструировать из формулировок законодательства о ситуациях, в которых заявление необходимо: «Об увольнении по собственному желанию», «О внесении сведений в трудовую книжку по основному месту работы» и др. Заголовок отвечает на вопрос «о чем?» и пишется с заглавной буквы;
  • текст, содержащий соответствующую просьбу (которая чаще всего подразумевает согласие на совершение каких-либо кадровых действий);
  • подпись. Обычно состоит из личного росчерка и его расшифровки – полной фамилии с инициалами. Хотя отсутствие такой расшифровки не лишает заявление юридической силы, т.к. Ф.И.О. автора документа фигурирует в верхней части заявления. Сравните Примеры 11 и 12 на стр. 58;
  • дату.

Оформление заявлений

В основном реквизиты кадрового заявления оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-20163 об оформлении организационно-распорядительных документов.

Составляются такие заявления на имя руководителя организации. Именно он является представителем работодателя, который вправе подписывать все кадровые документы. Обычно полномочия руководителя организации в сфере документирования трудовых отношений с работниками закреплены в уставе организации или других учредительных документах: в них прописывается, что руководитель заключает трудовые договоры, издает приказы по личному составу и т.п. Таким образом, предполагается, что именно руководитель организации принимает решения по кадровым вопросам и, следовательно, именно ему адресуются заявления работников.

Реже, но бывает, что данные вопросы находятся в компетенции заместителя этого руководителя или иного топ-менеджера, например директора по персоналу.

Временно эти полномочия (например, на период отсутствия должностного лица во время отпуска или больничного) могут быть возложены и на других должностных лиц. Однако если речь идет о приеме, переводе, увольнении, в т.ч. в спорных ситуациях, которые могут привести к судебным разбирательствам или иметь иные правовые последствия, рекомендуется оформлять заявление на имя руководителя организации.

См. статью «Доверенность в деятельности кадровой службы» журнала № 5’ 2015

При написании его фамилии и должности следует учитывать требования к реквизиту «адресат» в п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016: «при адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица». Обратите внимание: новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, в отличие от предыдущего, предписывает инициалы в адресате ставить после фамилии.

Располагается «адресат» в верхней правой части документа и выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

Пример 1

Адресат в заявлении

Свернуть Показать

Генеральному директору
ПАО «НВК ОПК»
Бобровкину Д.Е.

Автором заявления выступает работник или поступающий на работу человек. Информация об авторе указывается ниже адресата, между ними лучше оставлять 1 пустую строку. Обычно автор пишет свои фамилию, имя, отчество полностью, должность с указанием подразделения (для уже работающих в организации людей). А вот почтовый адрес и даже электронный с контактным номером телефона вписывают те, кто не работает в организации.

Пример 2

Адресат и автор в заявлении не работника организации

Свернуть Показать

Руководителю Государственной
инспекции труда в г. Москве
Гузину С.С.

Ивановой Елены Юрьевны,
проживающей по адресу:
Дубнинская ул., д. 79, кв. 32,
Москва, 127591
+ 7 (985) 123-45-67

Пример 3

Адресат и автор в заявлении работника организации

Свернуть Показать

Генеральному директору
АО «Юпитер»
Кораблеву С.А.

старшего специалиста департамента закупок
Златовласовой Елены Олеговны

Много споров идет о том, писать ли предлог «от» перед автором заявления. В соответствии с правилами русского языка предлог «от» писать не следует, т.к. «заявление чье?» – Златовласовой Елены Олеговны (как в Примере 3). Однако многие этот предлог все-таки ставят, потому что подобная конструкция более привычна и легче воспринимается на слух (Пример 4). Вывод: вы можете писать предлог «от» перед автором заявления, но лучше этого не делать.

Должность автора заявления лучше писать перед его полными фамилией, именем, отчеством.

