• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2019
  • Рубрика Оформление документов

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016

  • 0 комментариев
  • 28 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Приступаем к подробному анализу рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. Дадим советы по реальному внедрению положений стандарта, а потом перейдем к анализу оформления отдельных реквизитов, попутно отмечая, какие огрехи стандарта методические рекомендации выправили, а какие нет и что делать в этом случае (покажем лучшую практику).
В августе читайте первую часть статьи.



Спустя почти год после вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» на сайте Росархива были опубликованы методические рекомендации по его применению, но без грифа утверждения или согласования, одобрения.

Эту новую разработку ВНИИДАД специалисты отрасли уже и не ждали. Потому что, во-первых, в самом ГОСТ Р 7.0.97-2016 прослеживается некоторая методическая составляющая за счет применения формулировок: «…по усмотрению организации…», «…закрепляется в локальном нормативном акте организации…», «…может проставляться…, включать…, дополняться…» и т.п. А во-вторых, ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработан с учетом преемственности правил, закрепленных в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, и не вносит каких-либо коренных изменений в оформление реквизитов организационно-распорядительных документов и разработку бланков. А предыдущий ГОСТ Р 6.30-2003 за почти 15 лет можно считать практически внедренным.

Тем не менее специалисты надеялись, что в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» будут разъяснены и фактически исправлены прежде всего небрежность разработки и технические ошибки, допущенные и в тексте, и в приложениях к самому стандарту. Анализ текста и приложений к Методическим рекомендациям показывает, что, к сожалению, формальный подход и небрежность разработки проявились и в них. А самое главное – сам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации оказались практически не ориентированными на актуальную цифровизацию, на решение задач создания документов в статусе электронных оригиналов, что является проблемой для всех специалистов служб делопроизводства.

Зачем разрабатываются рекомендации по внедрению и применению стандартов

Обратим внимание на методику, которая применялась на общегосударственном уровне в процессе разработки унифицированных систем документации и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации:

  • разрабатывается стандарт на соответствующую систему документации;
  • одновременно разрабатываются и внедряются методические указания по внедрению и применению стандарта;
  • утверждается альбом унифицированных форм соответствующей системы документации, реализующий требования конкретного стандарта.

Результатом применения данной методики является такой всем известный «долгожитель», как Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, электронные шаблоны которого поддерживаются информационной системой «1С:».

Наибольших успехов в разработке типовых унифицированных форм документов достигли ФНС России, Росстат, Минфин России, Пенсионный фонд РФ и Банк России, сформировавшие унифицированные системы документации, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации, и поддерживающие в актуальном состоянии альбомы форм. Именно типовые унифицированные формы и их электронные шаблоны (как форма представления документов) позволили этим организациям обеспечить переход на реальный публичный электронный документооборот в зоне их ответственности и в рамках стандартизации электронной отчетности.

В настоящее время на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) каждый федеральный орган должен самостоятельно разрабатывать и утверждать Альбом шаблонов унифицированных форм документов в пределах своей компетенции. Для их разработки большое значение имеют единые требования к оформлению документов и, как следствие, единообразные формы представления и оформления реквизитов, атрибутов и метаданных электронных документов. Пока неизвестно, будет ли разработан Альбом форм унифицированных организационно-распорядительных документов, которым, кстати, в ОКУД присвоены соответствующие коды форм.

Для практической деятельности служб делопроизводства организаций из этой методики можно сделать конкретные выводы:

  • Если правила составления и оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентируются в Инструкции по делопроизводству вашей организации, то для ее лучшего соблюдения можно разработать рекомендации:
    • по составлению и оформлению этих документов
    • с примерами и вариантами оформления,
    • порядком согласования и маршрутизацией рассылки и ознакомления.

Эти рекомендации могут представлять собой один или несколько локальных нормативных актов, они станут вариативными правилами, их легко актуализировать, публиковать на внутреннем сайте, доводить до сведения, обучать исполнителей, на их основе методически руководить составлением и оформлением документов исполнителями и осуществлять нормоконтроль их качества. А самое главное – разрабатывать на их основе типовые формы документов соответствующих видов.
Типовые унифицированные формы утверждаются приказом первого руководителя, постепенно включаются в Классификатор форм документов организации, а затем на их основе проектируются «входные» формы в СЭД и необходимые электронные шаблоны для создания документов в статусе электронных оригиналов или проектов и копий.

  • Если составление и оформление организационно-распорядительных документов регламентируется стандартами предприятия (СтП), в рамках которых утверждены унифицированные формы документов и шаблоны, в т.ч. и состав атрибутов электронных форм, то для успеха применения СтП также необходимы конкретные рекомендации по их применению. Поскольку на практике СтП создаются на процессы разработки, составления и оформления раздельно по подсистемам документации (организационные, распорядительные, внутренние справочно-информационные, переписка, обмен электронными сообщениями и т.п.), то и рекомендации необходимо разрабатывать на каждый стандарт.
  • Утверждать и вводить в действие рекомендации по составлению и оформлению документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству возможно постепенно в соответствии с планом работы службы делопроизводства. А рекомендации по применению СтП необходимо утверждать и вводить в действие одновременно с утверждением и введением в действие каждого СтП.
  • Вносить необходимые изменения и дополнения в рекомендации в рамках применения и уточнения требований Инструкции или СтП можно в оперативном режиме.
Как разработать Классификатор, Табель и Альбом унифицированных форм документов организации, показано в статье с множеством примеров «Разработка форм документов на предприятии» журнала № 1’ 2017
См. статью «Шаблоны документов в MS Word» журналов № 2’ 2017, № 3’ 2017 и № 4’ 2017
См. статью «Для каких документов создавать бланки» журнала № 2’ 2017

Таков опыт лучших практик служб делопроизводства, от которых требуют не только организации электронного документооборота, но и получения определенной «добавленной стоимости» от регламентированных процессов. А она обеспечивается сокращением затрат времени всех работников организации на составление и оформление документов за счет применения унифицированных типовых форм и шаблонов.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.