Пример 4

Предлог «от» перед автором заявления

Свернуть Показать

Генеральному директору
АО «Юпитер»
Кораблеву С.А.
от старшего специалиста департамента закупок
Златовласовой Елены Олеговны

Слово «Заявление» традиционно принято начинать писать с прописной буквы, затем строчными. А в соответствии с образцами, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016, реквизит «наименование вида документа» оформляется только прописными буквами – «Заявление». Но, учитывая, что ГОСТ носит рекомендательный характер и прямого требования оформлять этот реквизит именно так в нем нет, допускаются оба варианта.

К заявлению могут быть приложены дополнительные документы и материалы. Например, в подтверждение своих доводов или для обоснования просьб работник прилагает к заявлению документы и материалы об этом либо их копии. Тогда в заявлении следует оформить отметку о приложении по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 – указывают:

  • наименование вида документа, его дату и номер;
  • если это копия, то данный факт обязательно указывается;
  • заголовок к тексту (если он есть).

Данную отметку располагают от границы левого поля сразу ниже текста заявления или отступив от него одну строку. Если приложений несколько, их нумеруют (см. Примеры 5, 6 и 11, 12).

Пример 5

Отметка о приложении

Свернуть Показать

Приложение: справка-вызов от 02.08.2019 № 288 на 1 л. в 1 экз.

Пример 6

Отметка о приложении

Свернуть Показать

Приложение: копия приказа от 02.11.2018 № 78/лс «О приеме на работу» на 1 л. в 1 экз.

Реквизит «подпись» в заявлении может содержать только личный росчерк работника и оформляться без указания его Ф.И.О. и должности (по аналогии с подписью должностного лица: если документ оформляется на бланке, то в составе должности не следует указывать наименование организации, т.к. оно уже есть в бланке). Точно так же и в заявлении не стоит дублировать информацию, которая уже указана выше в составе данных об авторе документа. Сравните Примеры 11 и 12 на стр. 58.

Современное законодательство не предполагает возможности применения электронной подписи в трудовых отношениях (кроме особенностей взаимодействия с дистанционными работниками). Поэтому оформление заявлений в электронном виде допускается только в том случае, если заявление не называется в качестве обязательного документа в ТК РФ. Все обязательные документы – основания к приказам, которыми в большинстве случаев являются заявления, – должны быть оформлены в бумажном виде и помещены на хранение. Пока требования законодательства таковы, хотя сейчас много обсуждается пилотный проект Минтруда РФ по электронному кадровому делопроизводству, который в обозримом будущем может пошатнуть приоритет бумажных кадровых документов.

Очень важным реквизитом заявления является его «дата», т.к. с момента написания заявления отсчитываются сроки, установленные в ТК РФ или других правовых актах, например:

  • работодатель обязан рассмотреть заявление работника о возмещении причиненного ему ущерба и принять решение по нему в 10-дневный срок со дня его поступления (ст. 235 ТК РФ);
  • увольнение работника по собственному желанию, в соответствии с ТК РФ, осуществляется по истечении 2 недель со дня оформления заявления с просьбой об увольнении, «течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении» (ст. 80 ТК РФ).

Дата документа может проставляться либо с помощью арабских цифр, разделенных точками (05.08.2019), либо словесно-цифровым способом (5 августа 2019 г.). Для заявления допускаются оба варианта.

А вот регистрационный номер у заявления может отсутствовать.

Что писать в тексте заявления

Текст заявления может состоять из одной или нескольких частей. В большинстве случаев в заявлении пишется только просьба работника, без обоснования и объяснения причин этой просьбы (считается, что работодатель сам должен знать свои обязанности, а также какие особенности работника на какие льготы дают ему право).

Пример 7

Текст заявления

Свернуть Показать

Прошу перевести меня на должность начальника отдела кадров с 12.08.2019.

Однако в некоторых случаях, чтобы руководитель принял решение в пользу работника или в случае каких-либо особых обстоятельств, которые должны быть учтены работодателем при принятии решения по заявлению работника, в нем присутствует констатирующая часть. Так работник пытается убедить пойти ему навстречу. Здесь могут быть даны ссылки на правовые акты или другие документы, а также описаны обстоятельства, которые побудили работника обратиться с просьбой.

Эта часть текста особенно важна в тех случаях, когда обстоятельства, описанные в заявлении, являются фактором, при котором работодатель должен принять решение в пользу работника (не имеет права отказать). Так, работодатель обязан перевести работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ) или предоставить отпуск без сохранения заработной платы в случае рождения ребенка (ст. 128 ТК РФ).

Пример 8

Текст заявления

Свернуть Показать

В соответствии с медицинским заключением от 02.08.2019 № 3421/15, выданным ГБУЗ МГКБ № 9, прошу перевести меня на работу, исключающую воздействие неблагоприятных факторов.

Пример 9

Текст заявления

Свернуть Показать

В связи с рождением ребенка прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 05.08.2019 на 3 календарных дня.

Если в констатирующей части упоминаются какие-либо дополнительные документы, следует их приложить к заявлению и оформить об этом отметку.

Большинство работников даже не предполагает, какие значимые обстоятельства стоит изложить в заявлении, какие данные привести. Потому создание библиотеки шаблонов заявлений для различных ситуаций значительно облегчит работу как авторам заявлений, так и тем, кто будет на их основании создавать последующие документы (см. Примеры 11 и 12).

Кто принимает заявление работника

Как уже было сказано выше, заявления работников по кадровым вопросам адресуются руководителю организации. Однако в большинстве случаев, прежде чем попасть на стол к первому лицу, они поступают в кадровую службу. Она является не только связующим звеном между работником и работодателем, но также обеспечивает грамотное прохождение заявления по всем инстанциям, если предполагается предварительное рассмотрение и визирование заявления до подготовки соответствующего приказа. Хотя визу согласования своего непосредственного руководителя работник может получить у него и сам, а потом передать заявление в кадровую службу.

Последняя может также заранее подготовить проект приказа по не спорным вопросам и передать его на подпись руководителю вместе с заявлением. Это помогает ускорить делопроизводственные процессы, обеспечить более оперативное решение вопросов.

Кроме того, если в организации принято регистрировать заявления, тогда первичная подача заявления именно в кадровую службу является важной составляющей документооборота.

Обязательна ли регистрация заявлений по кадровым вопросам

Традиционно считается, что заявления относятся к нерегистрируемым документам.

Если в организации принято их регистрировать, то обычно для этих целей заводится отдельный журнал, в котором фиксируются факты получения заявлений от работников. В процессе регистрации заявлению присваивается регистрационный индекс.

В большинстве кадровых ситуаций строгий учет заявлений не имеет смысла, т.к. обычно заявления являются основаниями для издания приказов по личному составу и хранятся в личных делах работников. Однако если от даты подачи заявления отсчитывается срок, в течение которого работодатель должен принять решение или совершить какие-либо действия, то регистрация заявлений поможет избежать недоразумений, дополнительно защитив работников.

Показательным в этом отношении является заявление об увольнении по инициативе работника. Датой предупреждения об увольнении «по собственному желанию» считается дата подачи заявления работником работодателю (за исключением случая, когда работник направляет свое заявление заказным письмом, тогда датой предупреждения будет дата получения уведомления организацией). Зарегистрированное в присутствии работника заявление и вручение работнику копии с регистрационным номером и датой гарантирует, что со следующего дня начнется течение 2-недельного срока «отработки».

Впрочем, если регистрация заявлений не ведется, а работник просит зафиксировать факт подачи им заявления, кадровая служба может вручить работнику копию его заявления с оригинальной отметкой о получении (как в Примере 10).

Пример 10

Отметка о получении

Свернуть Показать
Отметка о получении

Оформлять для этих целей на документе входящий номер и дату не стоит – данный реквизит оформляется для входящих из внешней среды документов, а заявление работника – это внутренний документ организации.

Так как заявления работников являются основанием издания кадровых приказов, их реквизиты переносятся в приказы. Например, в приказе об увольнении работника в графе «основание» может быть указано: «Заявление Перовой И.И. от 05.08.2019». Если заявление зарегистрировано, то добавляется его регистрационный номер: «Заявление Перовой И.И. от 05.08.2019 № 78/07-12».

Если дата оформлена только цифрами, то после нее сокращение «г.» не ставится: «Заявление… от 05.08.2019», но не «Заявление… от 05.08.2019 г.»

Образцы заявлений по кадровым вопросам выручат всех

Учитывая, что заявления оформляются в самых разных кадровых ситуациях, разновидностей заявлений, оформляемых работниками, может быть очень много.

Зачастую в организациях работникам приходится давать в качестве образцов заявления других сотрудников, оформленные ранее в аналогичных ситуациях. Это является прямым нарушением законодательства о защите персональных данных.

См. статью «Чем грозит разглашение информации о работнике» журнала № 12’ 2018

Есть давно отработанная технология делопроизводства по разработке и утверждению Табеля и Альбома форм используемых в организации документов. В идеале нужно реализовать ее. Но если эта задача покажется неподъемной, то можно разработать Табель и Альбом хотя бы для кадровых документов. Можно сузить еще сильнее – разместить на сервере в определенной папке шаблоны часто создаваемых документов, эту минимальную задачу под силу решить любой организации.

Тут важно не только создать один шаблон заявления, а разработать их несколько под разные задачи со своим трафаретом текста. Рекомендуем сделать такие шаблоны для ситуаций, упомянутых в ТК РФ. Причем после возникновения в вашей практике очередного заявления на новую тему из него можно сделать очередной шаблон. Так их «библиотека» постепенно будет разрастаться.

В эту «библиотеку» можно включить шаблоны следующих заявлений:

  • об увольнении по собственному желанию;
  • увольнении в порядке перевода к другому работодателю;
  • предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставлении части ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • продлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней;
  • согласии на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением;
  • предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • предоставлении отпуска по уходу за ребенком и досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • предоставлении отпуска в связи с усыновлением;
  • предоставлении перерывов для кормления ребенка;
  • предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;
  • предоставлении учебного отпуска;
  • выдаче документов (копий документов), связанных с работой;
  • оформлении новой трудовой книжки;
  • оформлении дубликата трудовой книжки;
  • установлении режима неполного рабочего времени и др.

Заявления могут быть представлены в виде:

  • шаблонов, содержащих трафаретный текст и поля для включения переменной информации, либо
  • примерных образцов документов условных работников (Примеры 13 и 14).

Также можно предусмотреть общую форму заявления (Пример 11 и 12), которая может быть использована для всех кадровых ситуаций, в т.ч. для тех, для которых не разработано индивидуального шаблона.

В Примерах 11 и 12 показаны возможные варианты размещения и состава реквизитов заявления (одинаковые реквизиты отмечены одинаковыми цифрами). Если заявление регистрируется, то лучше использовать вариант из Примера 11 (см. отметку «6»). Обратите внимание: в нем наименование подразделения не входит в должность автора, а указывается отдельно выше («2.1»), данные автора пишутся в именительном падеже («3» и «2.2»). Хотя вариант заявления из Примера 12 более привычен, более распространен.

Пример 11

Общая форма заявления в организации Генеральному

Свернуть Показать
Общая форма заявления в организации
Пример 12

Общая форма заявления в организации

Свернуть Показать
Общая форма заявления в организации
Пример 13

Образец заявления о переносе отпуска (курсивом выделена переменная информация)

Свернуть Показать
Образец заявления о переносе отпуска (курсивом выделена переменная информация)
Пример 14

Образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей работодателем (курсивом выделена переменная информация)

Свернуть Показать
Образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей работодателем (курсивом выделена переменная информация)

Заявления являются очень значимыми и многофункциональными документами, которые, с одной стороны, важны для самих заявителей, с другой – являются гарантом правомерности действий работодателя в отношении работников. Поэтому следует уделять должное внимание составлению и оформлению этих документов.


Сноски

Показать

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  2 голоса

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.